Vilka offentliga evenemangsplanerare kan lära sig från staden Chicago
Stadsorganisationer i städer över hela landet värd speciella offentliga och samhällsevenemang som utomhusfestivaler, gatumässor och karnevaler. Många av dessa offentliga händelser - särskilt de framgångsrika - blir förväntade festligheter och ibland en stolthet för värdgemenskapen. Även om det finns aspekter av händelseplanering och genomförande som delas över alla typer av händelser från bröllop till företags konferenser , tenderar offentliga evenemang att ha sina egna behov och utmaningar. En av dessa unika planeringsfaktorer för offentliga evenemang arbetar med och tar emot tillstånd från myndigheter.
Ibland är det bästa sättet att lära sig att bara hoppa in i. Andra gånger är det värt att lära av andra lektioner och erfarenheter. I det här fallet kommer vi att lära oss från Chicago stad. Erfarna med att organisera cirka 350 speciella evenemang i Chicago, har borgmästarens kontor för speciella evenemang skapat sin specialhändelsesresursguide och specialhändelsemyndighetspaket , som innehåller praktiska idéer som andra städer och städer kanske vill integrera i sina gemenskapshändelser. Här är de bästa tipsen för att planera framgångsrika samhällshändelser från mästarna själva.
01 - Ha en formell ansökan
I Chicago kräver kommunal kod organisationer som vill vara värd för en gemenskapshändelse för att lämna in en formell ansökan som överensstämmer med vissa evenemangsriktlinjer, till exempel:
- Ingen avgift får debiteras för upptagande (ange ett donationsbelopp)
- Livsmedelsförsäljare måste vara licensierade och ha certifiering
- Alkoholförsäljare måste vara licensierade (endast öl och vin)
- Varuförsäljare måste vara licensierade
- Chicago Transit Authority måste meddelas
Att ha en formell ansökningsförfarande för offentliga och samhällets speciella evenemang kan sänka arbetsbelastningen och effektivisera godkännanden, vilket är en vinn-vinn för alla.
02 - Kräver en särskild händelse tillstånd
Förutom händelseansökningen kräver staden Chicago också att arrangörerna lämnar in en särskild ansökan om evenemangstillstånd, som har sina egna krav som:
- Ansökan måste lämnas in minst 45 dagar före evenemanget
- Ansökan måste vara notarized
- Arrangörer måste utfärda ett försäkringsbevis för 1 miljon dollar i kommersiellt allmänt ansvar, med namnet Chicago City som en extra försäkrad
Medan i början kan det tyckas att Chicago helt enkelt skapar en hel del byråkratiska hoops för att hoppa igenom när det gäller samhällshändelser, utan att göra ansökningarna alltför svåra, har staden säkerställt att alla offentliga evenemang kommer att uppfylla sina krav - många av som relaterar till säkerhet.
03 - Kräv en händelsekarta med tillståndsansökan
Som en del av en särskild evenemangstillståndsansökan bör arrangörerna skicka in en händelsekarta som identifierar gatuavslutningsområden och omflyttningsplan. Det bör överväga offentliga garageutrymmen, uppfartspassage och brandbanans utrymme. Omvägskyltar och barrikader måste uppfylla stadens krav, och arrangörerna är skyldiga att få dessa leveranser direkt. Följande punkter beaktas vid utfärdande av tillstånd:
- Allmän säkerhet
- Närhet till en annan händelse i området på samma gång
- Tidigare utfärdande av tillstånd för en annan händelse på samma platskarta
04 - Kräver tält och baldakitillstånd
I Chicago behöver tält eller baldakiner som är större än 240 kvadratmeter vid offentliga evenemang kräva tillstånd från staden. Om större än 600 kvadratmeter måste ritningar stämplas av en auktoriserad arkitekt eller konstruktionsingenjör, och avgångs- och beredskapsplaner inklusive skyltar och belysning måste lämnas in. Om storleken överstiger 4 000 kvadratmeter måste tillståndsansökan lämnas in av det företag som ansvarar för uppbyggnaden av strukturen. Denna process säkerställer att säkerhetsåtgärder vidtas allvarligt.
