Regleringsfel händer då och då, men många vanliga redovisningsfel kan undvikas med korrekt planering och förberedelse. Vi vet alla att det oftast tar mer tid att rätta ett misstag än att få det rätt första gången. Intressant är det också billigare att identifiera och korrigera misstag tidigt i ett projekt istället för att vänta på att åtgärda problemet senare.
Om du behandlar ditt företag som ett långsiktigt projekt, så vill du vara proaktiv genom att bli medveten om vanliga misstag som andra gör och korrigerar dem tidigt, vilket inte bara sparar ditt företag tid, pengar och huvudvärk utan också ger dig en konkurrensfördel på marknaden med mer strömlinjeformad verksamhet och bättre kundnöjdhet. Följande är vanliga redovisningsfel varje CPA har sett småföretagare gör.
01 - Underlåtenhet att följa redovisningsförfaranden
Ett bra steg är att utveckla standardiserade formulär och checklistor för att slutföra för att säkerställa konsistens och noggrannhet. Du vill till exempel dokumentera en process för att skapa nya leverantörer.
Du behöver leverantörens namn, adress, telefonnummer och arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN), bland annat dokument som försäkringsbevis , rekommendationsbrev eller tecknade avtal. Då måste du ange denna information i din bokföringsprogram så att du kan bearbeta betalningar.
Du kommer att vilja ta den tid som behövs för att överväga den information du behöver samla från dina leverantörer, utveckla en standardiserad blankett eller checklista för att se till att du får den informationen och sedan ha en skriftlig policy som dina anställda kan följa.
02 - Arbeta utan budget
Skapa en budget så att du har en utgångspunkt för att bedöma företagets operativa resultat. Budgetar är inte bara användbara för att begränsa överskridandet men kan användas för att fastställa realistiska, skriftliga finansiella mål. Budgetar bör alltid grundas i verkligheten, men du kan säkert använda din budget för att ställa rimliga finansiella mål, oavsett om det ökar intäkterna eller minskar driftskostnaderna.
03 - Göra datainmatningsfel
Datainmatningsfel uppstår då och då. Medan du inte kan förhindra alla datainmatningsfel kan du få en policy för att utföra olika avstämningar i tid för att säkerställa att uppgifterna upptäckas snabbt och kan korrigeras.
Till exempel vill du utföra månatliga bankavstämningar, samt kundfordringar och betalningsavstämningar. Du kan också köra budget-till-faktiska avvikelser för att identifiera eventuella fel vid klassificering av intäkter eller kostnader eller köra kundkvitton eller leverantörsbetalningsrapporter regelbundet för att säkerställa att alla kvitton och utbetalningar verkar rimliga.
Ovanliga transaktioner bör granskas för att säkerställa att inga datainmatningsfel gjordes och att transaktionerna är korrekta.
04 - Underlåtenhet att säkerhetskopiera redovisningsprogramvara
Du behöver regelbundet säkerhetskopiera ditt företags bokföringsprogram och andra data. Många program för småföretagers bokföring har en funktion som låter dig ställa in automatisk säkerhetskopiering av ditt bokföringsprogram.
Använd den. Du bör också ta dig tid att dubbelkontrollera dina säkerhetskopieringsfiler, till och med gå så långt som att använda säkerhetskopieringsfilen för att se om du kan driva ditt företag som vanligt med det.
Ibland är filer korrupta; ibland säkerhetskopierar du inte alla data du behöver. En snabbkontroll kan identifiera problem med din säkerhetskopiering så att du kan se till att du har allt du behöver för att fortsätta att driva ditt företag om behovet skulle uppstå.
05 - gör för mycket själv
Outsourcing administrativa uppgifter som inte lägger till värde för ditt företag kan vara en fördel.
Till exempel är en skattrevisor sannolikt bättre insatt i skattelagstiftningen än du är så outsourcing av skatteplanering och förberedelse till din revisor gör att du sänker din skatteskuld, ökar skatteöverensstämmelsen och ger dig mer tid att ägna åt inkomstgenererande aktiviteter.
Många småföretagare vill inte delegera ansvaret till andra kunniga yrkesverksamma, men outsourcing av bokföring, juridisk, IT och andra administrativa funktioner kan minska fel och öka lönsamheten om du använder den nyfunna tiden klokt.
06 - Underlåtenhet att korrekt kategorisera intäkter och kostnader
Shoebox redovisningsmetoden är förmodligen inte ett bra val för småföretag med mer än bara några transaktioner per år. Alla pengar som kommer in och går ut ur ditt företag måste tilldelas den lämpliga kategorin.
Företagare som håller sig högst upp på sina bokföringsregister leder inte till misstag. De kommer att veta vem som fakturerades, hur mycket och huruvida kunden har betalat eller ej.
Du kommer också att finna att du är din årsskifteskattförberedelse kommer att bli mycket jämnare än att försöka samla in de dokument som du behöver för att förbereda din företags avkastning precis innan avkastningen beror.