Vara rörlig
Lås inte dig själv i specifika datum. Var villig att flytta ankomster och / eller avgångar till lägre beläggningsdagar eller perioder för att ge en bättre skattesats.
Gör din forskning
Om en annan stor händelse är inställd att hända under dina datum, kommer rumsinventarierna att vara låga och priserna är höga.
Tänk i förväg
Starta kontraktsförhandlingar så långt i förväg som möjligt. Det är en planerares marknad (för nu) och hotell är ivriga att låsa i framtida affärer. Men håll ett öga på hotellprognoserna. När affärsnivån stabiliseras och klättrar så kommer rumspriserna. Se också till att du har flexibilitet att anpassa långsiktiga kontrakt för att ta hänsyn till nya deltagande / bokningstrender.
Eller lever i ögonblicket
Kortfristiga bokningar kan också ge betydande besparingar. I denna ekonomi erbjuder vissa hotell rabatter till planerare som är villiga att vara värd för evenemang inom ett stramt tidsfönster.
Gör det enkelt
Var tydlig om ditt värde och vad du vill ha i gengäld. Ge en detaljerad RFP (Request for Proposal) med vad du behöver (boende, mötesrum och prisklass), vad du vill (koncessioner) och vad din tidslinje är för ett svar.
Låt dem veta vem du är
Anta inte hotell. Ge detaljer om ditt företag och dina deltagare för att visa varför du (och de) är värda ansträngningen, särskilt rum och utgifter data från tidigare år.
Konsistensantal
Har varit en lojal kund i åratal? Var inte rädd för att påminna hotell om ditt nuvarande (och framtida) engagemang.
Men låt inte den hängivenheten hålla dig från att shoppa och se till att du får det bästa priset för dina pengar.
Söka koncessioner
Hotellet kommer inte budge på skattesats? Kanske kan de hjälpa på andra sätt. Be om förmåner som rumsuppgraderingar, reducerade semesteravgifter, gratis gym eller tillgång till WiFi eller till och med gratis mottagningar. Du vet inte vad du kan få om du aldrig frågar. Var försiktig, om att begära mer än vad som är meningsfullt för din grupps storlek och låt inte koncessionen röra sig i vägen för ett annat bra förhållande.
Var uppmärksam på det fina trycket
Avslagsklausuler, straffavgifter, uppsägning eller avbokningsregler - se till att du går försiktigt över det lilla utskriften. Kan böter avstå, skjutas upp eller förhandlas? Kan rum säljs utan straff?
Var proaktiv
Begär rätten till granskning så att du kan kryssa över hotellets gästlista mot din lista över deltagare. Kan du få krediter för sena registranter, tidiga avgångar eller deltagare som bokar utanför kvarteret? Det kan till och med vara möjligt att få kredit för konventionsgäster som "promenerade" till andra hotell (när gäster skickas till andra fastigheter på grund av överförsäljning av värdhotellet) eller för no-shows.