Detta är ett stort beslut eftersom om priset är för högt riskerar du att sakna dina närvaroantal. Om du inte rensar tillräckligt efter kostnader kan även en liten kris göra hela företaget till en förlust.
Det är en lutande lutning att gå, vilket är anledningen till att du vill studera de olika prissättningsstrategierna nedan och välja en som ger den bästa lösningen för din marknad.
Den detaljerade metoden
Den mest grundläggande prissättningsstrategin är att beräkna kostnader, lägga till en vinstmarginal och sedan dela summan av den lägsta projicerade närvaron. Det finns inget fel med denna strategi, eftersom det har varit formeln som används av butiker i hundratals år, men det kräver noggranna prognoser. Saker som uthyrning av hyresgäster och audio / visuella kostnader kommer inte att förändras oavsett hur många personer som deltar, men kostnaden för mat och andra per personavgifter kommer att. Det är här dina projicerade miniminivåer är nödvändiga eftersom de i slutändan kommer att täcka dina fasta kostnader.
Marknadsprissättning
När du baserar dina konferensavgifter på marknaden spelar du i princip med en vision om vad folk har råd med. Det är motsatsen till detaljhandeln eftersom det börjar med att fastställa priset för införsel och sedan arbeta bakåt för att bygga konferensen inom den budgeten .
En sak att komma ihåg med marknadspriset är att den bygger på uppfattat värde. Med andra ord kommer deltagare inte att överlåta sina pengar helt enkelt för att du har en händelse. Du måste ge exceptionellt värde eller annars kommer du kämpa för att sälja biljetter till alla priser.
Begränsad åtkomstprissättning
Detta är en tiered prissättningsmodell som erbjuder fler funktioner och fördelar för dem som betalar mer.
Till exempel kan en grundläggande biljett erkänna någon till den huvudsakliga generella sessionen och breakouts. Nästa nivå skulle ge allt detta plus en plats vid keynote lunchen. VIP-biljetten skulle helst inkludera föredragna sittplatser och tillträde till ett exklusivt pausrum och nätverksfunktion efter evenemanget. Återigen skapar nyckeln till framgång tillräckligt med värde i varje nivå för att skapa tillräcklig efterfrågan.
Incitament och påföljder
Du kan använda incitament och påföljder för att uppmuntra registrering inom en viss tidsperiod. Du har förmodligen sett "tidig fågel" registrering erbjudanden på många av de händelser du har deltagit. Målet med dessa kampanjer är att täcka alla dina fasta kostnader tidigt så att du inte krypterar för att samla in pengar nära slutet. Påföljder eller sena registreringsavgifter är nästan nödvändiga om du serverar mat eftersom de flesta cateringkontrakt innehåller tillägg för beställningar som placeras efter det slutliga garantidatumet. Se till att förklara detta för sena registranter, eftersom de ofta känner sig manipulerade av straff när de i praktiken endast verkställs för att täcka dina kostnader.
Post-Event Access
En populär idé i internetåldern är att erbjuda online-tillgång till en inspelad version av dina konferensmöten, men var medveten om att denna strategi har potential att påverka dina marknadsföringsinsatser.
Det kommer att finnas några potentiella deltagare som efter att ha upptäckt att sessionerna spelas in kommer inte att känna sig motiverade för att delta i liveevenemanget. Din organisation kommer även att medföra kostnader för inspelningsutrustning, webbplatshantering och värdavgifter. Av dessa skäl är det bättre att begränsa tillgång till deltagare online eller ta ut en väsentlig avgift för icke-deltagaråtkomst. Vid slutet av dagen kostar det att spela in och skicka videoklipp av konferensmöten, så känner dig inte skyldig att ge bort det här materialet.
De två viktigaste siffrorna för att bestämma din konferensprisstrategi är de förväntade kostnaderna och närvarouppskattningarna. Utan dessa prognoser blir det svårt att välja en prissättningsmodell som passar bäst för din organisation och deltagare. Ge dig själv gott om tid att undersöka dessa två siffror innan du bestämmer din prissättningsmodell.