Hur man förbereder ett evenemangsplaneringsföretagsförslag
Dessutom behöver evenemangsplanerare vissa affärsförmågor för att effektivt driva en händelseplaneringsverksamhet.
En av dem är att veta hur man förbereder ett evenemangsplaneringsföretagsförslag, ett viktigt steg för att marknadsföra dina tjänster och säkra kundens verksamhet.
Varför behöver jag ett företagsplanförslag för evenemangsplanering?
Här är ett välkänt scenario för en evenemangsplanerare: du har ett affärsmöte med en potentiell kund för att diskutera en kommande händelse.
Det gick bra. Du har beskrivit din erfarenhet, de planeringstjänster du tillhandahåller och förklarat hur du är en bra match för vad kunden letar efter. Du skakade händer, tackade dem för sin tid och sen ... vad? Ditt nästa steg är att följa upp och skicka klienten ett detaljerat evenemangsplaneringsföretagsförslag.
Vad exakt är ett evenemangsplaneringsföretagsförslag?
Ett företagsplanförslag för händelseplanering är ett omfattande dokument som beskriver de tjänster du ska tillhandahålla för en händelse. Det är din företagsbroschyr, din marknadsföringskampanj och din försäljningsskala alla inslagna i en.
Detta evenemangsföretagsförslag bör presentera dig som en erfaren, skicklig yrkesman som är unikt kvalificerad för att utföra denna händelse. Det ska skilja dig från andra evenemangsplanerare och etablera dig som någon kunden kan lita på.
Ett förslag till evenemangsplanering bör vara välskriven, innehålla specifikationer angående vilka tjänster som ingår i förslaget (och vilka som inte är) och illustrera hur du ska utföra händelsen, tillhandahålla nödvändiga detaljer så att kunden enkelt kan tänka på vad du föreslår.
Ge det den personliga touchen
Visst, det är lättare att ladda ner en mall för "affärsförslag" och helt enkelt ange den saknade informationen och skicka den ut med ditt visitkort. Men är det verkligen hur du vill representera ditt företag eller dina tjänster?
Om du inte tar tid att sätta ihop ett tankefullt, undersökt eventplaneringsföretagsförslag till en potentiell klient, vad säger det om den insats du ska lägga in för en kund som redan har gett dig en insättning?
Din affärsrelation börjar med den första kommunikationen du har med någon kund och första intryck räknas. Så ta din tid och gör det rätt. Skapa ett evenemangsplaneringsföretagsförslag som är professionellt och anpassat till din klients händelse - en återspegling av de professionella, tankeväckande, unika evenemangsplaneringstjänsterna du tillhandahåller.
7 saker att inkludera i ett evenemangsplaneringsföretag förslag
- Business Introduktion - Kort introducera ditt evenemangsplaneringsverksamhet. Diskutera din bakgrund, eventuella professionella certifieringar och hur länge du är i affärer, relevant erfarenhet och din speciella nisch om du har en.
- Beskrivning av händelsen - Ge en övergripande omfattning av händelsen, inklusive detaljer som diskuterades under ditt första klientmöte , såsom händelsens mål, möjliga datum, platser att överväga, antal gäster etc.
- Eventplaneringstjänster som ska tillhandahållas - Är mycket specifika i det här avsnittet och innehåller alla de tjänster som du kommer att tillhandahålla för denna händelse. Listningsposter med punkter eller underrubriker är mycket effektiva eftersom det är ett enkelt sätt för kunden att se utbudet av tjänster som ingår. Lista alla leverantörer som du ska använda och eventuella tjänster som är valfria för en extra avgift. Det är viktigt att vara mycket detaljerad i det här avsnittet så att klienten har en klar förståelse av vad som ingår och vad som är ytterligare.
- Exempel på ditt arbete - Om du har planerat en händelse som liknar den du föreslår till den här klienten är det här en chans att visa upp dessa färdigheter. Inkludera bilder, skisser, nyhetsklipp eller andra visuella bilder som hjälper till att måla en bild i kundens sinne om vad du kan göra. Detta är ett utmärkt sätt att marknadsföra ditt evenemangsplaneringsverksamhet.
- Föreslagna kostnader - Beräkna noggrant alla kostnader i samband med planeringen och genomförandet av denna händelse. Om du formaterar det här avsnittet som en serie steg kommer du att vägleda din klient genom alla faser av händelsen och hjälpa dem att visualisera varje aspekt när den utvecklas. Var specifik inom en allmän kategori av kostnader. Om du till exempel har en rader för catering, bryter du ut de individuella kostnaderna för mat som anger beloppet per person, antal servrar som krävs och timpris, utgifter för borduthyrning, sängkläder och så vidare. Istället för att förbereda ett förslag med en stor prislapp längst ner, skriv ett specificerat förslag så att din kund kan förstå enskilda kostnader. Det här är till hjälp av två anledningar: det stämmer överens med det oundvikliga "stickerchocken" när alla artiklar är upptagna och det finns en stor prislapp längst ner och det ger din klient möjlighet att bestämma om kostnaden för extra cocktailtid är värd utgiften.
- Nästa steg - Några detaljer om timing eller nästa steg finns längst ner i ditt företagsförslag. Om händelsen har ett fast datum, se till att du anger att ett tecknat kontrakt måste vara mottaget vid ett visst datum för att du ska kunna planera och genomföra händelsen.
Ange den insättning som krävs och det datum då det måste vara mottaget.
Kontaktinformation - Var noga med att inkludera din företagskontaktinformation längst ner i händelseföretagets förslag. Ange din webbplats, e-postadress, telefonnummer, faxnummer och adress. Fäst ett visitkort till ditt förslag också för enkel hänvisning.
Håll kommunikationslinjerna öppna
Efter att ha skickat klienten till ditt evenemangsplaneringsföringsförslag, nå ut till dem för att låta dem veta att förslaget är på väg. Berätta för dem att du kommer att följa upp om några dagar för att se om de har några frågor. Håll kommunikationslinjerna öppna. Var mottaglig och ge personlig uppmärksamhet. Det är en indikator på hur du gör affärer och stänger affären.