Det är svårt att planera en evenemangsbudget om du inte har en bra uppfattning om vilka utgifter du kommer att ådra dig. Detta verkar självklart nog, men kostnaderna för händelseplanering kan komma från ett antal olika platser. När du tror att du har identifierat alla dina kostnadskategorier, kommer en annan att dyka upp för att skicka dig tillbaka till ritbordet. För att förhindra att detta händer med dig, har jag sammanställt den här kontoplanen för evenemangsplaneringskostnader för att komma ihåg när du skapar din budget.
Kostnader på platsen
Här ingår de kostnader och avgifter som vanligtvis debiteras av evenemanget . Detta är ofta den dyraste kategorin, men det är också det enklaste att förutse eftersom du får en formell kostnadsberäkning för att granska i förväg. Med det sagt, glöm inte att faktor i rörliga kostnader som förändras med ditt närvaro nummer. Catering är ett bra exempel på detta eftersom dina kostkostnader ökar med varje tillägg till din roster.
Platskostnader
- Rumsuthyrning
- Säkerhets inbetalning
- Försäkringsskydd
- Parkering
Mat och catering
- Måltider
- Drycker
- Bartender / Server Arbetsavgifter
- Skatt och service / Gratuitetsavgifter
Audio / Visual
- Mikrofoner
- Skärmar och projektorer
- Internetåtkomst
- Annan specialiserad utrustning
Tredjepartsleverantörer
Denna kategori representerar alla varor och tjänster som tillhandahålls av leverantörer utanför värdplatsen. Var och en debiterar dig självständigt, så det är viktigt att du håller nära flikar på alla du jobbar med.
Att använda ett kalkylblad hjälper dig att organisera dina leverantörskontakter tillsammans med kostnaderna för deras tjänster.
Evenemangshyra
- Sängkläder, bordsskirt och stolen omslag
- Tält, Staging och nöjesattraktioner
- Fysiska objekt som inte tillhandahålls av platsen
- Arbete och leverans för inställning / avbrott
Décor Säljare
- Accent Lighting
- Blommor och centerpieces
- ballonger
Underhållning
- Musikare eller DJ
- Högtalaravgifter
- Kontraktsrörare (mat, logi, transport)
Produktionskostnader
Produktionen omfattar all personal och resurser som krävs för att planera och genomföra evenemanget. Dessa utgifter börjar det ögonblick som händelsen dröms upp och fortsätter genom post-event pappersarbetet. Kort sagt representerar den här kategorin kostnaden för att organisera händelsen, locka deltagare och hantera de administrativa elementen.
Marknadsföring och registrering
- Tryck och designarbete
- annonser
- Inbjudningar
- Registreringshantering
Planering och organisation
- Event Planner Avgifter
- Deltidsanställda och tillfälliga anställda
- Kontorsmaterial
- Kommunikationskostnader
- Resekostnader
Administrativa kostnader
- Arbetstagaruppdrag
- Redovisningskostnader
- Advokatkostnader
- Konsultavgifter
Kostnadsöverlåtelser och akutfonder
Det finns inget magiskt tal för vad du borde avsätta för oförutsedda utgifter, men du behöver definitivt förvänta dig det oväntade. Vissa händelseplanerare föreslår att budgetera fem till tio procent över de förväntade utgifterna, medan andra väljer ett runt antal att arbeta med. Större händelser bör givetvis fördela mer eftersom en övervakning som faktureras per person kan komma in i tusentals dollar.
Syftet med denna disposition är att göra dig medveten om olika typer av evenemangsplaneringskostnader som kan uppstå. Varje händelse är unik , så dina kan innehålla mer eller mindre av de föremål som listas här. Det viktiga är att veta var dina kostnader kommer ifrån. Med utsikt över utgifter som är förknippade med en viss leverantör eller kategori kan det uppstå kaos på din budget, men det värsta scenariot glömmer helt om en kostnad tills räkningen kommer fram.