Använd dessa fyra expert tips för att hålla övertidskostnaderna nere
Oöverträffad rangordning som en av de största löpande kostnaderna för de flesta företag, men korrekt eller felaktig hantering av övertid, kan betyda skillnaden mellan dyra rättegångar, låg moral och sårbarhet för förändringar i övertidsregler.
Under de senaste åren av tuffa ekonomiska tider har många anställda varit ivriga att bevisa sig som hårda arbetare som inte klagar på att arbeta lite extra tid utan att nödvändigtvis inkludera några eller allt på deras tidtabeller.
Många arbetsgivare har stilla, eller till och med uttryckligen, godkänt denna attityd. Ashley Dinsdale, en köpare till Macy som arbetar 50+ timmar per vecka, säger, "Layoffs hände på min tidigare arbetsgivarkontor. Nu börjar jag tidigt och skicka ut e-postmeddelanden så att de vet att jag är där. "
Tänk Proaktivt
Även om övertid ofta är riddled med bekostnad och fallgropar, behöver det inte vara så. Proaktivt hantera dina anställdas övertid, undvika överraskningar och förbereda framtiden kan minska din bekostnad, skydda ditt företag från rättsliga åtgärder och förbättra moralen över hela världen.
Följande fyra experttips kan belysa några av problemen med övertid och hjälpa dig att undvika stora fallgropar och överraskningar när det gäller hantering av eventuella problem.
1. Spåra anställd tid. Den genomsnittliga amerikanska arbetaren, enligt presidiet för arbetsstatistik, arbetar lite mer än fyra timmar övertid per vecka. Det är 208 timmar per år.
Beräknar en genomsnittlig löne på 21 dollar per timme och en halv lön, kommer den totala summan ut till 6 552 USD per anställd per år. Med en personal på 20 anställda är det bara 131 040 dollar i övertidskostnader.
Vad kan du göra för att undvika överraskningar när det gäller övertid? En av de största resurserna är mobil tidspårning som innehåller varningar för att informera anställda och chefer när övertidsgränser är inkräkta.
Spårning av arbetstiden gör det också möjligt för chefer och företagare att se och adressera mönster hela företaget och på den enskilda anställningsnivån när det gäller övertid. Är en anställd konsekvent racking övertid timmar varje vecka?
Övertar övertid av personalbrister, tunga projektbelastningar eller en anställd som har extra tid på sina händer och vill ha extra lön? Med en stor bildvisning av tid och hur det tilldelas olika projekt kan chefer fatta välgrundade beslut om resurser och övertid.
Skaka inte bort från spårningstider bara för timmars anställda. Att veta exakt hur många timmar alla bidrar är avgörande för att göra smarta val och hantera potentiella kommande federala övertidsregleringar.
Tidspårning undviker även tidsrapportering, vilket vanligen händer oskyldigt men faller oftast i medarbetarens fördel. American Payroll Association uppskattar 10 minuter avrundning per skift per anställd. Se till att systemet du väljer hjälper dig med DCAA och DOL-överensstämmelse, för att skydda dig själv med lätt att hitta poster i händelse av statliga revisioner eller arbetskonflikter.
2. Ta en hård titt på anställningsklassificeringen. Du bör vara medveten om att om din anställd är tjänsteman men gör mindre än 23.660 dollar per år, är du fortfarande skyldig att betala övertid och att denna tröskel ligger på randen av att stiga kraftigt.
Att inte klassificera en anställd som befriad med en lön under $ 23.660 per år eller i en position som inte kvalificerar sig för befriad status för att undvika att betala övertid är inte en bra strategi. En betydande del av de arbetsrättsliga förfaranden som har stigit sedan 2004 beror på felklassificering och ersättning för återbetalda betalningar i övertid för extra arbetstid utan arbete.
För övertygelse gör det ingen roll för domstolen om du medvetet är oklassificerande eller oskyldigt missförstådda anställda; Det är ditt jobb som arbetsgivare att se till att klassificeringen är korrekt för dina anställda och inte manipuleras i ett försök att sänka kostnaderna. Påföljder för felklassificering omfattar upp till två års återbetalning för övertid, och om du bedöms ha missförstått medarbetaren avsiktligt, är du skyldig att betala tillbaka tre år.
För att säkerställa att dina klassificeringar är upp till snus, utvärdera regelbundet dina anställdas uppgifter och förhållande till företaget och konsultera en advokat i gråa områden. Det kan sticka lite för att betala den juridiska avgiften, men det är en liten nypa jämfört med de potentiella konsekvenserna.
