Lärdomar som lärdes i planering och genomförande av Y-MEs morsdagshändelser
Särskilda evenemangsplanerare - speciellt de i ideell värld - vet att organisera en utomhus fundraising händelse är en bra idé. Dessa typer av händelser, liksom andra samhällsinvesteringsideer, kräver att planeringen för nästa års evenemang börjar omedelbart efter årets fundraising-händelse avslutas. Det är viktigt att debriefa händelsen och diskutera vad som gick bra och vad som kan förbättras när evenemanget fortfarande är friskt i lagets sinnen.
Att diskutera framgångar och förbättringar säkerställer att funktionerna kan inkluderas eller förbättras för nästa års evenemang. Sådan proaktiv planering ger också värde för sponsorerna. Och oundvikligen hoppas alla framgångsrika samhällsutflykter växa och växa från år till år.
Det är viktigt att hålla fokus på det primära målet att hålla sådana evenemang: insamling. För de evenemangsplanerare som tidigare haft en samhällsresa, händer en av de viktigaste tiderna för planering faktiskt efter gångavgången. För att lära oss om de många aspekterna av att planera och genomföra en community fundraiser promenad, kommer vi att få en bakom kulisserna titta på mors dagshändelse värd Chicago's Y-ME Bröstcancerorganisation.
Y-ME mors dagbröstcancermassagerare
Y-ME grundades av två bröstcanceröverlevande år 1979. Nonprofiten var mest känd för sitt flerspråkiga nationella bröstcancer-Hotline-program för bröstcancerpatienter.
Programmet fick berömmelse som landets enda 24-timmars gratisnummer hotline bemannad helt av bröstcancer överlevande som är utbildade peer counselors. Men organisationen anordnade också en årlig fundraiser promenad på Mors dag, som stödde sina program och tjänster. Tillbaka 2007 ökade Y-ME mer än 7 miljoner dollar med nästan 43.000 vandrare från 12 städer.
Vid 2008 deltog 15 städer. Tyvärr stängde Y-ME sina dörrar år 2012, men arv av sin årliga fundraiser är fortfarande en stor fallstudie för ideella arrangörer.
Mycket av Y-MEs insamlingsframgång kan tillskrivas ett organiserat tillvägagångssätt för planering och hålla ett öga på de viktigaste målen först. Liz Klug, organisationens tidigare chef för specialevenemang, hade det följande efter sitt rekordår 2007: "Vi har en plan för olika tidpunkter under planeringsprocessen. Så vi ska vidta åtgärder för att främja de mest kritiska punkterna i tid för att se till att vi lyckas. Till exempel i en stad där vi kan vara värd en händelse för första gången måste vi fokusera på att vi har en bra plats och plats där folk kommer att vilja komma tillbaka. På vägen kan vi fokusera på vilka kaféer vi ska släppa av broschyrer. "Låt oss ta en titt på hur Klug och Y-ME-evenemangsplaneringen laget organiserade en så framgångsrik händelse.
Planering Steg 1: Analysera siffrorna
Att hålla en samhällsresa eller liknande händelse kräver att man sammanför flera olika beståndsdelar, men i slutändan är föreningen eller välgörenheten värd för evenemanget så att man samlar in pengar för sin sak.
Därför händer det första steget i planeringen av nästa händelse när den aktuella händelsen slutar, och det mesta av det där arbetet omger "siffrorna".
"Vi tittade noggrant på siffrorna efter att händelsen avslutats," förklarar Liz Klug, "Vi jämförde hur vi gjorde i år jämfört med föregående [år]. Vi tittade på deltagarupplevelsen. Vi utvärderade våra kategorier av sponsring. Vi svarade på några omedelbara e-postmeddelanden om händelserna. "Evenemangsplanerare tar också omedelbara åtgärder för att försäkra alla som är involverade i årets evenemang kommer att fortsätta nästa år.
Klug grävde också ner i detaljerna. I sina utvärderingar tittade hon på allt från antalet volontärer som deltog i volymen av t-shirts distribuerade. Hon skulle då fråga om hon behövde mer eller mindre för nästa år.
Planering Tidslinje
För dem som organiserar en gemensam fundraising promenad är det viktigt att veta vilka steg som ska hanteras vid olika tillfällen.
De flesta ideella organisationer har inte lyx för många anställda och frivilliga kommittémedlemmar för att driva händelsens framgång. Men planerare inser att de måste se till att de arbetar nära ett borgmästares kontor och offentliga arbeten för att få evenemanget på den offentliga kalendern.
