Även om många företagare kan begränsa deras Excel-kalkylblad användning till sina bokföring system, eftersom de ser programmet som bättre lämpat för spårning, bokföring och registrering transaktioner, Excel kan vara lika skonsam för redovisning verksamhet. Med förståelse för rätt formler och grundläggande bearbetningsmetoder kan även den mest mattefobiska företagaren hitta Excel-kalkylblad lätt att navigera.
Vilka Excel kalkylblad har att erbjuda
Excel är ett Microsoft Office-program som är utformat för att hjälpa till att beräkna, tabell, diagram och jämföra data för aktuell och framtida referens. Och liksom de flesta andra Microsoft-program är dess funktioner robusta och kan användas med så lite eller så mycket komplexitet som du föredrar.
Utöver enkel bokföring kan bokföringsfunktionerna i Excel hjälpa dig att avgöra var ditt företag står ekonomiskt, generera detaljerade rapporter, spåra listor över leverantörer, anställda och kunder och förbereda dina uppgifter för skatteäsongen varje år.
Här är några exempel på hur du använder Excel-kalkylblad för grundläggande småföretagers bokföring.
Så här använder du Excel för att spåra tillgångar, inköp och kostnader
Att skriva in data i Excel för att upprätthålla en rekord över dina inköp, försäljning och kostnader är relativt enkelt. När du öppnar Microsoft Excel startar du ett nytt kalkylblad och börjar ange etiketter i kolumnerna som innehåller datum och numeriska värden för varje order av leveranser, varje försäljning och varje kostnad.
När dina kolumner är märkta anger du inköps köp, försäljnings- eller utgiftsbelopp i varje kolumn i lämplig rad med rätt datum.
För att se den här enkla processen i åtgärd, här är en video-handledning som går igenom stegen: Hur man använder Microsoft Excel för Small Business Accounting.
Så här använder du grundläggande formulär och genvägar i Excel
I den tidigare handledningen kan du ha märkt instruktörsskapade summormelor i Excel för att beräkna vinst baserat på inköpsförsäljning, försäljnings- och kostnadsdata. Formler hjälper såväl redovisningspersonal som företagare att navigera i Excel-funktionerna mer effektivt.
Så innan du dyker in i mer detaljerade förklaringar om grundläggande småföretagers redovisning med de data du skrev in i ditt Excel-kalkylblad, kan det vara till hjälp att lära dig mer om de tips, trick och formler som du kan använda för att du ska kunna gå vidare.
Här är en praktisk videohandledning som täcker några av de mest aktuella och användbara formulären i Excel: Top 25 Excel 2016 Tips och tricks.
Så här använder du Excel för att skapa en vinst- och förlustförklaring
De flesta företagare föredrar att få informationen som är relaterad till företagets vinster eller förluster, skiljer sig från andra uppgifter. Detta gör det möjligt för dem att granska och jämföra sina intäkter under olika årstider, specifika ändringar i deras projekt eller arbetsbelastning eller för ett antal villkor som kan påverka företagets ekonomiska hälsa.
Det bästa sättet att se denna information separat finns i resultaträkningen (resultaträkningen) eller resultaträkningen.
Tack och lov, Excel har färdiga mallar som hjälper dig att skapa, fylla i och upprätthålla ett resultaträkning när du driver ditt företag. Men det är bäst att lära dig hur P & L-uppgifter fungerar manuellt oavsett om du väljer att använda de mallar som finns i programmet.
För att se hur man bygger en enkel resultaträkning i Excel utan hjälp av en mall, här är en videohandledning som illustrerar hur man kommer igång: Skapa managementkonton Använda Excel: Resultaträkning.
Så här använder du Excel för att generera rapporter och ark
Kostnadsrapporter, försäljningsrapporter, balansräkningar, generaldirektör, du heter det. Om det finns en sak bokägare och revisorer njuta av att skapa det är rapporter.
Lyckligtvis har Microsoft Office gjort rapportering enklare med varje ny Excel-programuppdatering.
Som företagsägare är skapandet av rapporter inte något du förbereder helt enkelt för dina investerare, affärspartner eller banklånare. Rapporter ger dig möjlighet att få en allmän översikt eller en detaljerad detalj om ditt företags ekonomiska hälsa utan en stor mängd data för att förklara slutsatsen. Som sådan är de oerhört hjälpsamma för dig som en entreprenör för att mäta statusen för ditt företag vid en överblick, hela tiden.
För att lära dig hur du genererar enkla sammanfattningsrapporter, här är en videohandledning som instruerar hur du bygger en försäljningsrapport i Excel: Skapa en försäljningsrapport i Excel: Grundnivå.
Kostnadsrapporter kräver några olika steg. För att komma igång, här är en videohandledning som instruerar hur man bygger en kostnadsrapport eller ett ark: Microsoft Excel: Skapa ett enkelt kostnadsblad.
Om du är intresserad av att lägga till mer visuell grafik i dina rapporter som gör det möjligt för läsarna att bättre förstå informationen, så här är en videohandledning om hur man skapar pivottabeller, stapeldiagram och instrumentpaneler: Introduktion till pivottabeller, diagram och instrumentpaneler i Excel .
Och vad skulle ett mindre företagssystem vara utan generaldirektör? Här är en grundlig videohandledning om hur du skapar en generell huvudbok för ditt företag: Skapa en huvudbok med hjälp av Excel.
Utöka din Microsoft Excel Know-How
Om Microsoft Excel är ett program som du sällan har använt innan du äger ett företag, kan det verka skrämmande trots sin strömlinjeformade inställning. Det finns dock professionella som använder Excel varje dag och är fortfarande osäker på alla programmets mest avancerade funktioner. Det är denna mångsidighet och omfattande tillgänglighet som gör den väl lämpad som ett verktyg för småföretagers bokföring.
Ett sätt att säkerställa att entreprenörsdrömmen kan blomstra och expandera till nästa nivå är att spela en aktiv roll i din företags redovisningssätt. Med utgångspunkt i sina enklaste funktioner kan småföretagare lära sig hur man hanterar sina finansiella poster och växer sina Excel-färdigheter tillsammans med företagens skattes hälsa.
Utöver de videotillbehör som ingår ovan har Microsoft också ett eget Excel-träningsbibliotek som kan hjälpa dig att förbättra dina Excel-färdigheter så att du kan utnyttja verktyget ännu längre i ditt lilla företag.