Planera revisionen
Din arbetstagares ersättningsförsäkringsbolag kommer sannolikt att inleda revisionsprocessen strax efter att din arbetstagares ersättningspolicy löper ut.
Du kan få ett brev från din försäkringsgivare eller ett telefonsamtal från den person som är behörig att utföra din revision. Din tilldelade revisor ska schemalägga revisionen vid en tidpunkt som är lämplig för dig. Datumet ska vara tillräckligt långt in i framtiden så att du får tillräckligt med tid för att samla in den information som revisoren behöver. Be revisoren att ge dig en sammanfattning av de uppgifter som han eller hon kommer att behöva för att utföra revisionen.
Observera att din tilldelade revisor kanske eller inte kan vara anställd hos försäkringsgivaren. Vissa försäkringsbolag upprätthåller en internrevisionsavdelning bemanad med egna medarbetare. Andra lägger ut revisionsfunktionen till ett oberoende revisionsföretag. Processen ska vara densamma om revisionen utförs av en anställd hos försäkringsgivaren eller en entreprenör.
Records du behöver
Revisorn behöver olika finansiell information för den tidsperiod som omfattas av den policy som granskas. Här är den typ av information du kan bli ombedd att tillhandahålla:
- Redovisningslogger
- Skatteformulär, särskilt formulär 941 och 944, Arbetsgivare Federal Tax Return (kvartalsvis respektive årlig)
- Rekord av kontantutbetalningar
- Betalningar för tjänster som tillhandahålls av oberoende entreprenörer. Revisorn måste kontrollera att dessa arbetare inte är dina anställda.
- Betalningar för tjänster som tillhandahålls av underleverantörer
- Försäkringsbevis för varje underleverantör du anställde
- W-2 och 1099 former
- Arbetsbeskrivning för varje arbetare. Se till att det beskrivs arbetstagarens uppgifter korrekt.
- Beskrivning av din affärsverksamhet
- Löneposter för policyens löptid. Revisorn måste verifiera alla lönekällor som tillhandahålls till varje arbetstagare (lön, bonusar etc.).
- Lönebegränsningar som gäller för verkställande befattningshavare, samarbetspartners, ensamägare etc. som omfattas av policyn
- Din erfarenhetsbedömning arbetsblad
När du har samlat in de nödvändiga uppgifterna måste du ordna det. Lägg alla dina löneposter (till exempel W-2-formulär, betala stubbar och övertidsposter) tillsammans så att informationen är lättillgänglig. På samma sätt lägger du all information om underleverantörer, inklusive betalningsbelopp och försäkringsbevis, på ett ställe. Din insats kommer att löna sig, vilket gör revisionen enklare och snabbare.
Vad ingår i löneavgiften?
Din arbetstagares ersättningspremie beräknas genom att multiplicera en ränta gånger din lönedel och sedan dela resultatet med 100. NCCI och de flesta statliga arbetstagarnas ersättningsmyndigheter hänvisar till lön som ersättning . Dessa termer används ofta omväxlande. Båda betyder det monetära värdet av de tjänster som dina anställda tillhandahåller till din organisation.
Kostnaderna som ingår i ersättningen varierar något från stat till stat. De innefattar dock i allmänhet följande:
- Bruttolön och löner, inklusive retroaktiva löner och löner
- Provisioner. Detta inkluderar totala provisioner mottagna av en arbetstagare och eventuella teckningar mot provisioner.
- Bonus, inklusive aktie bonusplaner
- Semester, semester och sjukpenning
- Övertids betalning. I alla utom några länder inkluderar ersättningen övertid, beräknad till raktidsränta. Antag exempelvis att en arbetstagares normala timpris är $ 20 per timme. Om arbetaren betalades $ 600 i 20 timmar övertid, skulle du bara inkludera 400 dollar av övertidslönen.
- Betalningar som görs av dig som annars skulle ha hållits tillbaka från anställdas lön enligt lagen om social trygghet, Medicare eller en pensionsplan
- Betalning till arbetare på annan grund än arbetad tid. Exempel är styckarbete, vinstdelning eller incitamentsplaner.
- Betalning eller ersättning för handverktyg eller handverktyg som arbetstagare använder för att utföra sina jobb
- Hyresvärde för en lägenhet eller ett hus som tillhandahålls en anställd. Också värdet av andra logi och måltider som en arbetare mottog som en del av hans eller hennes lön
- Betalningar dras av från arbetstagarnas bruttolön för pensionering, cafeteria eller besparingsplaner
- Lön för anställda av oförsäkrade underleverantörer (se kommentarer nedan)
Vad är uteslutet från löneavgift?
Det finns ett antal kostnader som vanligtvis utesluts när löneavgiften är beräknad för syftet med betygsarbetare ersättning försäkring. Även om dessa varierar beroende på stat, innehåller de ofta följande:
- Tips och andra förmåner mottagna av anställda
- Avgångsvederlag (annan än för arbetstid)
- Rabatter på inköpta varor från arbetsgivaren
- Ersättningskostnader
- Betala för aktiv militär tjänst
- Enhetliga utsläppsrätter
klassificeringar
En av revisorns huvuduppgifter är att se till att den försäkrade verksamheten är korrekt klassificerad. Arbetskompensations klassificeringssystem är utformade för att kategorisera företag , inte enskilda medarbetare. Revisorn granskar ditt företags verksamhet för att avgöra om den grundläggande klassificeringen som anges i din policy är korrekt.
