Hur man väljer rätt redovisningsmetod.
Att välja lämplig redovisningsmetod för ditt företag är ett viktigt beslut som i slutändan kommer att leda allt från finansiell rapportering till skatteansökningar.
I ett tidigt skede av ett litet företag är kassabasbokföring ofta "go-to" -metoden för att hålla böckerna, medan mer komplexa eller större företag med 1 miljon dollar eller mer i årliga intäkter använder periodiseringsbasen.
Skälet till ett visst val kan dock variera beroende på affärsstorlek och behov.
Att välja rätt metod för ditt företag kräver viss övervägning, särskilt eftersom IRS förväntar dig att välja en metod och hålla fast vid den.
Vad är Cash Basis Accounting?
Kontantbaserad bokföringsmetod är det system som används av de flesta för deras personliga ekonomi, till exempel att hålla koll på balansen i sina checkkonton. Kassaflödesbokföring redovisar intäkter och kostnader vid tidpunkten för transaktionen.
Med ett personligt checkkonto läggs insättningar (intäkter) i balans när medel erhålls, medan kontroller (kostnader) dras av när de skrivs. Kassabas som redovisar ett företag fungerar på ett liknande sätt.
Försäljningen registreras när betalningen är mottagen och kostnaderna registreras när de betalas, alla utan hänsyn till när tjänsterna levereras eller om kostnader uppstår. I enklaste termer är kontantbaserad bokföring baserad på när pengarna byter händer.
Vad är Accrual Basis Accounting?
Redovisning på periodiserad basis är avsett att matcha intäkter och kostnader med de uppkommit eller levereras, utan hänsyn till när betalning utfärdas eller mottas.
Detta är markant annorlunda eftersom det syftar till att korrelera kostnader och intäkter för att ge större lönsamhet och företagshälsa.
Några exempel på detta är:
- Din kund lägger en order på $ 1000 och du skickar produkten, så att han kan 30 dagar för att betala för beställningen. Du skulle registrera försäljningen under den aktuella perioden med avräkningsposten till kundfordran i balansräkningen. När du mottar betalningen från kunden behöver du inte registrera försäljningen. istället skulle posterna vara kontanter och kundfordringar.
- Du får en räkningsregistrering den 30 juni för juniverktyg, men du planerar inte att betala den till 10 juli. Innan du stänger dina böcker för juni, skulle du påverka ansvarsskyldigheten genom att skicka en post till debetkostnader och betalningsavgifter. I juli skulle du markera räkningen i leverantörsskulder som betald.
- Du förnyar en årlig programlicens för 1 200 USD i januari månad. I stället för att registrera en kostnad på 1 200 USD för januari kostnadsförs kostnaden över hela året till 100 USD per månad.
Fördelarna och nackdelarna med varje metod
Kontantmetoden för redovisning är den enklaste metoden och den metod som är mest känd för de flesta människor, särskilt småföretagare. Det ger dig också den bästa uppfattningen av hur mycket pengar du verkligen har till för att driva din verksamhet.
Det kan emellertid erbjuda en fördjupad bild av din vinst och förlust, eftersom kostnader och intäkter ofta redovisas i olika perioder.
Anta att du till exempel kostar 2 000 dollar den 25 juni för att köpa produkter för att fylla kundens order. Din kund hämtar sin order den 1 juli och betalar dig $ 3000. I det osannolika fallet att du inte hade några andra transaktioner för en månad, skulle ditt resultaträkning uppvisa en förlust på 2 000 USD i juni och en vinst på 3 000 USD i juli.
Periodiseringsmetoden gör ett bättre jobb med matchande intäkter och kostnader under den aktuella perioden. Detta ger dig en tydligare bedömning av din sanna vinst eller förlust. Periodiseringsmetoden tenderar emellertid att dölja din uppfattning om hur mycket operativa kontanter du faktiskt har tillgång till, så du kan behöva granska ditt kassaflödesanalys ofta för att få en bättre bild.
Periodiseringsmetoden är också mer komplicerad och tidskrävande att genomföra, ibland kräver det stöd från redovisningspersonal att utföra och analysera.
Kan jag välja vilken metod som helst?
I allmänhet kan du välja att använda kontanter eller periodiseringsmetod för redovisning, men överväga IRS-reglerna för vem som måste använda periodiseringsmetoden:
- Företag som verkar som ett C-bolag med brutto kvitton som i genomsnitt är mer än 5 miljoner dollar per år under de senaste tre åren.
- Du kan inte uppfylla IRS definitionen av ett skatteskydd .
- Om du behåller en inventering måste du använda periodiseringsmetoden för att registrera dina inköp och försäljning, men du kan använda en hybridmetod som gör att du kan registrera andra kostnader och intäkter, såsom hyres- eller ränteintäkter, kontant.
Den bästa metoden för ditt företag
Ditt val av bokföringsmetod beror på ett antal faktorer, t.ex. företagets storlek, din komfortnivå med redovisningsförfaranden och arten av ditt företag. Om du är en en-personig operation, kommer dina behov inte att vara desamma som en etablerad tillverkningsproblem med 100 anställda.
Men tänk på att om du behåller en inventering måste du använda periodiseringsmetoden för att registrera en del av dina poster och när ditt företag överstiger gränsen för brutto kvitton kommer IRS sannolikt att tvinga dig att konvertera helt till periodiserad redovisning . Du kan kanske hitta det enklare att dyka in i periodiseringsmetoden från början istället för att använda en "hybrid" -metod eller bli utsatt för radikala förändringar i framtiden.