Betydelsen och förberedelsen av import och exportförpackningslistor

Var uppmärksam på detaljer när du utarbetar internationella fraktdokument

En förpackningslista åtföljer en internationell frakt och används för att informera transportföretag om vad de rör sig om. Det gör det också möjligt för kunden och andra som är involverade i transaktionen att kontrollera vad som har skickats mot proformafaktura. Det är en nödvändig skyddsåtgärd för att frakta felaktig frakt internationellt. En exportpaketlista är till exempel mycket mer detaljerad än en inhemsk.

För att förbereda din förpackningslista, radera alla priser på fakturan och dubbelkollera för att se hur många fall, vikt (netto, brutto, metrisk) och mätningar visas på fakturan. Döpa sedan om dokumentet "PACKING LIST" i stora fetstil. Ställ aldrig in en förpackningslista för en kommersiell faktura.

Här är flera skäl till varför en förpackningslista är viktig:

• Den stöder vad som faktiskt skickas.
• Det kan åtfölja ett inspektionsintyg.
• Det kan användas som ytterligare bevis för att stödja en betalningsmetod men (rekommenderas) måste du se till att du matchar din produktbeskrivning till det för vilket betalningsinstrument som helst.
• Den kommer att användas av en Customers Broker för godkännande och inträde i ett främmande land.
• Den används av köparens säljare för att jämföra vad som har beställts till det som har skickats.
• Det används för att utfärda en konossement.
• Den används för elektronisk exportinformation (EEI) och används ofta av amerikanska och utländska tulltjänstemän för att verifiera varor.

Varför Packningslistor är så viktiga

Om du inte fyller i en förpackningslista kan en mängd problem uppstå som kan förorsaka förödelse med ditt företag. Dessa problem varierar från att dina varor inte levereras till önskad destination för att inte bli betalda.

En exportförpackningslista ska vara säkert fastsatt på utsidan av varje fraktbehållare , helst i ett vattentätt paket och ett kuvert som är tydligt märkt "Förpackningslista bifogad". Det är ansvaret för fraktarna och speditörerna att bestämma totalvikten och volymen på sändningen, och huruvida den korrekta lasten (som angiven) skickas eller ej.

All denna information är baserad på förpackningslistan. Dessutom får tulltjänstemän i hamnen för inresa och utfartshamn använda förpackningslistan för att kontrollera lasten.

Förberedande förberedelse

Flera veckor i förväg måste fraktföraren , tullmäklaren, banken och kunden ange hur många kopior de behöver och var och en kopia måste bifogas och distribueras. Du borde alltid göra tre eller fyra extra kopior för dina filer, bara om det är fallet.

Om du väljer att bearbeta din leveransdokumentation online väljer du lämplig förpackningslista och sedan kontaktar alla parter som är involverade i den internationella försäljningen för att avgöra om din förpackningslista måste signeras.

Eftersom eventuella misstag på förpackningslistan kan orsaka en fördröjning av godkännandet i destinationshamnen, följ alla nödvändiga åtgärder för att du ska få det rätt första gången.