Kom upp nära och personligt och berätta en stor historia
De flesta nyheter och information som du ser på TV-nyheterna eller i dagstidningen genererades av människor precis som du. De skickar information till media, vanligtvis via pressmeddelanden och personlig kontakt.
Och goda nyheter från ideella organisationer som din visar på samma sätt som på TV eller i tidningen.
Om inte din ideella roll spelar på nationell nivå, borde du inte oroa dig för att försöka knäcka New York Times eller ABC News. Håll dig vid en bra historia i ditt lokala media. När allt kommer omkring vill du fånga anhängare av anhängare som bor hela gatan.
Och du kan också hamna på nationell nivå. En välskött hemlighet är att många nationella nyheter börjar på lokal nivå. Till exempel kan ett nationellt tv-nätverk märka en engagerande berättelse på sin lokala affiliate-station. De tror att det skulle vädja till en större publik. Voila! Du är på de nationella nyheterna.
Det finns två typer av nyheter du vill komma ut. En använder pressmeddelanden. Dessa fungerar bäst för historier som du önskar att många mediaaffärer ska täcka, till exempel en speciell händelse som en välgörenhetskörning , eller att meddela tillsättningen av en ny VD. Du kan skriva ett utgåva och skicka det till alla dina lokala medier.
Du borde emellertid leda det mesta av ditt mediearbete vid tonning av unika historier till lokala medier och reportrar som du har odlat med tiden.
Journalister älskar människor intresse berättelser , särskilt när de involverar ett David och Goliath tema. Tänk på någon som övervinna överväldigande hinder eller ett barn som behövde din organisation hjälpte.
Dessa typer av berättelser är bara de som berör de potentiella givarnas hjärtan, som fortfarande får det mesta av sin information om goda orsaker genom de traditionella medierna.
Här är några tips för att få din organisation att märka av dina lokala medier.
01 - Lär känna medierna som troligtvis kommer att täcka dig.
Försök att räkna ut var varje nyhetsutlopp sitter på det politiska spektrumet eller vilka ämnen de tycks vilja. Offentliga medier kommer sannolikt att vara intresserade av liberala orsaker, medan den lokala företagsjournalen kanske är mer konservativ och engagerad i en affärsvinkel till någon historia.
02 - Lär namnen på reportrarna som täcker de viktigaste batsorna för dig.
Till exempel kan hälso-reportrar eller sport reportrar vara de som skulle vara intresserade av dina nyheter. Då kan du skicka din information direkt till dem istället för bara till "redaktören".
Glöm inte mer specialiserade journalister som samhällsansökaren som kan vara intresserad av din speciella händelse om det gäller samhällsledare. Kalendersidedirektören vill ha dina evenemangslistor. De flesta tidningar har också en lista med frivilliga möjligheter, så ta reda på vem som skriver dem.
Omsättningen är ofta i media också. Så håll din medieförteckning uppdaterad genom att kolla för att se vem som är i dina favoritmediaaffärer. Det kommer inte göra något bra att skicka ett pressmeddelande till en viss person om personen har gått vidare.
03 - Lär känna reportrar och producenter personligen men bli inte skadedjur.
Börja med att ordna ett kort möte på sina papper eller tv-stationer för att presentera dig själv. Var uppmärksam på sina upptagna scheman och gör det kortfattat. Släpp av lite tryckt material eller personligen leverera det pressmeddelandet istället för att skicka eller maila det.
Första gången du har en historiaidé för ett visst mediautlopp, maila reportern eller TV-producenten med din idé och följ sedan upp ett telefonsamtal som kan ge dig en möjlighet att börja bygga ett förhållande.
Men nagla inte en reporter. En reporter sa att det inte finns något att ringa för att säga att du ska skicka ett pressmeddelande, följ sedan upp för att se om reportern fick pressmeddelandet. Skicka inte påminnelsemail mer än en gång till. Om reportern inte har svarat är han eller hon förmodligen inte intresserad.
Kolla med andra medarbetare, volontärer och styrelseledamöter för att se om de känner till reportrar. De kan vara en släkting, en granne eller en affärskunskap med många lokala medier. En personlig historia tips från någon reportern vet personligen kommer sannolikt att bära mer vikt än ett samtal från PR personen vid din välgörenhet.
04 - Skicka gratis kopior av dina publikationer till journalister.
I stället för att bara skicka publikationer ut med dina massmailar, skicka en kopia till en reporter med ditt medföljande visitkort. Det är osannolikt att en reporter eller tv-producent kommer att hämta en historiaidee från din publikation, men åtminstone kan de bli bekanta med vad din organisation gör.
