Du kan ha betalningar (oanmälda checkar) du kan inte skicka till en leverantör, överbetalningar till en kund eller en lönecheck som inte hävdats av en anställd eller annan egendom som tillhör någon annan än vilken din verksamhet har i sitt besittning och dig vet inte hur man får den här egenskapen till den person som äger den.
Det är viktigt att notera att lagar som gäller obeståndad egendom (inklusive lönecheckar) regleras av de enskilda staterna. Reglerna är de i staten där betalningsmottagaren är, inte staten där ditt företag är.
Om ditt företag befinner dig i den situation där du inte kan hitta ägaren av obeståndad egendom finns det två saker du måste göra:
1. Gör alla rimliga ansträngningar för att hitta mottagaren av betalningen så att du kan ge dem pengarna.
2. Om du inte kan hitta mottagaren inom en rimlig tid måste du anmäla bristen på betalning till ditt land och betala pengarna till staten, så det är tillgängligt för mottagaren vid en senare tidpunkt.
Låt oss säga att du betalat en anställd som har lämnat ditt företag och som inte har betalat en lönecheck. Du har pengar på ditt löneverkskonto , men kom ihåg att det inte är din egendom. Ej ansedd egendom betraktas som en skuld för redovisningssyfte det vill säga det är egendom du håller men som inte är ditt företags egendom.
Din verksamhet har två ansvarsområden för ej anspråk: 1) Att rapportera och betala obefordrade tillgångar till rätt tillstånd, och 2) Se till att företaget korrekt återspeglar skulden i balansräkningen.
Oclaimed Property och ditt företags bokföring
För bokföringsändamål, när du når den punkt där du måste anmäla den okända checken till ditt tillstånd, kanske du vill överväga att rensa kontrollen och sätta beloppet i ett spärrkonto. Detta kommer att bidra till att fonderna inte används av misstag.
Du borde redan ha betalat anställningsskatten på detta belopp.
Håll goda uppgifter om denna betalningsmottagare eller anställd och se till att du fortsätter försöka kontakta personen regelbundet. Justin Pritchard, Banking Expert på Balansen, har en mall för utestående kontroller som du kanske vill överväga att använda.
Rapportering och betalning till stat
Principen om escheat (uttalad "es-cheat" precis som den ser ut) styr här. Escheat betyder "uppgivelse" och det är baserat på en gemensam lag som kräver att obefordrad egendom returneras (överlämnas) till staten, inte förvarad av den person som har den. Tanken är att egendomen inte är din, och att staten har mer resurser för att hitta den enskilda eller det företag som äger ägande.
Om ingen ägare hittas, håller staten fastigheten. De typer av egendom som kan vara tillämpliga är kontroller (inklusive lönecheckar), spärrfonder, överbetalningar av kunder, leverantörsskulder, och du kan inte betala till leverantörer, lönekontroller och provisionskontroller.
Statliga lagar på oclaimed Property
Alla stater har escheatlagar som beskriver tidsperioder och förfaranden. Statliga lagar innehåller vanligtvis följande steg:
- Staten anger en tidsperiod utan någon kontakt angående fastigheten.
- Då finns det en period att försöka hitta ägare, posta due diligence bokstäver till den senast kända adressen. Det skulle vara bra att skicka dessa bokstäver med certifierat brev eller "returnerat kvitto", så att du har en rapport om att försöka kontakta personen eller företaget.
- Efter denna period på året måste du skicka in en rapport till staten och en överföring av belopp till följd av ägare som du inte kunde kontakta.
Oclaimed Paychecks
Oclaimed lönecheckar är också föremål för escheat lagar som ej anspråk. Lagarna i den stat där arbetstagaren senast arbetade gäller. Om du har en lönecheck för en tidigare anställd eller anställd som inte har ansökts för en viss tid måste du följa samma statusrapporteringstidslinje som för annan egendom. Se den här artikeln för mer diskussion om hur man hanterar oavlönade lönecheckar.
State Escheat Laws
Du kan söka efter ditt stats namn och ordet "escheat". Sök till exempel "Iowa escheat laws". Du kan titta på webbplatsen för din statstjänsteman, inkomstavdelningen eller skattemyndigheten för att hitta information. Kom ihåg att varje stat har olika krav. Den här webbplatsen av en advokat innehåller mer information om upphävd egendom, inklusive länkar till escheatlagar i alla stater.
Redovisning för oclaimed Property
Redovisning för ej anspråk på egendom varierar beroende på sannolikheten för att egendomen kommer att krävas. Enligt Journal of Accountancy är det i många fall bäst att känna igen förlusten, från en redovisningssynpunkt, även innan du övergår till staten. Tala med din skatterådgivare före årsskiftet för att diskutera din lista över potentiell obeståndad egendom.
Några förslag för att hantera ofrivillig egendom
- Ta reda på lagen i ditt tillstånd , eller för alla stater där du har anställda som arbetar. Var särskilt uppmärksam på perioden efter vilken du måste anmäla den oupplånade egendomen till staten.
- Ställ in policyer och förfaranden för att fånga upp information om oupplåten egendom och en tidslinje för att granska listan och skicka meddelanden varje år.
- Ange sedan en gång varje år för att rapportera och betala för inkasserad egendom.
Statliga revisioner
Slutligen kom ihåg att oinvänt egendom inte är ditt företags egendom. Stater kan och gör granskning för oupplåten egendom och kan bedöma böter och påföljder för bristande överensstämmelse med statens lagar.