Formatera ett professionellt företagsbrev med dessa tips
Korrekt företagsbrevformat
Företagsbokstäver i USA använder fyra vanliga brevformat. Variationer skiljer sig åt för andra länder, t.ex. datumet är sammansatt i en annan stil.
Alla korrekta företagsformat är acceptabla, men blocket är vanligare.
Block Letter Format: Det vanliga blockformatet formateras med all din text flush med vänster marginal. Punkterna är dubbla mellanrum och alla linjerna är placerade på ett enkelt sätt. Marginalerna är en standardordbehandlingsinställning på en tum. (se bilden av Block Letter Format).
Halvblock Brevformat: För halvblocket är den enda skillnaden mellan semi- och alternativblocket i motsats till att kropptexten är motiverad till vänster, den första raden i varje stycke är inryckt.
Alternativt blockformat: Det alternativa blockbokformatet flyttar returadressen, datumet, stängningen, namnet, titeln och signaturen till vänster på sidan.
Förenklat brevformat: Det här formatet har samma egenskaper för blockbokstaven med ett undantag, hälsningen eller hälsningen elimineras. Det är ett användbart format när du inte vet att mottagarens kön är man eller kvinna eller fru eller fröken.
Sektioner av ett företagsbrev
- Returadress: Om du har ett brevpapper kan du hoppa över det här avsnittet. Ta med din fullständiga företagsadress och korrigera juridiskt företagsnamn. Du kan också inkludera din e-postadress eller telefonnummer om det behövs av din mottagare.
- Datum: Följ månad, dag, år format. Gör ditt datum aktuellt till brevets faktiska utlämningsdatum.
- Mottagarens namn och adress: Inkludera fullständigt namn och adress till den kontaktperson du skickar brevet till. Personens titel kan läggas till tillsammans med telefonnumret om det behövs.
- Hälsning: För hälsning använd personens formella namn och avsluta med ett kolon för din företagsbrev.
- Ämne: Att tydligt ange ämnet i brevet hjälper dig, mottagaren, snabbt att få reda på det sammanhang som ditt brev handlar om.
- Kropp: Din brevkropp bör börja med en generell introduktion av vem du är och brevets syfte. Inkludera särskilda stycken beskriva problemet eller problemet. Stäng kroppen med ett anrop till handling. Varje affärsbrev bör vara kort och kortfattad med hänsyn till din läsares begränsade tid.
- Stängning: Här kan du välja ett formellt format som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar".
- Signatur: Skriv ditt namn som detsamma som i ditt brev. Namn & Titel: Inkludera ditt fullständiga namn och jobbtitel.
- Inlämningar och CC: Om du skickar ytterligare dokument ingår en inneslutningsrad och om någon annan får en kopia av brevet inkluderar cc. eller kol kopi av den andra mottagaren eller mottagare.
Du kan förenkla hela processen med att skapa ett korrekt formaterat företagsbrev genom att använda ditt ordbehandlingsprogram.
I Microsoft Word kan du använda brevguiden genom att gå till funktionen "Verktyg", välj "Letters & Mailings" och klicka på Brevguiden. Trollkarlen frågar dig genom varje fält och låter dig välja ett format.
Att använda rätt företagsformat är ett steg i att göra ditt företag mer professionellt. Ta dig tid att göra rätt intryck med ditt företag.