Den grundläggande klassificeringen är den klassificering som bäst beskriver din övergripande verksamhet. Detta är ofta detsamma som den styrande klassificeringen (klassificeringen tilldelades mest löneavgift). Antag exempelvis att du driver en maskinaffär. Några av dina anställda arbetar med svarvar medan andra använder borrpressar eller stämplingsmaskiner. De specifika aktiviteter som utförs av dina anställda kan variera från arbetstagare till arbetare. Ändå passar de alla med din grundläggande klassificering, maskinshop.
Vissa anställda kan utföra uppgifter som kräver separata klassificeringar. Till exempel använder din maskinaffär en kontorist som utför sitt jobb i ett sluten kontor bort från andra arbetare. Denna anställd skulle sannolikt bli tilldelad klassificeringen Clerical Office Employee snarare än Machine Shop.
Arbetstagarnas ersättningsklassificeringssystem är extremt komplexa. Din revisor kan omklassificera ditt företag på ett sätt som du inte förstår eller det inte är meningslöst för dig. I detta fall, fråga revisorn för en förklaring. Om du fortfarande är förvirrad om ändringarna, fråga din agent eller mäklare om hjälp.
Möte med revisorn
För att utföra revisionen måste revisor träffa dig eller en betrodd representant för ditt företag. Om du delegerar denna uppgift till någon annan, se till att han eller hon:
- känner ditt företag bra
- förstår alla faser av ditt företags verksamhet
- vet vilka uppgifter som utförs av varje anställd
- förstår ditt företags arbetskompensationspolicy , inklusive de klassificeringar den innehåller
- förstår ditt företags finansiella register, inklusive löneuppgifter, så att han eller hon kan svara på frågor från revisorn
När du träffas med revisoren ska du eller din designat vara samarbetsvillig och svara på revisorens frågor så väl som möjligt. Ge inte information som inte begärdes.
Liksom många företag kan ditt företag anställa ett offsite bokföringsföretag för att hantera dina bokförings- och lönelistorfunktioner. Ska din bokförare träffas med revisionen på dina vägnar? Svaret är nej. Din bokförare kan ge revisoren de finansiella rapporter som han eller hon behöver för att göra revisionen. Revisorn måste dock besöka dina lokaler för att utföra en fysisk revision.
Underleverantörer leverantörer~~POS=HEADCOMP
Många stater har lagar som innebär ansvar för entreprenörer som anlitar oförsäkrade underleverantörer. Dessa lagar gäller dig om ditt företag fungerar som en entreprenör, och det underleverantörer arbetar med andra.
Antag exempelvis att ditt företag, ABC Construction, anställer en underleverantör som heter P & J VVS för att göra rörledningar på en byggnad du renoverar. En anställd hos P & J skadas på jobbet och försöker att lämna in en ersättningskrav för arbetstagare. P & J har dock inte köpt ersättning för arbetstagare. I de flesta stater kan den skadade arbetstagaren söka förmåner enligt din arbetstagares ersättningspolitik.
Försäkringsgivare är skyldiga enligt lag att ge fördelar till anställda av oförsäkrade underleverantörer. Således kommer din revisor att granska dina skattehandlingar och leta efter 1099 formulär utfärdade till underleverantörer. Han eller hon kommer att kontrollera om du har erhållit ett försäkringsbevis från varje underleverantör du anställde. Om någon underentreprenör du anställde inte gav bevis för arbetstagarens ersättningsförsäkring, kommer revisorn att betala dig ett tilläggspremie för den entreprenörens försäkringsskydd.
Priset för en oförsäkrad underleverantör beror på vilken typ av arbete underleverantören utförde. Till exempel, om underentreprenören utförde takarbeten, så kommer takten för den tillämpliga takklassificeringen att användas. Kursen kommer att tillämpas på hela eller en del av kostnaden för det underleverantörer. Om de pengar du betalat till underleverantören var för arbete bara, kommer hela kostnaden (dividerad med 100) att användas som premiebidrag.
Entreprenör kontra underleverantör
Om din verksamhet inte är en entreprenör, är du ansvarig för skador som uppstår av anställda av oberoende entreprenörer du anställer? Svaret är generellt nej. Entreprenören driver ett företag som är oberoende av ditt. Således är entreprenören ansvarig för att ge arbetstagare ersättning till sina egna skadade anställda.
Antag exempelvis att du äger en butik. Du anlitar en Fabulous Flooring, en golvleverantör, för att riva ut ett gammalt linoleumgolv i din butik och ersätta det med en ny. Du skisserar resultatet du vill ha (ett nytt golv) och Fabulous gör jobbet. En fantastisk övervakare övervakar golvarbetarna. Handledaren anger arbetsscheman och dikterar hur anställda utför sitt arbete. Om en Fabulous anställd skadas när du installerar ditt nya golv, ska Fabulous (inte ditt firma) vara ansvarig för arbetstagaren.
Det finns vissa situationer där ett företag kan hållas ansvarigt för skador på anställda hos en oberoende entreprenör. Sålunda bör du insistera på att alla oberoende entreprenörer du anländer ge bevis för att de har köpt arbetskompensationsförsäkring.