Att göra ditt hembaserade kontorsutrymme funktionellt och effektivt
Arbeta hemifrån erbjuder många fördelar - från flexibiliteten att ställa in ditt eget schema för att spara tid och gaspengar genom att praktiskt taget eliminera din dagliga pendling. Att vara framgångsrik på ett hemmakontor kräver dock att man skapar ett kontor som främjar effektivitet i en icke-traditionell arbetsmiljö. Tänk på följande tips för att definiera ett professionellt arbetsutrymme för ditt nya företag.
01 - Gör en lista över dina kritiska hemmakontor
02 - Välj ett dedikerat område för ditt hemkontorsutrymme
När du har gjort din kritiska behovslista har du en bättre uppfattning om hur mycket utrymme du faktiskt behöver för ett kontor. Med det i åtanke kan du nu välja ett eget område i ditt hem för kontorsutrymme. Idealt sett bör kontoret vara i ett lugnt område med viss nivå av integritet. Detta är särskilt viktigt om du delar huset med en make, barn eller ens en rumskompis. Till exempel kan ett extra rum med en dörr vara bäst eftersom det kan hjälpa filtreringsbuller från resten av huset. Eller om du kommer att träffas med kunder på ditt hemkontor, kan det vara mer effektivt att välja ett rum nära husets främre ingång.
03 - Få kreativitet: Balans Arbetsyta och Lagringskrav
Ofta har ett hemmakontor en begränsad mängd utrymme och kan känna trånga även med bara en stol och ett skrivbord i rummet. Att behålla ett professionellt kontor är dock beroende av bra organisation. Det innebär att planera ett utrymme som har gott om utrymme för både lagring (filer, tillbehör, etc.) och ett gott område att sprida ut och arbeta. Du kanske måste bli kreativ. Till exempel, bygg ditt eget skrivbord som använder filskåp som bas med trä eller en laminat bänkskiva för toppen. Du kan också behöva lagra filer i ett annat rum. Tänk på att den allmänna tumregeln är att alla filer eller varor som du använder ofta ska vara lättillgängliga. Återigen är målet att skapa ett organiserat kontorsutrymme som uppfyller alla dina grundläggande behov.
04 - Ljusa ditt hemkontor med korrekt belysning
Välj om möjligt ett utrymme för ditt kontor som ger mycket naturligt ljus. Detta ger en bra grund för ett ljust arbetsutrymme som sedan kan förbättras med mer direkt belysning. Om ditt kontor släpper in lite eller ingen utomhusbelysning blir tillgänglighetsbelysningen ännu viktigare. Börja med att tillhandahålla generella lampor som fyller det mesta av arbetsområdet. Tänk sedan på att lägga till arbetsbelysning, skrivbordslampor och golvlampor som kan ge koncentrerad belysning till ditt specifika arbetsområde. Slutligen, oavsett vilken typ av belysning som är tillgänglig, se till att din datorskärm är placerad så att den förhindrar att en bländning uppstår. Syftet är att skapa balanserad belysning som minimerar ögonbelastningen.
05 - Använd en dedikerad telefon för ditt hemföretag
En av de många fördelarna med att arbeta hemifrån har minskat kostnader. Men de första besparingarna från att dela en telefonlinje med ditt hem och företag kan i sista hand kosta dig. En hemtelefon är mindre professionell och kan ge kunderna möjlighet att ifrågasätta företagets legitimitet. En av de vanliga fallgroparna med att använda en hemtelefon måste dela röstbrevlåda som använder ett meddelande från både familj och företag. Det förvirrar kunderna. På samma sätt kan du riskera att ett barn eller en annan familjemedlem deltar i telefonen när du delar en telefon, vilket ger intrycket att du inte kör ett verkligt företag. Det är bäst att använda en dedikerad telefonlinje till ditt hemkontor. Det kan naturligtvis innefatta att du använder en mobiltelefon eller en VoIP-telefon (Internet-baserad).
06 - Investera i rätt hemmakontorutrustning
Att komma igång på ditt hemmakontor med hjälp av rätt utrustning är avgörande, och telefoner är inte de enda måste ha utrustning. Tyvärr kan det vara frestande att skymma på nyckelfärdig utrustning och spendera på onödiga saker, såsom kontorsinredning. Pengar bör spenderas på ett bra skrivbord med rätt arbetsutrymme, en bekväm stol som kan ge stöd, datorer med effektivt minne och prestanda, snabb internetanslutning och annan specialiserad utrustning, verktyg eller programvara som är avgörande för prestanda i ditt kompetensområde.
07 - Separera professionell från personalen
När du arbetar hemifrån är det viktigt att hålla ditt personliga liv från att leka över i ditt företagsliv (och vice versa). Att ställa in ett företagsbankkonto är det första steget i att hjälpa dig att undvika att blanda personalkostnader med dina företagsutgifter. För att ytterligare minska förvirring, försök att lagra personliga kontroller, journaler och till och med mail i ett rum som är skilt från ditt kontor. Att helt segmentera dessa två delar av dina liv kan också hjälpa till vid skattetiden. Skatteavdrag relaterade till hemkontor granskas alltmer, och ju mer du kan bevisa att kontoret är ett helt separat och engagerat område, desto bättre är det att möta IRS-definitioner på ett hemkontor .
08 - Använd formella processer och procedurer i ditt hemkontor
Det är inte nödvändigt att skriva en formell anställningshandbok eller publicera en lista över kontorsregler, men det är användbart att bestämma ett formellt verksamhetssystem för ditt hemkontor. Detta inkluderar allt från standardisering av registrering och betalning av fakturor till loggningstid med kunder och körsträckor för affärsresor. Genom att hålla några formella förfaranden på plats för vanliga affärsfunktioner kommer ditt kontor att vara organiserade, och den informationen är tillgänglig var och när du behöver det mest.
09 - Fastställa kontorstimmar
Flexibilitet är en viktig fördel för att arbeta för dig själv på ett hemkontor. Ändå krävs det fortfarande att du lägger en hel del tid. Att ställa in ett typiskt schema för att arbeta på ditt kontor hjälper dig att hålla fokus. Kanske ännu viktigare, att hålla standard kontortid (för det mesta) hjälper också dina kunder att veta när du är tillgänglig och kan nås. När allt kommer omkring kan du göra mycket av ditt kreativa arbete mitt på natten, men dina kunder är mer än troligt att hålla mer traditionella timmar och behöver tillgång till dig inom den tidsramen. Att ställa in kontorstimmar kan också hjälpa till att minimera distraheringar och oanmälda samtal eller inlämningsbesök från välmenande vänner och familj.
10 - Håll tid: Häng en klocka på ditt hemkontor
När din kontortid är inställd, glöm inte att hänga en klocka på en vägg eller placera en på ditt skrivbord - var som helst är det tydligt synligt. Även om detta kan tyckas skrattretande (eller uppenbart) är sanningen att när man arbetar hemifrån är det lätt att glömma tiden. Innan du vet det har du arbetat en 14-timmars dag, för tredje dagen i rad. Även om ditt arbete är hemma, kommer det fortfarande en tid när du behöver ringa det en dag och stänga dörren till kontoret.