Småföretag är särskilt utsatta för stöldtab av anställda. En anledning är att arbetare ofta utför flera funktioner med lite övervakning.
Ett exempel är en bokhållare som hanterar kundfordringar , leverantörsskulder och den månatliga avstämningen av balansräkningen. En andra orsak är att många små företag saknar grundläggande kontroller för att förhindra bedrägerier, såsom spetskontroll eller en årlig extern revision. För det tredje lägger många småföretagare för mycket förtroende för nyckelpersoner och är ovilliga att erkänna tecken på oärlighet.
Typer av kontantstöld
Föreningen för certifierade bedrägeribekämpare (ACFE) citerar tre typer av kontanterstöld : skimming, kontanterlust och bedrägliga utbetalningar. Skimming och cash larceny innebär stöld av kontanter kvitto, vilket innebär kontantflöde i verksamheten. Bedrägliga utbetalningar innebär stöld av kontantflöde från affären i form av betalningar.
skimming
Skimming hänvisar till stöld av pengar som ännu inte har gått in i arbetsgivarens redovisningssystem. Stölden kan förekomma i kassan eller vanligt försäljningsstället.
Till exempel gör en kund ett köp med kontanter. En anställd låsar pengarna och ringer aldrig upp inköpet på kassan. Företagsägaren är inte medveten om stölden eftersom det inte finns några uppgifter om försäljningen. En arbetare kan också ringa upp en del av försäljningen och ficka resten. Till exempel samlar en anställd $ 10 från en kund och ringer upp en $ 5-försäljning.
Han håller de återstående $ 5.
Anställda som arbetar under lågtider som nattskift tenderar att övervakas mindre noggrant än de som arbetar under normala öppettider. Detsamma gäller externa säljare, fjärrarbetare och andra anställda som arbetar borta från arbetsgivarens primära plats. För dessa arbetare är skimming ofta ett missbruk av möjligheter.
Skimming kan också innebära stöld av kontroller. Till exempel kontrollerar patientens mail till ett tandläkarekontor för tjänster som de fått. En tandläkare sätter in några av kontrollerna i ett personligt konto istället för hennes arbetsgivares konto. De saknade kontrollerna gick aldrig in i arbetsgivarens redovisningssystem, så arbetsgivaren vet inte att de mottogs.
Cash Larceny
Kontantsläckning avser kontantstjälp efter det att den har spelats in i arbetsgivarens böcker. Larceny är svårare att dölja än att skumma eftersom de stulna fonderna har spelats in i arbetsgivarens redovisningssystem. Ett exempel på larceny är stöld av kontanter från en kassalåda efter att en anställd har ställt upp en försäljning. Arbetstagaren kan senare försöka täcka sina spår via ett kassaregisterprogram (diskuteras nedan). Han eller hon kan skapa ett felaktigt bidrag, annullera en försäljning, eller ändra eller förstöra kassaregistret.
Bedrägligt utbetalning
Liksom kontantersläckning innebär bedräglig utbetalning stöld av kontanter som har spelats in i arbetsgivarens böcker. Arbetstagaren använder sin position för att frigöra medel för ett syfte som inte är godkänt av arbetsgivaren.
ACFE identifierar fem typer av bedräglig utbetalning.
- Kontrollera tömning. En anställd skapar en bedräglig kontroll eller ändrar en befintlig för hans eller hennes fördel. En arbetare ändrar till exempel en check från en kund, som ersätter arbetsgivarens namn med namnet som betalningsmottagare. Arbetstagaren deponerar sedan checken till ett personligt konto.
- Kassregistreringssystem. En arbetstagare stjäl kontanter från registret genom att åsidosätta en tidigare försäljning eller skapa en falsk återbetalning.
- Faktureringsplaner . Denna typ av bedrägeri innebär ett falskt dokument som en inköpsorder eller faktura. Arbetaren skapar ett falskt dokument och utfärdar en check. Han eller hon betalar checken eller sätter in den i ett personligt konto.
- Kostnadsersättningssystem. Många arbetare begår bedrägerier genom att förfalska företagskostnader. De kan lämna in personliga utgifter som företagskostnader eller uppblåsa de faktiska beloppen som används. Vissa kommer även att lämna samma kostnad flera gånger.
- Löneskeman. Lönarbetare kan förfalska lönegister, tidskrifter eller andra handlingar för personlig vinning. Arbetstagare kan skapa falska anställda, förfalska provisioner eller ändra löner eller antalet arbetade timmar.
Försäkringsskydd
Stöld av kontanter av en anställd omfattas inte av en typisk kommersiell egendomspolitik . Det finns två skäl till detta. Först kvalificerar inte kontanter som täckt egendom. De flesta policyer utesluter konton, räkningar, valuta, sedlar och pengar eller värdepapper enligt definitionen av täckt egendom . För det andra utesluter de flesta policyer förlust eller skada som orsakats av en oärlig eller brottslig handling som begåtts av en anställd (inklusive någon tillfälligt anställd eller hyrd arbetstagare ).
För att skydda ditt företag mot stöld av kontanter av anställda kan du köpa täckning för arbetstagarstöld (även kallad anställd oärlighet täckning). Denna täckning kan läggas till en egendom eller paketpolicy via en anmälningsblanketten .