P2P förbinder upphandling genom betalning av varor
Köpet till betalningsprocessen, även kallad P2P-processen, kopplar upp inköp och hela försörjningskedjeprocesser inom ett företag via varukvittoteprocessen, och slutligen till betalningen som utfärdats till säljaren.
Under de senaste åren har företagen noggrant tittat på deras köp för att betala processer för att:
- Minska den totala försörjningskedjan och lagerutgifterna
- Frigör behövde pengar
- Förbättra operativ prestanda
- Gör bättre ekonomiska beslut
Förutom att minska den totala försörjningskedjan och lagerkostnaderna kan förbättring av inköp till betalningsprocessen ge en synlighet som gör det möjligt för ledningen att få bättre kommunikation med säljaren om varorna är i leveransprocessen och betalning till säljaren.
Inslag i inköp till betalningsprocess
Det finns många element i P2P-processen, som var och en är viktig i den övergripande processen. Processen börjar med inköp av varor och slutar med betalningen till den valda leverantören.
sourcing
P2P-processen börjar med inköpsavdelningen som bedrivs av forskning och utveckling eller produktionsavdelningen för att hitta en leverantör för ett speciellt föremål eller en tjänst. F & U-avdelningen kan ha producerat en specifikation inom vilken säljaren måste utföra.
I vissa fall kan föremålet vara en standard beståndsdel som behövs för produktionsprocessen, och det kan bara kräva att inköpsavdelningen hittar det bästa kvalitetsvaran till bästa pris.
Beroende på vilken produkt eller tjänst som krävs kan inköpsavdelningen utfärda en RFQ-offert eller välja lämpliga leverantörer baserat på tidigare relationer.
kontrakt
När inköpsavdelningen har valt en lämplig leverantör eller leverantörer kommer det att finnas en kontraktsprocess där leverantörer och inköpsavdelningen kommer att förhandla fram ett kontrakt baserat på pris, betalningsvillkor och leveransscheman.
Köp av
När kontrakten har tecknats mellan företaget och säljaren kan beställningar höjas och skickas till säljaren. För att förbättra leveranstiden för föremålen kan företaget skicka inköpsordern elektroniskt snarare än att skicka eller faxa.
Genom att skicka en elektronisk inköpsorder kan informationen anges direkt i leverantörens datorsystem. För att säkerställa att det finns synlighet ska leverantören tillhandahålla företagets framstegsinformation, såsom uppdaterade leveransdatum och dokument såsom avancerad fraktmeddelande (ASN).
Varor kvitto
Efter leverans av föremål från säljaren är nästa steg för att dessa föremål kommer fram till kunden . Föremålen kommer att kontrolleras för att säkerställa att kvantiteten är densamma som inköpsordern, samt att kontrollera varorna för skada och kvalitet.
Om det finns något problem med de föremål som tas emot, informerar kunden säljaren så att antingen varor kan returneras eller en rabatt ordnas.
Fakturering
Leverantören kan fakturera kunden när som helst efter att varorna skickats. Genom att använda en elektronisk faktureringslösning kan P2P-processen strömlinjeformas så att informationen kommer in i kundens kontosystem.
När objekten är mottagna, matchade mot fakturan och inköpsorder kan fakturabehandlingen påbörjas.
Fakturabehandling
Vid P2P-processen bör bearbetningen av fakturor ske så att rabatter som erbjuds av säljaren erhålls. I det förhandlade avtalet kan leverantören erbjuda rabatter för betalning som görs av kunden innan betalningen förfaller.
Till exempel kan säljaren erbjuda fem procent rabatt för betalningar som görs mindre än tio dagar efter mottagandet av varorna.
Analytics
Som ett led i P2P-processen bör ett företag ha fullständig lönsamhet för inköpsutgifterna. En kontinuerlig övervakning av utgifterna kommer att identifiera områden som kan vara oroande, till exempel att säljare ökar priserna eller oseriösa utgifter.
En P2P-process som innehåller bästa praxis kan spara företag pengar.
Detta bör innehålla begränsningar för vad som kan köpas utanför standard P2P-processen.
Genom att tillåta icke-standardiserade inköp ökar incidensen av onödiga kostnader och poliseringen av dessa inköp kan slösa bort resurser som kan sparas om rätt P2P-process användes.
Lär dig om Zelle för P2P.
Denna artikel har uppdaterats av Gary W. Marion, Logistik och Supply Chain Expert för Balansen.