Dos och don'ts av att använda e-post i affärer
E-post har blivit så populärt att det i vissa fall används oftare än telefonen. Eftersom det skrivna ordet så lätt kan missförstås är förståelse av korrekt e-etikett viktigt i affärsmiljön.
Tyvärr förstår många inte hur man använder e-post till deras fördel, och fördelarna som det kan ge till affärer, saknas ofta. Följande företagsregler för e-post etikett kan hjälpa dina anställda att sammanställa e-postmeddelanden som är effektiva och effektiva.
01 - Skicka endast Tydliga och korta e-postmeddelanden
02 - Använd alltid en meningsfull ämnesrad
Lämna aldrig ämnesraden för ett mail tomt. En tom ämnesrad kan få din e-post flaggad som skräppost, och det kommer aldrig att nå sin destination. E-postmeddelanden med tomma ämnesrader missas ofta, särskilt om den avsedda mottagaren vanligtvis mottar många e-postmeddelanden på en viss dag. Använd alltid en ämnesrad som på ett adekvat sätt återspeglar innehållet i ditt e-postmeddelande. Det hjälper dina mottagare att sortera mer effektivt via sina e-postmeddelanden och kommer att uppmuntra till ett snabbare svar på ditt mail.
03 - Undvik extremt formaterade e-postmeddelanden
Skicka e-postmeddelanden i professionella format. Undvik flerfärgade teckensnitt och bilder för bakgrund. Dessa accouterments kan distrahera läsaren eller göra meddelandet svårt att läsa. Eventuella bakgrundsbilder du lägger till kan uppblåsa filstorleken på ditt e-postmeddelande. Det kan tvinga mottagare med långsamma anslutningar för att vänta en agonizingly lång tid för ditt meddelande att ladda ner. Nya bakgrundsbilder du lägger till kan uppblåsa filstorleken på din email. Det kan tvinga mottagare med långsamma anslutningar att vänta en plågsam lång tid för ditt meddelande att ladda ner.
Om ditt företag insisterar på att du använder speciellt brevpapper för e-post för att skapa ett konsekvent utseende, utnyttja det. Företagslogotypen och signaturlinjen kan projicera en professionell bild på dina e-postmeddelanden.
04 - Skicka aktuella svar
Låt inte folk vänta på aktuella svar på deras email. Reagera snabbt med ett tydligt, kortfattat meddelande. Om du behöver mer tid att undersöka ett svar eller samla mer information, berätta för din e-post avsändare när de kan förvänta sig ett svar.
05 - Använd Säkerhetsverktyg utanför kontoret
Om du kommer att vara borta från kontoret och inte kunna läsa din e-post, använd e-postsystemets out-of-office-verktyg för att automatiskt svara på alla som försöker kontakta dig. Se till att ditt autosvar låter avsändare veta när de kan förvänta sig att få ett svar.
06 - Skrik inte Wolf med högprioriterade flaggor
De flesta e-postsystem gör att du kan flagga ett mail som "Hög prioritet" eller "Rush". Gör inte det här som standardflagg för e-post. Använd det sparsamt, eller dina mottagare ignorerar prioritetsflaggan. När du äntligen skickar ett riktigt viktigt email, kommer det inte att få den uppmärksamhet det förtjänar.
07 - Tänk om "Svara alla" är nödvändigt
Klicka inte instinktivt på knappen "Svara alla" för varje mail som har flera avsändare eller mottagare. Tänk på ämnet och bestämma vem som behöver läsa ditt svar. Att kontinuerligt reagera på alla i onödan kommer snabbt att få dig ett rykte som en "företagspammare", och folk kan börja ignorera dina e-postmeddelanden helt och hållet.
08 - Separata affärer och personliga e-postkonton
Om det inte är en nödsituation, använd aldrig ditt företags email för personlig korrespondens. Även om du äger ditt eget företag, är det en bra idé att ha två separata e-postkonton. Det gör att du kan prioritera dina e-postmeddelanden och hålla orelaterade personliga meddelanden ur affärsnätverket.
09 - Använd professionella e-postkontonamn
Använd ditt eget namn som en del av företagets e-postadress. Till exempel james.bucki@example.com eller jbucki@example.com. Undvik smeknamn, handtag, monikers eller obscure referenser. Använd till exempel inte soccer.mom@example.com eller baseball.nut@example.com.
10 - Är e-post det bästa för detta svar?
Använd inte e-post som ditt enda kommunikationsverktyg. Inte alla meddelanden är lämpliga för e-post, och det kommer att finnas tillfällen då ett kort telefonsamtal eller ett kortkontorsbesök kan vara ett mer effektivt sätt att förmedla ett meddelande. Möte eller prata via telefonen kan introducera ett mänskligt element i interaktioner, och det kan göra stor skillnad när du försöker förklara någonting eller vill övertala någon att vidta åtgärder.
11 - Var känslig och tillgänglig
Använd aldrig e-post för att säga upp ett förhållande eller kontrakt. I branschkorrespondens ingår alltid en signaturrad som erbjuder alternativa sätt att kontakta dig. Till exempel kan du inkludera ditt kontor, fax och mobilnummer samt din kontorsadressadress.
12 - Undvik Emailing Massiva bilagor
Du vet aldrig hur eller var din mottagare kommer åt deras email. Mobila enheter kan börja ladda ner filen innan du ber användaren att bekräfta nedladdningen. Det kan ta lång tid och konsumera bandbredd som mottagaren måste betala för. Håll den kombinerade storleken på bilagorna under 50 MB.
Om du måste skicka en stor fil, kontakta mottagarna först och fråga hur de vill ta emot filen. Du använder också en filöverföringstjänst för att skicka filen.
13 - Tänk innan du skickar den e-posten
Slutligen ta en stund och fundera på vad du har skrivit innan du trycker på "send" -knappen. Är det något som inte ska skickas i ett mail? Är det av personlig karaktär och inte lämpligt att använda företagets e-postsystem? Skrivte du e-postmeddelandet medan det var arg och medföljande passager kan du ångra dig senare? Om så är fallet, tryck på "delete" -knappen.