Paketpriset för europeisk stil har blivit mer populärt i USA
Inte bara kan denna övning vara mer effektiv för dem som är involverade i planeringen av evenemanget, men gör det att hantera och förutsäga kostnaderna i samband med arenan en mycket enklare process.
I Förenta staterna är det å andra sidan fortfarande mycket vanligare att hotell ska bygga konferenskostnadspost på radpost baserat på de detaljerade och anpassade behoven hos varje möte eller händelse. Trots att övningen tillåter att evenemangsplaneraren får större kontroll över varje detalj i händelsen skapar det ofta komplicerade arrangemang för banketthändelser och svårare att hantera kostnader och den totala evenemangsbudgeten .
Även om de stora aktörerna i branschen fortsätter att förändra hur de gör affärer tenderar den europeiska modellen och den amerikanska modellen att återspegla dessa skillnader i deras inställning till konferens och företagsevenemang. För ett djupare dyk, låt oss ta en titt på två företagsevenemang och konferenspaket exempel: en från det tidigare Fira Palace i Barcelona (europeiskt exempel) och den andra på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikanskt exempel).
Europeiska konferens och mötespaket Exempel
Dagliga förpackade priser är populära i Storbritannien och har också arbetat vägen till kontinentala Europa. "Den brittiska marknaden var den första som frågade efter denna typ av paket, och vi försöker alltid anpassa våra förslag för att möta våra kunders behov", förklarar den tidigare generalchefen på Fira Palace i Barcelona (nu Crowne Plaza Barcelona), ett företag hotell som är populärt bland företagsevenemang och mötesplanerare som organiserar internationella möten.
European Hotel Clientele
Tillbaka när Crowne Plaza Barcelona fortfarande fungerade som Fira Palace var cirka 20% av hotellets kunder från Spanien. Resten av den årliga kundkretsen kom från Storbritannien (19%), USA (17%), Frankrike (7%), Italien (6%), Japan (4%) och Tyskland (4%). Dessutom var ungefär hälften av de affärshändelser som hölls där från läkemedelsindustrin med resten, inklusive teknik, mat och dryck , bank och bilindustrin .
Europeisk efterfrågan på konferenspaketpriser
Under denna tid inkluderade det dagliga mötespaketet på Fira Palace användningen av mötesrummet, kaffepausen, lunchen, skärmen och mycket mer. Det tillgängliga mötespaketet innehåller väsentligen allt som en planerare kan behöva inkludera i ett möte.
När branschen utvecklats har förfrågningar om konferens- och mötespaket fortsatt att förändras över tiden. Inledningsvis begärde företagshändelseplanläggare platt konferenspriser för mötesrum och mat och dryck. Med tiden utvidgades dessa förfrågningar till att omfatta andra objekt, till exempel skärmar, Internet-åtkomst, flipchart och ljudsystem. Men efterfrågan var fortfarande för förpackade, fastprispriser.
För de som krävde över natten gästrum, begärde de också en speciell / förhandlad ränta för boende i deras konferens övergripande evenemangspriser.
Medan dessa paket skulle täcka en majoritet av evenemangets behov, skulle planerare fortfarande förhandla om andra evenemangskrav, som utställningsområde, gallamiddagar, cocktailmottagningar och andra evenemangsagendaposter.
Fördelar och nackdelar med den europeiska metoden
Det är uppenbart att det främst europeiska tillvägagångssättet för konferensplanering och prissättning kan vara till hjälp för arrangörsplanerare av flera anledningar, inklusive uppfattning om kostnadsbesparingar, förutsägbarhet av kostnader och lätthet av kundpresentation och godkännanden.
Med detta sagt placerar ett sådant tillvägagångssätt definitivt en ökad börda på hotellet för att förutsäga sina kunders behov samtidigt som man klarar av sin egen bottenlinje. "Från vår synpunkt är det mycket lättare att göra" à la carte "-evenemang. Faktum är att verksamheten är mycket mer komplicerad. Men fördelarna för oss är kundtillfredsställelsen", säger Fira Palace, tidigare koncernchef.
Amerikansk konferens och mötespaket Exempel
Även om den europeiska marknaden är relativt mogen med accepterande och användning av konferens- eller mötespaket, kan fler amerikanska hotell börja överväga att ändra hur de paketerar och priskonferenser och möten också. Det här är särskilt viktigt nu när evenemangsplanerare måste göra mötesbeslut under kortare tidsfrister allt oftare.
I maj 2009 tog Wynn Las Vegas initiativ till att införa tre typer av vad de kallar allomfattande konferens- och mötespaketpriser för mindre mötesmarknaden, vilket innebär att de med färre än 80 deltagare. Idag erbjuder de fortfarande dessa paket. De inkluderar:
- Fullständigt dagskonferensens delegerade paket
- "AM" Halvdagskonferensens delegerade paket
- "PM" Halvdagskonferensens delegerade paket
Precis som europeiska evenemangsplanerare har förväntat sig, är Wynns förpackade alternativ prissatta per deltagare (dvs. deltagare), inklusive mötesrum, mat och dryck, mellanmål för pauser och LCD-projektor och skärm.
Tanken att Wynn skulle utveckla sina alternativ för konferenspaket växte ut ur den europeiska marknadsinriktningen. Faktum är att André Link, den tidigare Wynn nationella försäljningschefen, tidigare kom från Europa. "För det mesta i Europa är detta det enda sättet vi sålde möten ... Det var väldigt sällsynt att vi förberedde à la carte-förslag som listade F & B-kostnader, rumsuthyrning, AV-avgifter etc.", förklarar Link.
En förändring i den amerikanska företagshändelsen och konferensindustrin
Med lanseringen av sitt lilla mötespaketprogram förutsåg Wynn Resorts att de förpackade konferenspriserna skulle bli mer populära hos sina företagskunder eftersom de flesta associeringsmöten är större i storlek. De hade rätt. Sedan dess har flera högprofilerade amerikanska hotellkedjor börjat erbjuda företagsmöte och konferenspaket som bättre återspeglar den europeiska modellen om företagsevenemangsplanering.
För att vara säker kommer mötes- och konferenspaketpriserna inte att tillgodose behoven hos varje händelse. Faktum är att de flesta planerare känner igen att de kommer att förlora några detaljinställningar för sitt program eller kräva att platsen anpassar paketet för att inkludera ytterligare element. Det finns alltid försiktighet att förlita sig på paketpriser om planerare förutser att deras program kan löpa längre än vad som ursprungligen förväntades, vilket kan utlösa ytterligare avgifter. Men för de mötes- och evenemangsplanerare som tittar noga på sin budget, erbjuder dessa mötes- och konferenspaket tydlig förutsägbarhet för konferensbudgeten.