När är anställdas bostad skattskyldig till anställd?

Bostäder för anställda som arbetar utomlands

Vissa företag betalar bostadskostnader (IRS kallar dem boende kostnader) för anställda. Är dessa betalningar en skattskyldig förmån för arbetstagaren? Som vanligt, med IRS, beror det. Vi ska titta på anställda bostadsförmåner, både tillfälligt och permanent, i USA och utomlands, för att bestämma när dessa förmåner är skattepliktiga.

Anställdas bostad: Avdrag för ditt företag?

Om du betalar för bostad till anställda, anses denna kostnad vanligen vara avdragsgill för dig som arbetsgivare som affärskostnad .

Det innebär att du kan inkludera dessa kostnader på din företagsbeskattningsavgift om du kan visa att de är direkt relaterade.

Arbetstagarhem: Beskattningsbara till dina anställda?

Medarbetarförmåner är nästan alltid skattepliktiga för arbetstagaren, eftersom de är en del av arbetstagarens inkomster. För vissa fördelar finns det dock vissa sätt att förmånen kan vara icke skattskyldig (IRS kallar dem "uteslutna").

Medarbetare bostadsförmåner kan uteslutas om dessa tre villkor är uppfyllda (alla):

1. Bostaden tillhandahålls på arbetsgivarens affärslokaler. För en hushållsarbetare skulle ditt hem vara arbetsplatsen.

2. Huset är till för arbetsgivarens bekvämlighet. Du måste ha en "stor affärsskäl" för att ge bostaden, inte bara som ett sätt att ge arbetstagaren extra lön.

OCH

3. Arbetstagaren måste acceptera bostaden som anställningsvillkor. Ett anställningsvillkor, även kallat anställningsvillkoren, är något som anställd och arbetsgivare är överens om vid anställningens början.

Båda parterna är överens om att följa dessa villkor. I det här fallet måste du kräva att de anställda bor på affärsfastigheten så att de kan "utföra sina uppgifter korrekt". Detta villkor kan relatera till en anställd som alltid måste vara i lokalen, eller när din egendom är på en avlägsen plats.

Några exempel på bostäder som uppfyller kriterierna och är inte skattepliktiga för arbetstagaren:

• Fiske anställda som bor på en båt som tillhandahålls av företaget
• En byggnadsarbetare som arbetar på en avlägsen plats som inte har någon annan bostad tillgänglig
• En live-in barnflicka som måste ta hand om barn hela tiden

Ett exempel på bostad som är skattepliktigt är om du ger en anställd plats att bo eller erbjuda bostadsbidrag eftersom de har en lång pendling. Det är inte ett anställningsvillkor. Arbetsvillkoren innebär att arbetstagaren inte kan göra sitt jobb utan att stanna kvar på din egendom.

Bostäder och måltider

Om måltider inte är tillgängliga för anställda som bor på din egendom, är måltider för anställda som är inredda på din affärsfastighet och för din bekvämlighet också uteslutna från skatter. Det är vettigt att om du erbjuder bostäder på grundval av detta, måste du också ge anställda måltider.

Begränsningar av bostadsförmåner

Utöver de tre kriterierna ovan finns det några andra orsaker till att dina utbetalningar för anställda bostäder kan beskattas till anställda.

• Anställdas bostad kan inte ingå i en cafeteria förmånsplan för anställda.
• Om du betalar anställda ett bostadsbidrag eller tillåter arbetstagaren att ta extra lön istället för att erbjuda dem bostäder, anses det vara skattepliktigt, även om lokaler är ett av alternativen.

• Bostäder som en del av en utbildningsbidrag anses beskattas för arbetstagaren.

Vad om anställda bostäder utomlands?

Samma krav måste uppfyllas för arbetstagare som arbetar utomlands . Värdet på medarbetarens bostad måste vara (a) på din affärsplats, (b) för ditt företags bekvämlighet, och (c) arbetstagaren måste acceptera bostaden som anställningsvillkor.

Möta kvalifikationerna

IRS behandlar var och en av dessa situationer från fall till fall. I båda fallen granskas de tre faktorerna och IRS reglerar att bostadsförmånen är eller inte är beskattningsbar för arbetstagaren.

Hur visar jag värdet av en anställdes bostadsförmån?

Om bostadsförmånen inte uppfyller kriterierna ovan måste den ingå i arbetstagarens inkomst för skatterapportering. Du måste inkludera detta värde på den anställdes årliga W-2 formulär i ruta 1.

Använd rättvis marknadsvärde av kostnaden för att bestämma beloppet.

Eventuella belopp som arbetstagaren betalar för hyra eller bostadskostnaden dras av från W-2 beloppet. Denna förmån är föremål för inkomstskatter och FICA (Social Security and Medicare) skatter och den måste ingå i W-2 i ruta 3 (Socialförsäkringslöner) och ruta 5 (Medicare Löner). Om du inte inkluderar ett belopp för denna förmån på arbetstagarens lönecheck, var noga med att låta medarbetaren känna till värdet så att han eller hon kan planera för denna tilläggsskatt vid skattetid.

För mer information:

IRS diskuterar anställningsboende i flera publikationer:

• Publikation 15-B: Arbetsgivarens Skatteguide till Fringe Benefits
• Publikation 525: Skattlig och icke skattepliktig inkomst