Hur man professionellt sätter in en röstare

Affärsetikett av telefontekniker

Det sista som en uppringare vill höra över telefonen är att de kommer att läggas på plats. När en uppringare är i väntan ser 60 sekunder ut som en evighet. Ett sätt att bryta denna uppfattning om en orimlig tid som finns kvar är att programmera ditt telefonsystem för att spela musik och / eller informativa meddelanden om ditt företag medan den som ringer väntar på linjen för dig.

7 på Hold Do's

1. Hälsar den som ringer hövligt eller använder din företags standardhälsning (dvs. "Tack för att du ringer. Det här är Jim Bucki. Hur kan jag hjälpa dig?").

1. Vänta på en paus i samtalet för att berätta för dem att du ska sätta dem i vänteläge.
2. Förklara orsaken till att de hålls på plats.
3. Berätta för dem att du kommer att återvända till sitt samtal om en minut.
4. Be om ursäkt för besväret eller tacka den som ringer för att hålla när du återvänder till den som ringer.
5. Ta personens telefonnummer och ring dem tillbaka om du kommer att vara mer än 60 sekunder borta. från telefonen eller du måste sätta dem på vent igen.
6. Använd användarens namn ofta för att lägga till en personlig anslutning till den som ringer.

5 på vänteläge

1. Avbryt inte samtalet för att sätta dem i vänteläge.
2. Låt dem inte vara kvar i mer än en minut.
3. Förvara dem inte flera gånger i ett samtal.
4. Låt dem inte ringa tillbaka dig; du ringer dem tillbaka.
5. Var inte oförskämd, oavsett hur arg en kund kan vara.

2 Sample Lead-Ins för att sätta en kallare på plats

1. "Herr Smith, kan du vänligen hålla när jag hämtar din fil?" {pausa för ett svar} "Tack. Jag kommer tillbaka om en minut." {caller in hold} "Tack för att du höll Herr Smith. Jag kan hjälpa dig nu ..."

1. "Ms Jones, jag kommer att kolla för att se om herr Johnson är tillgänglig för att ringa. Kan du vänligen hålla i en minut?" {paus för ett svar} "Tack. Jag kommer strax tillbaka." {caller in hold} "Jag är ledsen för besväret. Herr Johnson är inte tillgänglig just nu. Kan jag få honom att ringa dig tillbaka?"

Behöver du avsluta samtalet?

När du har hämtat telefonen finns det flera anledningar till att du kanske behöver avsluta ett telefonsamtal professionellt.

Den vanligaste är den "långvariga talaren" som konsumerar din tid. En annan anledning, men mindre vanligt, är den som ringer som använder missbrukande, hotande eller vulgärt språk. I det här fallet bör du rådfråga företagets policy och rutiner för hur du hanterar denna situation för att undvika rättsliga konsekvenser. Lär dig hur man avslutar ett telefonsamtal professionellt, här.

relaterade artiklar

• Sample Internal Voicemail Hälsningar för din Office Phone
• Sample Voicemail hälsningar för din företags telefon
• Viktiga tips för Business Phone Etiquette