Ett utmärkt val för ett företags intranät - ingen kod krävs
Observera att den här artikeln förutsätter att du redan har slutfört grundinställningen för Google Business Apps och är redo att börja konfigurera de olika program som Google Sites.
Om inte, se mina artiklar:
- Komma igång med Google Apps for Business: Google-registrering och
- Så här konfigurerar du Google Business Apps .
Google Sites
Med Googles webbplatser kan du skapa interna webbplatser för din organisation eller externa webbplatser för hela webben utan att behöva veta HTML (intranät och extranät, med andra ord).
När du först skapar din Googles webbplats kommer du att bli frågad vilken typ av webbplats du vill skapa. företagets intranät, klassrum, klubb, butik, läkare eller tandläkare kontor och restaurang är några av de mallar du kan välja när du har fattat det grundläggande beslutet att välja en webbplats eller en företagswebbplats .
Det här är det bästa med Google Sites; hur enkelt det är att ställa in behörigheter och skapa webbplatser för olika målgrupper. I grund och botten kan du bara låta vissa personer få tillgång till de webbplatser du skapar genom att välja en radioknapp, så att de är tillgängliga för alla personer i ditt företag, vissa personer du väljer eller gör dem offentliga och tillgängliga för alla.
Du måste komma ihåg att Google Sites är ett verktyg för att skapa enkla webbplatser. Om du vill skapa en fullfjädrad e-handelswebbplats eller en webbplats som är integrerad med en databas, är den här webbplatsen skapande app inte för dig.
Hur man gör en Google-webbplats
1) När du är inloggad på Google klickar du på Google Apps-ikonen längst upp till höger på din sida för att få fram alla olika appar som är tillgängliga för dig och sedan klicka på ikonen blåa webbplatser.
Du kommer att se en sida med titeln Sites inställningar kommer upp med två knappar, en röd "Skapa" -knapp och en "Avbryt" -knapp.
Under de två knapparna ser du ett par stora boxikon du kan välja att använda en "Blank mall" eller "Bläddra i galleriet för mer". Om du klickar på "Bläddra i galleriet för mer" tar du dig till en Välj en webbplatskarta där du kan välja från en lista med kategorier eller sök efter ämne för att se olika mallar du kan använda.
Googles webbplatsmallar kan ses per kategori, t.ex. företagsamarbete, aktiviteter och evenemang, personliga och familjer, regeringar och ideer. Företagsamarbetskategorin erbjuder mallar som professionell webbplats, träningsplats, intranät, projektspårning etc.
Du kan förhandsgranska mallar innan du väljer en; klicka på "Använd mall" när du har valt ditt val. Ett urval av webbplatsteman är också tillgängligt.
Välj en och fyll i namnet på din nya hemsida i rutan Namn din webbplats.
Under den rutan kommer du att se en "Platsplats" -fält där du kommer att se webbadressen (webbadressen) på din nya webbplats och därmed de andra menyalternativen, "Välj ett tema" och "Fler alternativ".
Du vill bara använda alternativet "Välj ett tema" om du ursprungligen valde att gå med en tom mall.
Om du väljer en specifik mall, klicka på "Fler alternativ" för att öppna menyn och fyll i "Webbkategorier" och "Webbplatsbeskrivning" för din nya webbplats.
2) Klicka på "Skapa" för att skapa en Google-webbplats.
Gå tillbaka till början av sidan och tryck på den stora röda "Skapa" -knappen och voila! Det finns din nya webbplats, redo för dig att anpassa.
Jag valde intranätets Google-mall.
3) Redigera din webbplats efter önskemål.
Överst till höger om vilken mall du har valt att ladda, ser du fyra boxade ikoner, en penna, en sida, en cog och en delikon.
Klicka på den första, penna för att göra din sida redigerbar. Sedan kan du klicka på vilket element på sidan du vill arbeta med, så att du kan göra ändringar.
Klicka på sidikonet för att lägga till sidor på din webbplats.
(Grundtips: Den ljusare bakgrunden desto bättre om du vill använda svart text - och det gör du förmodligen eftersom svart text bara är lättare att läsa, speciellt för alla med åldrande ögon.)
4) Tilldela behörigheter.
När du har din webbplats så som du vill se den, klicka på knappen Dela uppe till höger på skärmen.
