Tips om hur man sätter ihop ett vinnande förslag under RFP-processen
Att svara på en begäran om förslag (RFP) kräver effektivt precision, kunskap och expertis hos ämnet, samtidigt som du övertygar ägaren till de dygder och egenskaper som omvandlar dig till det bäst lämpade företaget för den relaterade uppgiften. Begäran om förslag är vanligtvis utvärderade av en grupp styrelseledamöter eller utskottsnämnd med sådan expertis som snabbt kan upptäcka de företag som svarar eller konkurrerar om det specifika projektet. Att svara på begäran om förslag (RFP) kräver kompetens och vi vill att du ska få jobbet, så vi tillhandahåller dessa enkla tips som gör att du kan svara RFP på ett effektivt sätt.
01 - Förstår du vilka tjänster som krävs?
02 - Vad löser problemet?
Om en begäran om förslag utfärdas, uppstår ett problem. Du måste utvärdera den metod du ska använda för att lösa eller konfrontera problemet. Presentation av de färdigheter, resurser och metoder som du kan använda för att lösa problemet. Sätt ihop en plan som förklarar hur du kommer att uppfylla kundens mål och göra det en prioritet när du svarar på hans RFP.
03 - Upprätta och bekräfta kundens prioriteringar
De flesta myndigheter som lämnar en ansökningsansökan har särskilda krav som måste uppfyllas, med början från den viktigaste faktorn. Utvärdera dig själv och bestämma hur mycket vikt du ger till den speciella faktorn i ditt svar. Ge ett tydligt och kortfattat sätt att hantera den viktiga faktorn.
04 - Projektets omfattning
Genom att förstå projektets omfattning kan du förbereda det bästa laget, resurser och tidsramar som behövs för att hantera problemet. Omfattningen måste definieras av kunden och måste adresseras i RFP med resurser, logistik, idéer och ge tidigare erfarenheter om hur ditt företag har att göra med det.
05 - Kundförväntningar
Var verklig. Skapa inte idealistiska scenarier med osannolika lösningar och metoder, förbereda verkliga lösningar, verkliga gruppmedlemmar och svara med specifika lösningar och presentera, om tillgängligt, aktuella problem lösas. Ett schema måste vara en del av ditt RFP-svar och måste innehålla förväntningar om när du ska börja, vad du ska göra när du är klar att slutföra och även hur du kan presentera tillfälliga lösningar om det behövs.
06 - Två är bättre än en
Försök presentera alternativa sätt att lösa problemet. Att presentera flera alternativ att välja gör det möjligt för kunden att tro att du har en stor erfarenhet och att du kan hantera oväntade förhållanden som uppstår i det aktuella problemet. Ange dina alternativ, om inte annat anges, så kan kunden ha i ditt RFP-svar flera val att välja mellan.
07 - Mänskliga resurser - Lärdomar
Nuvarande specifika exempel på tidigare erfarenheter ; identifiera liknande lösningar och liknande problem som du har arbetat med. Det kommer att öka tron på dig och omvandla dig till en av finalisterna. Kom ihåg din grupp tillsammans, kom ihåg att vi pratar om det team som ska delta i projektet och få dem att förklara hur de kommer att lösa gemensamma problem.
08 - Du är inte den enda
Förutom svaret på klienten måste du också motverka din konkurrent . Tänk inte att du är den enda som svarar på förslaget. Nuvarande riktiga idéer till fördel för att välja dig mot de andra företagen. Markera dina styrkor och försök att minimera din svaghet. Undvik allihopa att prata om dina konkurrenter, kom ihåg handlar allt om dig.
09 - Mervärde
Presentation till kunden bredare alternativ som kompletterar begäran om förslagsspecifikt problem. Föreslå andra saker och handlingar som kommer att representera extra besparingar till kunden. Ange värdeteknikalternativen du kan använda eller hur man sparar pengar till dina kunder men löser fortfarande problemet som anges i RFP.
10 - Team
Inkludera nyckelpersoner med erfarenhet av liknande projekt . Använda lagmedlemmar med extrautbildade aktiviteter, träning och andra lärandeupplevelser. Presentera ett orgdiagram över resurserna, hur mycket tid som är avsedd för projektet, när de ska delta och när resurserna kommer att dras tillbaka från projektet.
11 - Tidsram
Nuvarande tidsram och specifika scheman för hur problemet ska lösas eller hur genomförandeprocessen kommer att pågå. Ett P6 eller MS Project schema visar din förståelse av projektet, och om dess resurs laddas, ännu bättre.
12 - Ge referenser
Identifiera liknande myndigheter med liknande problem som du har arbetat med och vilka typer av lösningar och problem du har hanterat. Lista kontaktnyckelspelare, projektstorlek, scheman, kostnader och problem som står inför när man hanterar liknande problem med andra kunder.