3. Kommunicera förväntningar. Ett av de bästa sätten att ta hand om övertid är att förbättra kommunikationen kring ämnet. Gör förväntningar tydliga för anställda, uttryckligen tågchefer och anställda på förväntningar och nypa i budet några anställda vanor att inte spela övertid "av hjärtans godhet".
Det kan finnas många otaliga regler om när man ska spela in arbeten för arbetstagare per timme än chefer eller företagare inser, men arbete utan löner är fortfarande skäl för rättsliga åtgärder även om godkännandet är tyst. Och oavsett hur bra din medarbetares hjärtan är, jobba utan lön, så småningom äter i moral och öppenhet inom företaget.
Det är särskilt viktigt att klargöra dina förväntningar kring teknik. Att kontrollera e-post och förvänta sig att anställda ska svara på lediga timmar kan verka oskyldiga, men protokollet lägger till. Många företag förväntar sig att anställda ska vara tillgängliga under off-timmar för e-postkommunikation, men det har hållits i domstol som arbete. Du kan vara chockad över att hitta hur många timmar som helst, dina anställda loggar faktiskt av timmar på den här uppgiften ensam.
Katharine C. Giovanni, ordförande för Triangle Concierge säger, "Alla försöker pressa 36 timmar in i en dygns dag. Nedre raden, tekniken hjälper inte eftersom du kan ta ditt kontor med dig. Så vi jobbar hela tiden. "Förtydliga dina förväntningar kring e-post och se till att hålla alla, chefer och anställda lika med de standarder du lägger ut.
4. Betona Cross Training. I vissa företag lägger övertidsutgifter snabbt upp för vissa individer, helt enkelt för att ingen annan kan göra sina jobb. Inte bara ökar tiden, men flaskhalsar utvecklas, och vissa anställdas bandbredd slutar maxa medan andra slutar underutnyttjas.
Betona korsträning så mycket som möjligt för att sprida ut bördan och möjliggöra för olika medarbetare att komma in i projekt som ökar arbetsbelastningen eller om nödsituationer uppstår. Effektiv korsutbildning kan också förbättra moralen, ge fler medarbetare möjlighet att bidra till viktiga projekt och lindra en del av bördan på andra anställda.
Korsträning kan också låta dig vara mer flexibel med schemaläggning. Alltför ofta tvingas företagen att schemalägga personer med specialkunskaper på bekostnad av betydande övertid. Medan det inte är möjligt eller idealiskt att korsa på alla arbetsuppgifter eller färdigheter, kan identifierande uppgifter som lätt kan läras av flera anställda drastiskt minska övertid samtidigt som produktiviteten och effektiviteten ökar.
Rättsliga åtgärder
Anställda oroade sig för sina jobb eller prestanda kanske vill logga timmar utan att ladda tiden. Företag bör dock inte se denna typ av beteende som en bra sak. Om du blundar eller uppmuntrar till denna typ av beteende på framsidan kan det få katastrofala ekonomiska konsekvenser senare om samma anställda ska besluta att vidta rättsliga åtgärder för felklassificering eller tid utan arbete.
Enligt den nationella arbetsförmedlingsföreningen har arbetskrafts- och lönekonflikter ökat med 77 procent sedan 2004 och inte tillfälligt, 2004 var sista gången DOL reviderade lagen om rättvisa arbetskraftsstandarder. Med pågående diskussion om förändringar i övertidsbestämmelser kan företagare förvänta sig att se fler vågor av arbetskrafts- och lönekonflikter.
Enbart i 2014 beställde arbetsdepartementet företag över hela landet att betala nästan 241 miljoner dollar i rygglön på grund av anställdas missklassificering som ett försök att undvika övertidslön, fråga eller uppmuntra anställda att arbeta mer än 40 timmar per vecka utan lön eller uppmuntrande anställda att vara mottagliga för e-post, texter och telefonsamtal off-timmar utan lön. Från EMS-anställda i Charleston till sjukvårdspersonal i Santa Barbara och chefer på sportvaruaffärer fortsätter nya rättegångar att dyka upp dagligen.
Om Amy Bailey
Amy övervakar all ekonomi, mänskliga resurser och byggverksamhet på TSheets. Hon är en stolt Idaho Vandal som tillbringade åtta år i offentlig redovisning med Coopers & Lybrand, och mer än 20 år med både offentliga och privata högteknologiska företag som Extended Systems, ProClarity, Microsoft och Silverback. Hon har två barn och bor med sin man och en engelskmastiff som heter Scout.