05 - Kräv partnerskap med tjänstemän i allmänhetens säkerhet
Särskilda händelser i Chicago måste involvera både polis och brandkår. Arrangörerna måste träffas med polisbefälhavaren (och / eller hans eller hennes företrädare) för att ta itu med frågor som en trafikväg för nödfordon, säkerhetsplaner och utsedd kommandoställning vid evenemanget. Arrangörerna bör utse en person som kommer att fungera som en förbindelse till polisavdelningen, brandkåren, gatorna och sanitetsavdelningarna, specialanställdas kontor och andra. Det hjälper till att ha en kunnig och erfaren person på ditt team som tjänar som samordningsplats för alla dessa offentliga avdelningar.
06 - Ange en brandbekämpningskontrolllista
Festivals- och utomhusevenemangs arrangörer i Chicago tillhandahålls en checklista och krävs för att uppfylla vissa krav på brandsäkerhetskoden, inklusive:
- Tält ska vara tillverkade av brandskyddsmedel (certifiering krävs)
- Brandsläckare krävs i varje monter
- Tillfälliga sittplatser rader ska sitta 5 till 14 personer (max)
- Tillfälliga sittande gångar ska vara minst 36 inches
- Brännbara vätskor får inte lagras i tält, baldakin eller bås
- Skräp får inte ackumuleras
- Elektriska sladdar bör lindas och flera uttag rekommenderas
- Brandleder för akutfordon rekommenderas (10-fots brandlina)
- Grundläggande HLR och förstahjälpskurser rekommenderas för personal
Erfarna eller nya offentliga evenemangsplanerare uppskattar alla en bra checklista.
07 - Sörj för säker livsmedelshantering
Chicago stad kräver att leverantörer deltar i en klass av Department of Health innan de skickar in några ansökningar. Dessutom måste leverantörerna få en Summer Festival Sanitation Training and Certification (erbjuds av Illinois Restaurant Association). Hälsoansvarig, som bestämmer om en leverantör ska få tillstånd för drift, upprätthåller myndigheten att när som helst upphäva tillståndet.
Staden skisserar detaljerade regler för mat, behållare, etiketter, livsmedelsskydd, personlig personalhygien, matutrustning, avfall, båtbyggande och giftigt material. Det kräver också att leverantörer ska delta i ett obligatoriskt sanitetsseminarium.
Vid en relaterad anteckning s särskilda händelse, måste vätskekort licensieras 20 dagar före evenemanget.
08 - Ha en plan för samtalstjänster
Offentliga eller privata entreprenörer måste anlitas för en rad tjänster, inklusive postering av parkeringsskyltar , tillhandahållande av barrikader, bogsering, avfallstrummor, återvinningstrummor, linjer, sopning, avfallshantering, elektriska tjänster och / eller ljudutrustning. I Chicago finns avdelningen för gator och sanitet tillgänglig för att tillhandahålla sådana tjänster på en timmarsavgift som är planerad baserat på expertis.
Dessutom krävs ett återvinningsprogram som en del av paketet med specialtillståndstillstånd i Chicago. Med ökningen av de gröna händelsernas popularitet är det inte en dålig idé!
09 - Kräv djurtillstånd
Om djur är involverade i händelsen på något sätt kräver staden Chicago att namnet på en lokal veterinär som kommer att vara närvarande vid evenemanget måste lämnas in med evenemangsansökan. Den här personen kommer att ansvara för att tillhandahålla alla sjuka eller skadade djur. Dessutom kan kommissionen om djurhållning och kontroll inspektera djur före användning i offentliga verksamheter.
10 - Hantera händelsesignal och kampanj
Offentliga evenemangs arrangörer i Chicago har möjlighet att få ytterligare händelsexponering med ljuspolbanners. Naturligtvis hanterar staden dessa förfrågningar som kräver att arrangörerna slutför ett program för banderollstillstånd som innehåller en kopia av den föreslagna bannergrafik, datumet för händelsen och andra viktiga aspekter av begäran. Avdelningen för gator och sanitet hanterar dessa typer av förfrågningar.