Din nästa kris ligger precis runt hörnet - Gör dig redo nu
Är din ideella redo att vara ikvälls nyheter?
Du behöver inte ens vara skyldig i någonting för att bli de dagliga nyheterna. Dåliga saker händer till och med värdiga ideella organisationer.
Under min ideella karriär har organisationer som jag jobbat för upplevt en kunds död; en produkt manipulering som hotade den största insamlingen; en atletisk skandal; och en massfotografering på campus.
Vi lärde oss det svåra sättet att vara beredd eller förbereda sig för att lida mer än nödvändigt.
Här är sex förslag till bättre krishantering av din ideella sida.
01 - Vänta inte.
Istället brainstorm eventuella scenarier eller typer av katastrofer som kan hända och börja planera för dem.
Utbilda dig själv om ideella kriser och prata med dem som förvirrade dem. Bjud in en veteran av katastrofer att tala med din personal och ditt styrelse. Tilldela din PR-personal för att utarbeta en krisplan och ge dem en tidsfrist.
Advokat för verklig beredskap. Många människor i ideella organisationer, särskilt små organisationer, tror inte att någonting dåligt kommer någonsin att hända. De vill inte tänka på det. De tror inte att de har tid att förbereda sig.
Och de kan till och med nöja sig med personal som driver på detta ämne. Tala upp ändå. Om den krisen inträffar, kommer folk att uppskatta din förtanke.
02 - Inse att kriserna tar många former.
Som en eld kan snabbt komma på toppen av en kris göra en stor skillnad i resultatet.
Din kris kan vara en olycka som involverar en volontär, en kunds död, förskingring av din ekonomichef, en rättegång av en tidigare anställd eller en hackattack som hotar integriteten hos dina givare och kunder .
De kräver alla olika svar. Förbered dig för så många som du kan tänka dig och gör ditt bästa för att lägga planer på plats för att minimera skadorna på ditt ideella rykte.
Även om något händer som du inte tänkte på, kommer din förberedelse för andra typer av nödsituationer att hjälpa. Planeringen kan avslöja luckor i säkerhet, försäkringsskydd , otillräcklig personalpolitik eller brist på personer med särskild kompetens.
Att utöva eventuella nödsituationer kommer sannolikt att göra din organisation bättre förberedd för andra.
03 - Utveckla en logistikplan och en kommunikationsplan.
Utveckla ett riskhanteringsprogram för att hantera förlust av liv, egendom och försäkringsfrågor. Identifiera punkt personer som snabbt kan handla, meddela lämplig hjälp och hantera evakueringsplaner.
En kommunikationsplan innefattar att identifiera talesmän, tilldela någon att samla fakta när de dyker upp, skriva pressmeddelanden och lokalisera en plats för en presskonferens .
04 - Få ditt sociala mediehus i ordning
Nästan alla ideella organisationer använder en viss nivå av sociala medier. Beslut nu vem som ska hantera det här mediet under en nödsituation. Ställ in en instrumentpanel (här är nio att överväga) där du kan övervaka alla sociala medier-plattformar och svara snabbt.
På grund av sociala medier finns det liten chans att styra information på ett sätt som brukade vara möjligt. Så försök inte. Men du kan ge användbar information, bekämpa rykten med faktum och uttrycka bekymmer.
Låt inte dina sociala mediesidor sitta där. Använd dem. En studie fann att ideella organisationer ofta inte svarar på sociala medier eller klagomål.
Sociala medier kan dock vara det bästa sättet att visa ditt företags ansikte och stärka sitt rykte för att vara snäll, sympatisk, artig, korrekt och en källa till objektiv information.
05 - Förbered dig att tala.
Fortsätt sedan med uppdateringar när händelser utvecklas. I många situationer kan du ha redan förberedda uttalanden.
I all kommunikation ska du vara orolig, visa bekymmer, prata oro och alltid berätta sanningen. Var inte rädd för att säga, "Vi vet inte." Det är bättre än att gissa. Lägg till att du arbetar så fort som möjligt för att få alla fakta.
Många mer går förlorade genom att vägra att prata med media än vad som riskeras genom att göra det. Ett vakuum av information uppmuntrar mediafientlighet och allmän förlust av förtroende.
06 - Ge medieträning
Sätta ihop ett medieutbildningsprogram före katastrofattacker. Träna alla som kanske behöver vara en talesman. Det kan vara din styrelseordförande, din VD och annan nyckelpersonal, som en medieförhållande person. Också överväga din högsta fundraiser, din volontärkoordinator och, i förekommande fall, din säkerhetsperson eller installationschef.
Medieutbildning behöver inte kosta mycket om du har någon på din styrelse som arbetar i PR eller någon som är med i media. Nyckeln är att göra det regelbundet så att nya människor blir utbildade, och andra växer inte inaktuella.