Så här återställer du företagsrekord
Vad händer om du förlorar dina företagsrekord i en katastrof? Det är en dubbel whammy. Du har två problem här:
För det första har du inga register för att stödja skatteavdrag i allmänhet och,
För det andra har du inga register för att stödja förluster på grund av katastrofen.
Stöd skatteavdrag när dokument är otillgängliga
IRS kräver att företag (och enskilda personer) tillhandahåller register för att stödja sina affärer eller personliga skatteavdrag. Om du inte har företagsrekord för att stödja avdrag, och du är granskad, har du ett dilemma. Skattebestämmelserna säger att "otillgängligheten av en skattskyldiges handlingar inte avlastar skattebetalaren av byrån att visa sin eller hennes rätt till avdragsfordringar."
Du måste försöka rekonstruera de förlorade affärsrekorden. Men om uppgifterna har gått vilse eller förstörts i en affärskatastrof, vad gör du?
Stöd katastrofskador när dokument är otillgängliga
I händelse av en katastrof som skadar dina företagsregistreringar följer du en tvåstegsprocess.
Först, dokumentera att katastrofen inträffade. I ett nyligen fallet (2014) skattedomstolsförfarande felade domstolen skattebetalaren för att han aldrig hade anmält katastrofen.
I det här fallet ansåg en skattskyldig att översvämningsskador hade orsakat att hans affärsregister var oåterkallelig, men han dokumenterade inte översvämningsskadorna med försäkringsanspråk eller annat bevis. Om du inte kan bevisa att posterna var förlorade eller förstörda, kan IRS antar att du inte hade dem i första hand.
Det bästa sättet att dokumentera en katastrof är att lämna in en försäkringsanspråk . Även om du bor i en katastrofzon, har IRS ingen möjlighet att veta om ditt företag drabbades av förlust, om du inte skriver förlusten skriftligen.
Hur man dokumenterar företagsförluster
Du behöver din tillgångsrekord för att dokumentera förlusterna till affärsverksamheter, inklusive fordon, utrustning, möbler och inventarier. Anmäl missförlust förluster på din verksamhet eller personlig avkastning. IRS Publication 547 beskriver processen för att bestämma avdrag för förluster, inklusive minskning av verkligt marknadsvärde.
Du kan också söka hjälp med FEMA (den federala katastrofhjälpbyrån) eller lämna in en katastrofassistansanspråk hos Small Business Administration.
Enligt ovan nämnda skattedomstolar, om dina affärsrekord är förlorade eller förstörda måste du göra en "allvarlig och övertygande ansträngning" för att rekonstruera dina företagsrekord.
Rekonstruera poster efter en katastrof
IRS har en utmärkt publikation som diskuterar hur man rekonstruerar dina poster i händelse av förlust från en katastrof.
På dessa formulär måste du ange " kostnadsbasen " och "justerad grund" för alla fastigheter som ditt företag äger.
Kan du göra det här? Har du register som visar vad du betalat för dessa saker?
Skydda företagsrekord från katastrof
Det bästa sättet att försäkra dig om att dina företagsrekord överlever en katastrof är självklart att skydda dem innan katastrofen träffas.
Säkerhetskopiera poster och ta dem till ett säkert ställe, borta från din verksamhet. Säkerhetskopiera dem online också.
Läs mer om hur man skyddar företagsrekord från katastrofförlust .
Vad ska du göra nu innan katastrofen slår ditt företag
- Ställ in ditt företagsregistreringssystem så att du har alla poster du behöver för skattemässiga ändamål.
- Gör dina företagsrekord säkra från katastrof så mycket som möjligt.
- Säkerhetskopiera dina poster.
För mer information
Källa: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
IRS-referenser kan du hitta till hjälp:
IRS-publikation 547: Olyckshändelser, katastrofer och stölder
IRS-publikation 584-B: Arbetsolycka, katastrof och stöldskada