Viktiga händelseplaneringstips för att undvika en katastrofal speciell händelse
Men när det gäller evenemangsplanering, kommer en kompetent evenemangsförvaltare alltid att se till att mildra Murphys lag genom att erkänna potentialen för att saker och ting ska gå haywire och planera därefter.
Som evenemangshanterare är det ditt ansvar att se till att din kunds speciella evenemang löper smidigt och med så få hitches som mänskligt möjligt.
I den verkliga världen är det inte möjligt att täcka alla möjligheter, men åtminstone bör du vara medveten om kritiska händelseplaneringsfel som varje händelseshanterare måste undvika.
Forewarned är forearmed, så låt oss dyka in i fem viktiga tips som kan hjälpa dig att undvika en orimlig katastrof vid din nästa planerade händelse.
- Dålig kommunikation - det här är förmodligen det vanligaste misstaget av oerfarna evenemangsplanerare och är en som bör undvikas till varje pris. Dålig kommunikation (som i felkommunikation eller ingen kommunikation) kan stava katastrof. Dålig kommunikation är ofta resultatet av brist på detaljer, särskilt när det gäller din händelsekontrolllista. Det är absolut nödvändigt att du kommunicerar effektivt med både ditt interna event team och dina leverantörer. Medan du inte vill micromanage alla behöver du veta vem som gör vad och när för att säkerställa att alla inblandade vet vad som förväntas av dem och håller sig till sin tilldelade tidtabell.
- Dålig eller saknad beredskapsplanering - det finns en bra chans att åtminstone vissa saker kommer att gå fel i de dagar och timmar som leder till din händelse. Värre än, vissa saker kommer sannolikt att gå illa under din speciella händelse. Det är normalt och förväntat. En professionell evenemangsplanerare tänker framåt, identifierar vad som kan gå fel och har en bra beredskapsplan på plats. Till exempel, om ditt registreringssystem störs på händelsens dag? Vad händer om du går tom för mat eftersom extra människor dyker upp? Vad händer om din huvudtalare inte dyker upp eller kommer sent? Om något av dessa saker hände, skulle du kunna klara? Med andra ord, skulle du ha en plan B?
- Otillräcklig transport - är du helt säker på att transporten du har organiserat för att få delegater och presentatörer till och från din händelse är tillräcklig? Incheckning under veckorna som leder fram till ditt evenemang och på dagen för evenemanget, att alla transportbehov uppfylls på ett tillfredsställande sätt. Du måste tänka när det gäller beredskap. Vad händer om ett fordon bryts ner på morgonen på ditt evenemang? Har du alternativ transport tillgänglig för dig?
- Brist på tydlig skyltning - Ingenting är mer frustrerande för dem som deltar i en speciell händelse än att vara förvirrad om var nästa presentation hålls. Undvik detta genom att se till att du visar adekvat skyltning som är lätt att läsa och förstå. Det är bättre att gå överbord och ha för mycket skyltar än att riskmottagare går förlorade och ständigt ber om vägbeskrivning.
- Otillräcklig personal vid handen - på dagen för din speciella händelse kommer du sannolikt att hantera ett stort antal deltagare. Gör inte misstaget att förlita sig på bara en eller två individer för att hantera delegaternas frågor eller problem. Se till att du har ett gott antal deltagare och att framför allt se till att det är mellan ditt evenemangsplaneringsteam och personalen som tillhandahålls av säljare, du har tillräckligt med personal för ditt evenemang.
Förutom att tänka och planera framåt om vad som kan gå fel, för att säkerställa en smidig och framgångsrik händelse är den bästa politiken alltid att kontrollera och dubbelkontrollera.