Många hotell har åberopat webbplatser för online-hotell RFP (Request for Proposals), till exempel Conventionplanit.com och sabrehotelrfp.com för att främja deras mötes- och konferensservice. De har också utvecklat sina egna online RFP-formulär.
Men många planerare är ovilliga att skicka sina hotell-RFP genom tredje parts sökmotorer. Många planerare föredrar att skicka in sina förfrågningar om hotellbud direkt till hotell- och konferenscenter.
Vilken information ingår i ett hotell RFP?
Ett bra verktyg för att hjälpa planerare att börja utveckla sina egna formulär för hotellbud och andra evenemangsbehov är händelsen accepterad praxis utbyte verktyg från konventionsindustrins råd.
Grundläggande delar för ett hotell RFP bör innehålla följande:
- Förfrågers grundläggande kontaktuppgifter (namn, titel, organisation, adress, telefon, email, etc.)
- Händelsedatum (ange minst två olika alternativ)
- Rumsblock behövs (datum och antal rum)
- Mötesrumsförfrågningar (datum, rumstorlekar, kvantiteter)
- Kraven på mat och dryck
- Tillgänglighetskrav
- Frakt och mottagande krav
- annan relevant information
Att dra fördel av RFP-verktyg
Dessutom erbjuder Global Business Travel Association (GBTA) sina medlemmar ett omfattande hotell RFP-verktyg som evenemangsplanerare kan önska att överväga.
Elements av GBTA hotel RFP inkluderar följande:
- Översikt över hotellfaciliteten
- RFP-begäran om översynsinformation
- Kontraktsinformation för rumsrummet
- Storleken på hotellets totala mötesplats
- Totalt antal mötesrum
- Storleken på hotellets största balsal eller mötesrum
- Takhöjd för största balsal eller mötesrum
- Har hotellet ett permanent styrelserum?
- Hur många personer kommer styrelserummet att rymma?
- Har hotellet dedikerat utställningsutrymme?
- Vad är storleken på utställningsutrymmet?
- Vad är avståndet till området kongresscenter?
- Vad heter Convention Center?
- Vad är skattesatsen för mat och dryck?
- Vad är bankett serviceavgiften procent?
- Skattas bankavgifterna?
- Erbjuder hotellet in-house audiovisuella (A / V) tjänster?
- Kommer hotellet erbjuda rabatt på in-house A / V-tjänster?
- Kommer hotellet att tillåta kunder att ta in leverantörer utanför A / V?
- Hur många mötesrum innehåller trådlöst höghastighetsinternet?
- Hur kan möteslokaler innehålla videokonferenser?
- Finns det en avgift för att använda egna A / V-leverantörer?
- Accepterar hotellet företags "mötes kort" för betalning?
- Erbjuder hotellet mötespaketpriser?
Dessutom skulle det vara till hjälp att dela med hotellförsäljningen vilken typ av händelse du är värd för. Detta ger dem insikt i de mål som mötet kan ha.
De goda nyheterna om att arbeta med hotell är att de flesta borde vara ganska erfarna att samla liknande händelser och en bra försäljnings- eller cateringchef kommer att kunna dela mer information med dig om hur man kan hjälpa evenemangsplanerare att uppfylla sina mål.