Tillåter inte tillräckligt med installationstid
Det finns alltid en tävling mot tiden när du ställer in en händelse , men du borde ha en uppskattning av hur mycket tid du behöver för att få allt på plats. Ingenting ser värre ut än att ha ett rum fullt av arbetare som kör när den första gästerna kommer. Målet bör vara att ha allt satt minst 15 minuter innan dörrarna öppnas.
Planerar inte ett genomgång med kunderna
Kalkylblad, e-post och bankett händelseordningar är utmärkta verktyg för att kommunicera detaljerna i en händelse. Att förlita sig endast på dokument för att måla en bild av tillfälle kan leda till övervakningar. Ju bättre strategi är att gå igenom resplanen med din klient på plats när det är möjligt. Diskutera varje ögonblick och detalj som om händelsen inträffade framför dig.
Glömmer att bekräfta dina leverantörer
Din genomsnittliga evenemangsleverantör tjänar flera kunder i flera olika kategorier.
Kort sagt betyder det att de har mycket att komma ihåg. Du vill alltid få en muntlig eller e-postbekräftelse från alla leverantörer 48 timmar före installationstiden. E-post är vanligtvis bättre eftersom du kan stava dina förväntningar och be dem att svara skriftligt.
Med utsikt över konkurrerande händelser
Om du någonsin haft en "bullrig granne" vet du redan hur störande dessa situationer kan vara.
Att gå upp mot andra händelser i din arena kan vara en stor utmaning, varför du borde diskutera detta scenario i förväg med platsförvaltningen och dina kunder. Ta reda på vem som kommer att dela samma gemensamma områden och offentliga resurser med din fest och identifiera vem som har befogenhet att lösa ljudproblem om de blir ett problem.
Att inte ha en beredskapsplan
Vad händer med din händelse i händelse av dåligt väder, eller till och med stängning av din plats? Det här är inte enkla saker att planera för, men de blir omöjliga att hantera på dagen för showen. Skriv ut din beredskapsstrategi minst två veckor i förväg för bra åtgärd. Även om du planerar att avbryta evenemanget behöver du fortfarande en organiserad metod för att kontakta alla dina gäster.
Har inte tillräckligt med hjälp på händelsedagen
Arbetskostnader är alltid ett problem när man försöker balansera händelsesbudgetar . Med detta sagt kan det leda till större problem än att gå över budgeten. Du kan inte förvänta dig att göra allt själv om du är evenemangsplaneraren. Koordinering av anställda, säljare och detaljer är tillräckligt för att hålla dig sysselsatt av sig själv. Var inte rädd för att spendera ett par hundra dollar för att anställa ytterligare arbetare eftersom du inte kommer att kunna när saker och ting flyttas.
Använd inte en förpackningslista
Att hantera en händelse utanför anläggningen kräver vanligtvis en omfattande lista över leveranser. Självklart har du vanligtvis flera veckor för att få alla dessa leveranser i ordning, men de kommer inte göra något bra om de aldrig gör det till arenan. En förpackningslista ger en omedelbar uppdatering av de saker du behöver ladda in i bilen. Visst, du hittar sannolikt pennor och tejp för att låna på arenan, men vad händer om du glömmer dina namnkoder eller din bärbara dator? Gör en förpackningslista och kolla in den två gånger innan du lämnar.
Den goda nyheten är att dessa händelseplaneringsfel är alla lätt att förebygga. Faktum är att du kan skriva ut den här artikeln och skicka den till att fungera som en påminnelse om vad du inte ska göra. Kom ihåg att förebyggande är alltid lättare än återhämtning!