Hur man ser till att din händelseutförande körs jämnt
Att vara gäst, istället för evenemangsplaneraren, ger dig möjlighet att observera en händelseoperationspersonal i aktion, ett perspektiv som det ofta är lättare att märka vad som fungerar bra - och vad som inte gör det.
Här är tre misstag som du säkert kommer att se vid dåligt hanterade händelser, tillsammans med tips för att undvika sådana misstag vid dina händelser.
Mismanaged Registration Table
När gästerna går upp till ett registreringsbord borde evenemangspersonalen vara välkomna och redo att hjälpa gästerna - oavsett vilken situation som helst.
Det är inte serviceorienterat eller till och med artigt att anta att någon som går upp till registreringsbordet inte hör hemma vid evenemanget. Ändå är det precis vad som kan hända om personalen inte är ordentligt förberedd eller informerad. Påminn händelsepersonalen att en registreringstabell representerar värdens bild och organisationen bakom händelsen. Personal bör hälsa alla gäster på registreringsbordet och fråga om de är där för att logga in för evenemanget efter händelsen eller värdens namn. Om ett misstag har gjorts, kommer de flesta gästerna att självkorrigera och ursäkta sig. Om inte, bör personalen ges instruktioner om hur man bäst kan ta itu med situationen.
Känslighet går långt i händelseoperationer.
Messy Event Setup
På de flesta ställen rensar hushållning ett evenemangsutrymme och bankettdrivande personal slutför sedan installationen . Om bankettverksamheten släpper ett glas och misslyckas med att rensa skärmen, fortsätter skärmen på golvet - om inte evenemangspersonalen rensar upp.
Skärningar av brutet glas och annat skräp lämnar inte bara en fruktansvärd bild, men de kan också skapa en säkerhetsrisk. Därför kommer de bästa evenemangsplanerna alltid 1-2 timmar före starttiden för att observera installationen och genomföra en serie genomgångar av området och leta efter glas och andra föremål 30 minuter och igen 15 minuter före evenemanget. Om något skulle vara okej, kan evenemangsplaneraren ta med det till bankettpersonalens uppmärksamhet.
Ill-Timed Clean Up
Under alla omständigheter kommer det att finnas två (ibland konkurrerande) scheman: arrangörernas agenda och arbetsplanen för lokaliseringspersonalen. Det är evenemangsplanerarens ansvar att se till att båda är korrekt synkroniserade.
Programmets presentation eller keynote kommer vanligen att inträffa strax efter någon form av ankomstmottagning som kan innehålla registreringsbord, mat och drycker. Tidpunkten för att rensa upp och riva ner aktiviteter måste därför noggrant planeras för att inte störa eller avbryta programagendan. När ren och riva ner inte diskuteras med händelseoperationer personal i förväg kan en händelseplanerare upptäcka att tabeller och andra föremål kan tas bort direkt framför värdar eller gästtalare som distraherar alla i rummet.
Ska evenemangsplanerare påminna bankettledare när de ska ha sin personal och när de ska vara tysta? Svaret är ja.
Poängen
Medan välskötta arenor med flitiga händelseoperatörer och personal bör göra ett evenemangsplanerares jobb enklare, är det inte alltid så bra att utföra händelser. Stora evenemangsplanerare gör varje detalj av ett evenemangsförverkande sin verksamhet. De tar tid att diskutera alla aspekter av setup, event service och riva ner med bankettförvaltare före själva evenemanget och övervaka händelseoperationer före, under och efter för att säkerställa den bästa händelsen som är möjlig för kunden.