Sätt en back-up-plan på plats
Helst bör du alltid ha en reservplan på plats vid plötsliga sjukdomar eller andra nödsituationer, men om en nyckelpersonal tipsar sig vid avgång eller meddelar, måste du omedelbart komma med en plan att få någon annan att hantera sina uppgifter.
Höga chefer och potentiella ersättare bör förstå alla aspekter av hans roll.
En stor del av en följdplan är dokumentation. Allt som varje anställd arbetar på ska vara en del av en allmän handbok, kalender, göra-lista eller fil. Denna dokumentation bör innehålla kontaktinformation för externa parter samt förklaringar om hur Excel-makron, datorprogram eller andra genvägar som skapats av arbetstagaren arbetar.
Planen bör också innehålla en tydlig lista över prioriteringar så att kvarvarande anställda inte är överväldigade och vet vilka uppgifter som har företräde framför sitt befintliga arbete.
Överväga informationssäkerhet
Nyckelpersoner har ofta tillgång till bankkonton, viktiga datorsystem och onlinetjänster. Även om avsiktliga missförhållanden eller stöld av information är sällsynta, är det fortfarande den bästa praxis att ta bort deras tillgång så snart de inte längre behöver det.
Förutom att ta bort åtkomst måste du se till att du behåller det.
Till exempel kan en annan anställd behöva ges underskriftsmyndighet för att upprätthålla ett signatursystem med två signaturer. Om avgångsarbetaren anmält sig till en onlinetjänst, till exempel din webbplatsanalys, använder företagets email, var noga med att få honom att överföra behörighetsuppgifterna.
Utfärda en slutbetalning och förmåner
Avgångsarbetare är berättigade till utbetalning av sin slutlön och eventuella tillkommande förmåner, såsom oanvända semesterdagar.
Betalningar för upplupna förmåner beror på ditt anställningsavtal och lokala lagar.
Statlig lagstiftning anger också tidslinjen för betalningen. Du har vanligtvis vad som skulle ha varit den regelbundna schemalagda lönedagen om arbetstagaren hade stannat hos ditt företag. Många företag föredrar att ha avgående anställda tecken på sin slutliga löneskatt personligen på sin sista dag. Arbeta med din bokföringstjänst för att beräkna det slutliga beloppet.
Uppdatera dina finansiella rapporter
Om en anställd redan har förvärvat aktieoptioner eller uppskjuten ersättning, är utgifterna och medföljande skulder sannolikt redan registrerade i dina böcker. Om avgången utlöser en gyllene fallskärm eller en annan avtalsperiod, kan ersättningen förfallen endast vara en fotnot - om den ingår i ditt finansiella rapporter alls.
Snarare än att vänta till nästa rapporteringsperiod, ska din bokhållare omedelbart göra lämpliga journalposter för att spegla eventuella finansiella transaktioner som inträffade med arbetstagarens avgång. Detta ger dig förvarning om du behöver förklara eller justera för en förändring i vinst som orsakats av utbetalningar.
Meddela investerare
De flesta anställda anses vara ersättningsbara, och deras avvikelser skulle osannolikt anses vara väsentliga för investeringsbeslut.
Det finns emellertid undantag. Ett exempel skulle vara en ledande forskares avgång, vars avgång skulle störa forskning som anses vara central för hans företags verksamhet.
Oavsett, som bästa praxis, bör du skicka ut en release som meddelar dina investerare om avgången hos någon nyckelansvarig. Detta kan hjälpa till att lugna rädslan för oro eller oenighet inom dina led och förhindra investerare att överväga att dra sitt stöd. Det är också ett bra sätt att hålla investerare informerade om vad som händer inom ditt företag och att låta dem veta hur du planerar att växa framåt.