Att bygga en händelsemeny tar mer hänsyn än att välja maten själv
Planerar händelsemenyn
Oavsett om du jobbar med en privat caterer eller restaurangchefen på evenemanget, är det alltid bra att överväga flera faktorer innan du bygger menyn.
Det första att komma ihåg är att menyalternativen de presenterar är nästan alltid 100% flexibla. Och även om de flesta cateringfirare tillåter dig att bekräfta menyn och huvudräkningen ungefär tre veckor före evenemanget, föreslår jag alltid att du bekräftar menyn mycket tidigare i planeringsprocessen. Här är vad du behöver veta innan du börjar.
Frukost, lunch och middagmenyer
Menyn bör innehålla flera förpackade måltidsalternativ och à la carte-val som utvecklats av kocken eller matleverantören. Tillvägagångssättet till dagens olika måltider - frukost, lunch och middag - är i allmänhet unik. Tänk på följande:
- Frukost: När det gäller frukost är förpackade menyer oftast mer kostnadseffektiva och enklare att välja, inklusive kontinentala alternativ, hetbuffé och frukoststationer. Om du erbjuder frukost innan starten av det officiella programmet, var noga med att välja det alternativ som bäst passar ditt evenemangs schema.
- Lunch: De flesta cateringfirma erbjuder flera lunchbufféalternativ, "arbetslunch" -val (till exempel à la carte-smörgåsar och lämpliga sidor), och till och med boxade luncher. Återigen är det bästa valet av måltyp helt beroende av programmets schema, så ta hänsyn till hur mycket tid gästerna kommer att äta.
- Middag: Du har alltid ett val av förpackade middagbufféer eller pläterade middagar, och båda kan erbjuda ett urval av tre till fem banor. Här hittar du saker som speglar chefens personliga preferenser och det är också vanligtvis en tid att låta maten skina.
Bryta mat och mottagningsmenyer
När det gäller att planera maten vid ett evenemang är planeringen inte alltid begränsad till tre kvadratmeter. Faktum är att många konferenser i flera dagar kräver cateringplanering utöver frukost, lunch och middag, kanske under schemalagda raster eller frukost och cocktailmottagningar. Verkställande kock eller cateringfirma kan presentera dig med flera fler färdiga måltider samt à la carte-val:
- Break Items: Om din budget har råd med det, är temanavbrott alltid mer intressanta än vanliga drycker och snacks.
- Mottagningar: De flesta cateringfirma erbjuder à la carte-alternativ för passerade kylda och varma hors d'oeuvres och värd bar mottagningspaket (laddad timme per person eller vid konsumtion). De kan också erbjuda kalla och varma tallrikar samt dessertstationer.
The Big Dinner Question: Buffet eller Plated?
Oavsett måltiden i övervägande, har jag stött på många situationer när ledningen värd ett evenemang har begärt fel format för att servera en måltid.
Följande överväganden bör tjäna som en bra guide för att bestämma hur bäst du ska servera måltiden:
- Pläterad : Pläterade måltider kräver minst 1,5 timmar, om inte 2 timmar, på dagsordenen för att ordentligt servera och städa rummet. Plated måltidstjänsten används oftast för middag och avslappnad ledande möten.
- Buffé : Försök att tillåta upp till 1 timmars dagtid för varje buffémåltid. Bufféer är ett bra format för frukost och lunch.
- Passerade föremål: Ett bra alternativ för hors d'oeuvres, passande servering används vanligtvis endast vid mottagningar.
Speciella behov överväganden
Sist men inte minst av menyplaneringshänsynen tar hänsyn till särskilda kostbehov. Det är viktigt att införliva och meddela din cateringchef om eventuella speciella önskemål och behov som dina gäster kan ha, inklusive men inte begränsat till:
- Mat allergier
- Religiösa krav
- Andra kostbegränsningar
Det enda sättet att veta om sådana speciella behov är att fråga, och det enda sättet att planera för dem är att diskutera dem med din catering professionell så snart som möjligt.
Avsluta en banketthändelsesorder
Banquet Events Order är den formella skrivningen som beskriver alla delar av din cateringbehov när du har gått igenom alla överväganden och planeringssteg ovan. Det kommer att kräva din signatur (som evenemangsplaneraren), granska så noggrant detta dokument för noggrannhet eftersom både dig och cateraren kommer att referera till det senare. Det kommer att innehålla följande beslut, förfrågningar och krav:
- Mat & Dryck
- Rumsinställning
- Audiovisuella
- Underhållning och inredning
- avgifter
Event Food and Beverage Budget-artiklar att veta
När du bygger din catering budget , var noga med att förutse följande avgifter:
- Catering miniminivåer: De flesta måltider kräver en minsta huvudräkning och debiteras per person.
- Arbetsavgift: En minimiavgift som tillämpas för att ställa in din händelse; dock ofta förhandlingsbart och avstått om händelsen uppfyller minsta avgifter.
- Kockavgift: Laddad om ditt evenemang använder en carving station.
- Bartenderavgift: Laddas om din händelse kräver bartendertjänster.
- Rumsuthyrningsavgift: Ofta förhandlingsbart och avstått om evenemanget uppfyller minimikostnader.
- Serviceavgift och moms: Förutse 20% eller procent som identifieras som serviceavgift och lokala skatter.