En checklista för första gången filers av företagets avkastning
Här är sju nyckelfaktorer att ta hänsyn till när du lämnar in din första företagsbeskattningsavgift.
1. Granska formuläret helt
Ta först och ta en titt på en kopia av företagsbeskattningsavgiften som du kommer att filen för att se vilka rader på avkastningen du förväntas fylla i med belopp.
Också, om det finns frågor som ställs på avkastningen, se till att du har svaren på dessa frågor. Dessa kan innefatta verksamhetens karaktär, är det ditt första år i affärer och din företagsplats.
Se till att ditt kontoplan har rätt kategorier av intäkter och kostnader för dig att både hantera ditt företag och korrekt lämna in din avkastning. Medan alla företag måste hålla fullständiga och korrekta register, når många inte upp till det här mandatet utan att försöka se till att de överensstämmer med lagen.
2. Redovisningsunderlag
Ett beslut som ägaren måste göra är att bereda avkastningen på kontant eller periodiserad basis . Under kontantbasen redovisas intäkterna när de samlas in och kostnader redovisas när de betalas. Under periodiseringsprincipen redovisas intäkter när intjänade och kostnader redovisas när de uppkommer. Medan långivare i allmänhet föredrar att se periodiseringsbaserade bokslut, kan avkastningen fortfarande vara beredd på kontantbasis även om bokslutet är upprättat på periodiseringsbasis.
Ett nytt företag kan ha mer obetalda kostnader än oavlönade intäkter vid årsskiftet och kan därför överväga att ta de ytterligare nettokostnaderna som avdrag. Detta skulle ske genom att välja periodiseringsgrund. I senare år då verksamheten är lönsam borde fordringar vara större än skulder och så skulle verksamheten registrera ytterligare nettoinkomst och betala mer skatt om den hade valt periodiseringsgrunden istället för kontantbasen.
När du bestämmer dig för vilken grund du ska använda kommer du att hålla med dig under hela ditt företags liv, även om ändringar är tillåtna. Vissa företag, inklusive de med större intäkter eller lager, måste välja periodiseringsgrund.
3. Avskrivningsmetod
Nästa beslut att överväga är vilken avskrivningsmetod som ska användas. Internal Revenue Service tillåter ett första års avdrag på upp till 100 000 dollar för de flesta möbler och utrustning, istället för att skriva ut kostnaden över fem eller sju år. Så, de flesta företagare skulle i allmänhet välja att ta det första året avskrivning.
Företag utan vinst kan emellertid inte dra av det första årets avskrivningsavdrag, även om de kan överföra det till lönsamma år. Ett företag i sina tidiga skeden kan överväga att ta den långsammare avskrivningsvägen så att de flesta avdrag kommer att finnas tillgängliga när verksamheten har inkomst och är en högre skattekonsol än i startfasen.
4. Hem Office Avdrag
Ensam innehavare i hemmabaserade affärslokaler bör överväga möjligheten att dra av en del av deras hemvist som affärsavdrag. För att vara framgångsrik i detta brett ifrågasatta område, måste affärsområdet som används i hemmet endast användas för affärer.
Verksamhetsägaren mäter både kvadratmeteren av hemmet som används för företag och hemmets totala kvadratmeter. Den resulterande andelen av affärsändamål skulle tillämpas på hushållskostnader för att bestämma det belopp som ska dras av. Om verksamheten har en förlust, är det inte ett hembaserat affärsavdrag tillåtet men kan överföras.
För att korrekt kunna redogöra för affärsverksamheten i hemmet skulle företagets ägare först dra av den procentandel av fastighetsskatt och hypotekslån som annars skulle tas som en särskild avdrag. Om det fortfarande finns vinster kvar, skulle andra hemkostnader såsom landskapsarkitektur och allmänna hemreparationer allokeras till affärs- och personportionen, och ett avdrag skulle tillåtas för affärsdelen.
Slutligen, om det fortfarande finns vinst, är avskrivningar på hemmet tillåtet på affärsdelen.
För att beräkna avskrivningar måste kostnaden för hemmet fördelas mellan kostnaden för landet (vilket inte är avdragsgill) och byggnaden. Byggnaden måste sedan fördelas mellan affärs- och personliga portioner med den procentsats som beräknats tidigare. Det resulterande avskrivningsavdraget skrivs sedan av i nästan en fyrtioårsperiod, och den faktiska årliga hemavskrivningsutgiften brukar inte vara mer än några hundra dollar.
5. Ersättning för anställda
En annan del i slutet av årets avkastning är granskningen av oberoende entreprenörer som du betalat för att se om regeringen måste anmälas om ersättning till anställda utan ersättning. Dina anställda får en W-2 blankett för att identifiera sin inkomst och källskatt. På samma sätt kommer dina entreprenörer som gör $ 600 (från och med 2004 års skatteår) eller mer att få formulär 1099-MISC från dig, och federala och statliga regeringar skulle också få en kopia.
Entreprenörer som är företag är undantagna från att få denna blankett, men partnerskap och aktiebolag med mer än en medlem måste ta emot dem. Om du väntar till årsskiftet för att få entreprenörens personnummer eller arbetsgivaridentifikationsnummer kanske du inte lyckas med att erhålla den information som krävs. Låt dina entreprenörer fylla i formulär W-9 för att ge dig den information som behövs.
6. Bilkostnader
Bilkostnad kan vara en stor kostnad för ett nytt eller befintligt företag. Företagsägaren ska behålla en automatisk logg för att hålla reda på var och när han eller hon reste till, vem som sågs och om det var affärsändamål för resan. Medan vissa individer bara spårar företagsanvändning, rekommenderar jag att loggen sparas för alla autokostnader, eftersom de som specificerar sina avdrag kan också dra av transporten som en medicinsk kostnad och som ett välgörande bidragsavdrag om de är aktiva i en välgörenhet. Skatteavkastningen kommer att vilja veta när du ställt fordonet i drift, och antalet företag, pendling och personliga mil för varje fordon för året.
7. Självskatt
Lönsamma enskilda innehavare är ibland förvånad över att det är förbjudet att betala egenbeskattningsskatt (socialförsäkring och medicerskatt för egenföretagare) och kan vara en betydande del av deras totala skattepost. Var noga med att beräkna dessa skatter som en del av dina totala beräknade skatter när du betalar kvartalsskatt. Också vara beredd på den 15 april överraskning. Inte bara är saldot på grund av förra årets skatter, men också på grund av det första kvartalet av nästa års skatter. Kassaflödet måste övervakas för att få tillgång till dessa medel.
Denna lista täcker bara några av de många saker som en ny företagsägare bör tänka på för att förbereda sig för den ursprungliga företagsbeskattningen. De som arbetar med företagsskatteförberedare bör också rådgöra med dem för att bestämma i vilket format företagsdata ska överföras till dem för att förbereda dina avkastningar.
____________________________________
Joseph L. Rosenberg är certifierad revisor i Florham Park, NJ, specialiserat på att arbeta med entreprenörer och småföretagare. Han kan nås på (973) 443-4332 eller josephlrosenbergcpa@consultant.com.