Du kan inte bara registrera en reporter för din e-postkommunikation, men när en reporter är intresserad kommer han eller hon troligen att prenumerera på ditt nyhetsbrev eller följa din organisation på sociala medier.
Skicka en inbjudan till din speciella händelse till den lämpliga reportern. Även om reportern inte kommer att delta, kommer inbjudan påminna honom eller henne om dig och din organisation.
Försök att arbeta i så många informella kontakter med reportern som möjligt. Så småningom kommer du komma ihåg.
05 - Håll dig uppdaterad med personalen vid dina favoritmediautgångar.
Människor i media flyttar ofta. Att hålla reda är inte lätt. Utveckla en medielista och håll den uppdaterad. Du kanske kan prenumerera på en medielista för din region, men den kan inte ersätta helt för din egen noggrant underhållna lista.
Leta efter reportrar på sociala medier och följ dem där. Kasta inte reportrar på så sätt, om du inte har någon indikation på att de välkomnar det. Gör det via e-post, mail eller telefon. Men du kan följa med en reporters intressen genom att följa honom på sociala medier. Följ reportrar på Twitter och även på LinkedIn. Det är också praktiskt att hålla reda på var en reporter arbetar för närvarande.
06 - Ge alltid media en bra historia.
Din information ska vara ny, anmärkningsvärd och relevant för en betydande del av allmänheten. Reportrar är inte intresserade av gårdagens nyheter, saker som är av intresse endast internt för din organisation eller vardagliga händelser.
Ge reportrar med bra berättelser om mänskliga intressen. Bjud in personal och volontärer i din organisation för att informera dig om bra historia idéer som du kanske kan lägga på media. De bästa idéerna kommer ofta från människor som står på frontlinjen i din organisation.
07 - Utveckla ett virtuellt mediasats som finns på din organisations webbplats.
Journalister älskar det när du har massor av online resurser för dem.
Ställ in ett virtuellt mediasats som innehåller historien om din ideella verksamhet, dess uppdrag och mål samt korta profiler och bilder av nyckelpersoner och styrelseledamöter . Skicka in dina senaste pressmeddelanden och en online årsrapport .
Skapa ett galleri med nedladdningsbara bilder som visar din organisation i aktion. Och gör dessa gratis att använda. Reportrar skriver ofta snabbt och måste möta deadlines. Lättillgängliga bilder kommer att göra deras dag.
08 - Dra nytta av att bryta nyheterna för att marknadsföra din organisation.
Smarta välgörenhetsorganisationer använder newsjacking för att göra sina organisationer relevanta för aktuella händelser.
Ett sätt att göra detta är att utveckla en kadre av "experter" som kan prata med de problem som din organisation adresserar. Träna dessa experter (de kan vara anställda och volontärer) och göra dem tillgängliga för reportrar när det finns en relevant nyhetshändelse.
Till och med en hård frusning i mitt område ber om en intervju med Humane Society om hur man skyddar husdjur under kallt väder och en annan med Botaniska trädgården om att ta hand om bräckliga växter. Tänk på de saker du kan vara expert till.
Spåra lokala, nationella och regionala nyheter för att se om du kan ta med på en större historia. Titta på exempel på hur andra välgörenhetsorganisationer gör det här. Gissade guvernören bara en minskning av de offentliga utgifter som kan påverka de människor du tjänar? Finns det explosiva nationella nyheter som påverkar din organisation? Lokala reportrar älskar att lokalisera en nationell historia, så hjälpa dem genom att upptäcka dessa möjligheter.
09 - Gör dig tillgänglig för media när som helst.
Ange alltid din e-postadress på dina pressmeddelanden och på din hemsida-kontaktsida. Men även ett mobilnummer där reportrar kan nå dig dag eller natt.
När du får ett samtal eller ett meddelande från en reporter, kom tillbaka till honom eller henne så fort du kan. Reportrar arbetar på deadline och kommer att uppskatta ditt snabba svar.
Även om du inte kan vara mycket hjälp till en reporter när han eller hon undersöker en historia, ger kontakter till andra ideella organisationer som kan hjälpa till. Ditt samarbete kommer ihåg och kommer sannolikt att löna sig så småningom.
10 - Tack alltid en reporter för hans eller hennes täckning.
Inledningsvis tacka reportern via e-post, men också följa upp med en handskriven tacknot . Underskatt aldrig kraften i ett uppriktigt tack. Plus, aldrig nitpick över mindre felaktigheter. De är inte värda din ansträngning, och det finns inget att vinna på att irritera en reporter.