Med tanke på att Taste of Chicago först började 1980, har planerare för smaken stor erfarenhet av att planera en community food festival. Borgmästarens kontor för speciella evenemang förvaltar programmet och övervakar planering och genomförande. Dess ledningsgrupp erbjuder följande tips för dem som kanske skapar en liknande festival för första gången eller utökar programmeringselement för en befintlig festival.
01 - Tips för festivalens ledande befattningshavare
General Manager är den som hanterar olika festivalelement. Mary Slowik, chef för Taste of Chicago, erbjuder följande förslag:
- Identifiera din publik och bestämma om de vill ha en festival.
- Om ett liknande program redan existerar, undvik duplicering.
- Få inköp där du vill hålla händelsen.
- Variera programmeringen för en allmän publik händelse.
- Se till att utrymmet rymmer publiken.
- Se till att säljare kan hantera deltagarnas volymer.
- Skapa en budget och få bud från välrenommerade företag.
- Om det här är första gången du planerar evenemanget, anlita du en festivalleverantör.
02 - Festival Operations Managers Tips
Operationschefen övervakar förberedelser, scen och produktion, evenemangsstöd och säkerhet. John Truck, verksamhetschef för Smak av Chicago de senaste 19 åren, råder följande:
- Festivaler kräver att man arbetar med människor, så var beredd att hålla sig dynamisk och flytande.
- Mer säker på att du får en bra utrustning till ett bra pris.
- Se till att du hyr strukturellt sålt stall och ställning.
- Få bud och kolla historierna hos alla leverantörer, inklusive referenser.
- Håll normerna höga och se till att allt stannar under kontroll.
- Möt med leverantörer dagligen under programmet för att hantera arbetskamrater.
- Var sant mot ditt ord och leverantörer, artister och matfolk kommer att komma tillbaka och arbeta med dig.
03 - Tips om festivals sponsring
Sponsringschefen är den person som arbetar för att få marknadsföring dollar för att stödja evenemanget. Christine Jacob, sponsringschef för Smak, erbjuder följande råd:
- Forskning jämförbara händelser på annat håll och replikera deras framgångar.
- Mål sponsorer för att erbjuda pengar, varor och reklam värde.
- Skapa en presenterande sponsor kategori.
- Skapa stora sponsringskategorier (dvs. automatisk, finansiell, dryck, media, etc.).
- Skapa sponsorkategorier för var och en av programmeringsområdena.
- Tillåt inte sponsorer att flyga på plats under evenemanget.
- Identifiera sponsorkrav tidigt som el, vatten, etc., och meddela verksamhetsgruppen för att bestämma de bästa platserna.
04 - Festivalkonsert / Talenthanteringstips
Talangsförvaltaren är den som förhandlar för att föra artister till en festival. Jenenne Brown Mosely, talangschef för Taste of Chicago, erbjuder följande tips:
- Känn din budget: stora namnartister kan mellan $ 500.000 och $ 1 million i 60-90 minuter.
- Överbrygga inte på en enskild konstnär för en händelse med flera dagar.
- Arbeta nära med din mediesponsor för att kompensera kostnaderna.
- Förhandla med artister som kanske redan finns i området kring din händelse.
- Låt talangen veta om du erbjuder sin konsert som en gratis show (kan minska avgiften).
- Partner med sponsorer som flygbolag och hotell för att kompensera konstnärskostnader.
- Säkra ett bra namn för din öppning, mitten och sista dagarna.
05 - Marknadsföringsfestivals tips
Marknadschefen är den som hanterar all kommunikation relaterad till en festival. Cindy Gatziolis, marknadschef för smaken, föreslår följande:
- Mediepartner hjälper dig att minska ditt behov av reklamkostnader.
- Integrera festivalen i befintlig reklam, PR och marknadsföringskampanjer.
- Produktionsschemat för evenemangsbroschyren kommer att bidra till att driva tidsplaner för festivalplanering.
- Skapa individuella pressmeddelanden på varje produktionselement för festivalen.