Samlingar Regel 1 anger att ju längre en proposition är utestående, desto mindre sannolikt är det att det kommer att betalas. Samlingar Regel nr 2 är nästan lika viktigt:
Samlingar Regel nr 2: Vissa människor betalar inte, oavsett vad.
I dessa fall har du ett återkallande: ta ut beloppet av din försäljning och ta skatteavdraget för den osäkra skulden .
Innan du kan ta avdrag för osäkra fordringar måste du använda periodiseringsräkningssystemet .
De flesta småföretag använder kontantsystemet. Under periodiseringssystemet kan du spela in en försäljning när du fakturerar kunden, men om du inte får betalt kan du sluta med ett inkassoföretag.
Så låt oss säga att du använder periodiseringssystemet och du vill samla in pengarna eller ta ett skatteavdrag för beloppet.
Först och främst, se till att du förstår och tillämpar lagar som gäller konsumentkredit och insamling av osäkra fordringar. Du vill inte behöva stå inför en rättegång från en irat kund eller bli anklagad för trakasserier.
Så här börjar du samlingsprocessen
Du har i flera månader försökt att få en kund att betala, skicka brev, även ta den här kunden till en samlingsbyrå. Ingenting har fungerat. Det finns dock en ljuspunkt i detta finansiella mörker; du kan ta ett skattemässigt avdrag för att rensa denna osäkra skuld från dina kundfordringar. Så här fungerar den här processen:
- Under året har du kundfordringar som du samlar in ... och vissa fordringar som du har problem med att samla in.
- I slutet av året kör du en åldersrapport för kundfordringar för att se vem som inte har betalat dig länge och vem du har försökt flitigt att samla in från.
- Om kunden inte längre är aktiv eller har slutat betala kan du kanske skära den här kundens balans från din totala försäljning för att minska din inkomst.
- Lägg upp alla dåliga skulder du vill skriva av. Var säker på att du verkligen vill skriva av dessa skulder. Om du får pengar från kunden senare måste du omvända avskrivningen och deklarera betalningen som inkomst.
- Granska listan med din skatterådgivare och lägg till de icke-betalare. Då kan du göra anspråk på avdrag för det totala beloppet av dina osäkra fordringar på din företagsbeskattning.
Vad om kunden betalar senare? Ibland kommer kunder som du trodde aldrig skulle betala tillbaka senare och betalar dig. Du kommer att behöva räkna denna inkomst och din revisor måste redovisa omräkningen av den osäkra skulden på din avkastning.
Hur dokumenterar jag att det här är verkligen en dålig skuld?
Som med andra skatteavdrag vill IRS dokumentationen de vill vara säkra på att dina skulderavdrag är legitima. På vissa sätt kan du dokumentera dessa osäkra fordringar:
- Håll pappersarbete på dina insamlingsinsatser: brev till kunder, datum för telefonsamtal och resultat
- Håll din åldersrapport för kundfordringar för att visa hur länge dessa skulder var utestående.
- Om du anställde en inkassobyrå, behåll dokumenten eller kontraktet i samband med denna transaktion och eventuella korrespondenser som visar inkassobyråens ansträngningar att samla in.
- Spela in all information som leder till att du tror att dessa kunder inte kommer att betala eller att du har nått ett dödsfall i insamlingsinsatserna, till exempel ett konkursmeddelande i en tidning eller ett brev som har återlämnats till dig som otillåtet.
Med andra ord, behåll någon rekord som hänför sig till denna osäkra skuld, för att underbygga din avskrivning till IRS.
Tillbaka till Få betalt: Ställa in ditt samlingssystem