Affärsetiketten för hälsning av röstbrevlådor
Voicemail hälsningar är enkla saker, och i ett företag kan de verka oväsentliga. En hälsning med röstbrevlåda får dock mycket lek med kunder och kollegor. Tänk på hur ofta du inte kan ringa eftersom du är på en annan linje, bort från skrivbordet eller utanför kontoret. Tänk på hur ofta du har hört en röstbrevlåda hälsning när du ringer kollegor, kollegor och andra affärskontakter.
Röstbrevlådans hälsningar ger en ton för hur uppringare kommer att uppleva dig och ditt företag och är subtila och enkla sätt att främja positiva affärsrelationer. Uppåtgående meddelanden som är korta och till den punkten är bäst. Och skynda inte igenom ditt meddelande. Var effektiv men avslappnad och ta din tid.
01 - En kort, positiv uppmärksamhet
02 - Ditt namn
Ange ditt fullständiga namn tydligt och uttala varje stavelse så att uppringaren vet att de har nått den person som de förväntade sig och så vill de skriva ditt namn om de önskar. Om du har ett långt namn, sakta ner så din uppringare kan höra det.
03 - Ditt företagsnamn och / eller avdelningens namn
Om du anger ditt företagsnamn och din avdelning får du den som känner till att de har nått rätt plats, särskilt om de gick igenom en serie automatiserade ledsagare eller telefonkatalog över anställda eller avdelningar. Detta är särskilt viktigt för externa röstmeddelanden hälsningar . Det kan hoppas över för interna samtal.
04 - Uttalande att du inte kan ringa
Ett kort uttalande (vissa personer som en ursäkt i uttalandet) som du inte kan ringa är standard och flyttar uppringaren snabbt igenom till information om när du kan komma tillbaka till dem och det viktigaste meddelandepipet.
05 - Inbjudan att lämna ett meddelande
Bjud uppringaren att lämna dig ett detaljerat meddelande.
06 - När du kommer tillbaka
Om din policy är att återvända samtal i slutet av dagen, berätta det för din uppringare. Om det inte finns någon policy, ge den som ringer en uppskattning av när du ska returnera sitt samtal. Om du är borta från kontoret för en vecka, låt dem veta det också.
07 - Ge kontakt för omedelbar hjälp
Ingen gillar att vara instängd i "voice mail fängelse", väntar på ett svar utan några andra alternativ. Om det finns någon kan den som ringer kontakta för omedelbar hjälp, ge anvisningar om hur man kontaktar den personen.
08 - Håll hälsningslängd Kort
Håll det kort: 20 till 25 sekunder max. Människor är upptagna och tycker inte om att slösa tid.
09 - Undvik att ge ut för mycket information
Ge dina uppringare endast den information de behöver för att lämna dig ett meddelande eller kontakta dig.