På sidan som kommer upp kommer du att se en länk till delning med webbplatsens webbadress i rutan och sedan rubriken "Vem har tillgång" med en notering under den. Den första noteringen kommer att ha ordet "Ändra" i blått bredvid det.
Klicka på ordet "Ändra" för att ändra behörighetsnivå. Du kan dela sidan med:
Offentlig på webben: Den som har webbadressen eller webbplatsadressen kan hitta och visa din webbplats. Ingen inloggning krävs.
Någon som har länken: Den som har länken kan komma åt. Ingen inloggning krävs.
Delat privat: Endast personer som uttryckligen har beviljats tillstånd kan komma åt. Inloggning krävs.
Du kan också välja att dela din webbplats med specifika personer du heter.
Klicka på "Spara" när du är klar.
Kommentarer eller tips om hur du använder Googles webbplatsmallar / webbplatser
Det tog mig längst att få reda på hur man redigerar olika sidor / delar av intranätets Google-mall. Hemma mallsidan har hyperlänkar till var och en av de olika sidorna på webbplatsen, till exempel kalender, meddelanden etc.
När jag följde dessa länkar behöll jag bara med att klicka och ersätta platshållarteksten - och ingenting hände. Och det fanns inga instruktioner någonstans på mallsidorna om hur man använder dem. (Kära Google - de stora platshållarfälten nära toppen av sidorna som du har fyllt med skräptext skulle vara ett utmärkt ställe att kasta i några instruktioner.)
Vanligtvis är det inte mycket intuitivt att använda mallarna i Google Sites. En av sidorna på intranätets Google-mall är kalendern. Jag ville bädda in en kalender som alla mina småföretagare kunde få tillgång till och uppdatera.
Men även efter att jag hade funderat på att jag var tvungen att klicka på ikonen "Redigera sida" längst upp till höger på sidan och flytta sidan till redigeringsläge innan jag kunde göra någonting, tog det en rättvis bumblingprov och fel på att ta reda på hur du får kalendern som jag ville ha där jag ville ha det.
Vänsterklickning på Google-kalenderhållaren gjorde ingenting. Högerklickning gjorde ingenting.
Istället upptäckte jag att jag var tvungen att använda menyn "Infoga" längst upp till vänster på webbsidan (en meny som bara dyker upp när sidan är i redigeringsläge) och sedan välja Kalender från den nedrullningsbara menyn, vilket gjorde att jag kunde välja kalendern som jag ville infoga.
Kalenderinlägget fungerade som en charm och kan ses genom vecka, månad eller dagordning och skrivbar - men verkar inte ha några interaktiva funktioner tillgängliga direkt på webbsidan. Jag hoppades att jag och annan personal skulle kunna klicka på en kalenderhändelse post för att ändra det, se detaljer, eller till och med indikera närvaro, men än en gång verkar det inte att göra något att klicka på en kalenderpost. Kanske finns det någon speciell Google App eller funktion som jag inte har som gör det som jag inte vet om.
En Google Sites-mallfunktion som jag verkligen tycker är användbar är möjligheten att enkelt hitta och återgå till tidigare versioner. Vid ett tillfälle när jag försökte anpassa katalogen lyckades jag på något sätt ta bort platshållaren och texten i den. Under "Mer" -knappen längst upp till höger på skärmen har jag valt "Revisionshistorik", uppger en lista med revisioner och gör det enkelt att välja en innan jag förstörde den.
Liksom alla andra aspekter av Google Apps som jag har upplevt hittills har Google Sites plågats av ständigt små misslyckanden. När du till exempel försöker anpassa kontaktsidan för intranätmallen, som består av en titel, textplatshållare och kalkylark, kunde jag inte få kalkylbladets formulär att fungera korrekt. I redigeringsvy misslyckades felmeddelandet "Kopia från webbplatsmall: prova igen".
Jag bryr mig inte enstaka glitch, men den här typen av upprepade misslyckanden är verkligen irriterande. Google behöver verkligen lägga lite tid på att rengöra dessa appar trots allt är dessa appar en del av en serie apps som är avsedda för företagsanvändning som folk betalar för.
Min betyg för Google Sites - B. Att använda Google Sites för att anpassa webbplatser är absolut inte intuitivt och du måste komma ihåg att det här är ett verktyg för att skapa grundläggande webbplatser, men att skapa webbplatser är enkelt och enkelheten för inställningsbehörigheter är imponerande.
Läs mer artiklar i den här serien på Google Business Apps