Klug föreslår att det första steget efter att ha analyserat fjolårets nummer är att fokusera på företagsrekrytering. Om evenemanget inte är ett nytt program är det viktigt att få företagsstöd för nästa års evenemang direkt efter årets händelse avslutas. "Vi fokuserade på att förnya sponsring när vi levererade händelsevakningsrapporten, säger Klug. Hon erbjuder också följande höjdpunkter för planerare som är intresserade av att organisera en samhällsresa som en fundraising händelse:
- Identifiera företags sponsorer
- Utveckla walking teamprogram
- Bestäm händelseaktiviteter
- Börja gå rekrytering
- Slutföra händelselogistik
- Håll händelsen
- Håll ett "tack" -händelse
- Utvärdera och börja efterföljande händelse
Y-ME skulle också anställa ett externt logistikföretag för att hantera många av sina logistikkrav. Men en av de mest användbara var att genomföra ett online-registreringssystem.
Online Registration System Success
Y-ME lärde sig snabbt om vikten av att använda webben för online-registrering och har sedan starkt förespråkat för användning av tekniken för online registrering och insamling.
De investerade i ett nätverksbaserat relationshanteringssystem för att fungera som deras 2003-racewebbplats. Denna typ av system fungerar som en personlig webbplats för volontärer att göra personliga överklaganden för donationer och annat engagemang. Den fångar information i en enda databas och fungerar som ett verktyg för att gå lagkaptener för att uppmuntra sina medlemmar.
Online deltagare ökade från 4 000 till 11 594. Online donationer ökade från 5 000 till 19 650. Y-ME-teamet trodde att det bidrog till att uppnå ett mål på 2,35 miljoner dollar, och som en bonus minskade tekniken administrativa kostnader med cirka 20 000 dollar.
Ett sådant system kan också fungera som ett viktigt kommunikationsverktyg som gör det möjligt för en organisation att följa upp och fortsätta att involvera beståndsdelar bortom själva dagens lopp.
Race Day Timeline
Gemenskapens promenader planeras oftast på morgonen. Beroende på komplexiteten av skyltar och plats, kan inrättandet av händelsen vanligtvis börja så tidigt som en vecka före evenemanget, med de flesta aktiviteter som händer några dagar före promenad.
När Y-ME skulle planera för sin årliga insamlingshändelse, skulle laget normalt försöka begränsa området där de höll gången så att det inte krävde en betydande mängd resurstid för att utföra vissa operativa uppgifter som att stänga av gator. Deras promenad var generellt icke-konkurrenskraftig, så det hjälper också att de inte behövde överväga de krav som behövs för en mer konkurrenskraftig tävlingsmiljö.
Schemat för rasdagen själv flödade vanligen enligt följande:
- Evenemangsplaneringsteam anländer (2,5 timmar före promenad)
- Volontär Check-In (2 timmar före promenad)
- Sponsor Incheckning och inställning (2 timmar före promenad)
- Registrering börjar (1,5 timmar före promenad)
- Startlinjekonfiguration (30 minuter före gång)
- Öppningsceremonier (10 minuter före promenad)
- Loppet börjar
- Huvudsteg Underhållning börjar (1 timme efter promenad börjar)
- Officiella huvudstadieanmärkningar (efter avslutad avslutning, med 1,5 timmars betyg)
- Programmet avslutas officiellt (3 timmar efter att vandringen börjar)
- Händelseuppdelning börjar (efter att händelsen officiellt slutar)
Tips för att planera en gemensam promenad eller körning
För de organisationer som är intresserade av att hålla en community promenad eller springa för första gången, erbjuder Klug flera förslag som hjälper till att säkerställa en lyckad händelse .
- Börja med varma ledare, inklusive välanslutna volontärer, sponsorer eller stora lag. Definiera mätbara resultat.
- Utvärdera konkurrenthändelser i din ort / plats för att identifiera sina bästa metoder och förbättringsområden.
- Arbeta med stadsmästarens kontor och parkområden för att diskutera nödvändiga tillstånd och evenemangslogistik: tid, plats, antal deltagare. Se till att du är beredd på dessa möten.
- Förstå din budget och se till att du håller dina driftskostnader till 25-30% för en ny händelse. Vissa välgörenhetsorganisationer kommer att sträva efter 15-20% av de totala kostnaderna.
- Säkra sponsorer för att absorbera 100% av driftskostnaderna för din händelse.