En provpolicy att använda som en guide
Det finns också risk för stöld (intellektuell eller fysisk), sabotage och jämn terrorism. Medan varje organisation kräver något annorlunda (ett Fortune 50 HQ-kontor upplever mycket mer besökare än en liten elektronikproduceringsbutik) nedan gäller huvudpunkterna.
Besökarnas åtkomstpolitik utvecklas av HR-avdelningen och de flesta HR-proffs har antingen en policy eller vet hur man skriver en. Om inte, kan de få en från en professionell organisation som SHRM (Society of Human Resource Management).
En fallprov
Zipline International (ett fiktivt företag) är framgångsrikt eftersom de anställer begåvade proffs och tillverkar ledande produkter inom sin bransch. Eftersom obehöriga besökare kan stjäla immateriella rättigheter , skadas i farliga tillverkningsområden eller orsaka skada på anställda Zipline införde en strikt åtkomstpolitik. Policyn går långt för att skydda affärshemligheter och skydda besökare och anställda.
Incheckning och utcheckning
Alla besökare måste vara registrerade i programvaran för besökshantering som drivs av receptionens receptionist. Systemet registrerar varje besökares namn och företagstillhörighet, liksom syftet och varaktigheten av deras besök.
Visitor Badge
Vid incheckningen har varje besökare sitt foto taget och ges ett foto ID-märke. Tillsammans med deras foto visar märket besökarens namn och varaktigheten av sitt besök. Besökarens märke måste alltid användas.
Besökare måste åtföljas av en sponsringsmedarbetare vid alla tider
Alla besökare måste åtföljas av den eller de anställda de besöker under vistelsens längd.
Detta krav gäller inte besökare från filialer i Zipline. Särskilda arrangemang kan göras för att tillgodose entreprenörer anställda för långsiktiga uppdrag, men dessa arrangemang måste röjas med säkerhetsdirektören.
fotografier
Inga fotografier får tas utan föregående godkännande från juridiska avdelningen eller säkerhetsdirektören. Dessutom kan fotografering som tillåts inte publiceras utan föregående godkännande från marknadschefen.
Non-Disclosure
Alla besökare måste underteckna ett icke-upplysningsavtal (NDA) vid incheckningen.
Gästnätverksåtkomst
Besökare som behöver tillgång till internet är försedda med ett gäst användarnamn och lösenord för Ziplines trådlösa nätverk. Det är inte tillåtet att få tillgång till företagets intranätprogram med sin bärbara dator eller annan mobil enhet.
Golv Marshallens roll
Varje anställd som meddelar en besökare utan märke borde genast underrätta den utsedda golvmarknaden för sitt område. Golvet marshall har första hand ansvaret för att hantera besökarhanteringspolitiken. I händelse av en nödutrymning skriver receptionens receptionist en lista över alla besökare och levererar listan till golvet marshall i evakueringsområdet.
Golv marshals ansvarar för redovisning för alla besökare under en evakuering.
Ansvarsbegränsning: Detta är en provpolicy och utgör inte juridisk rådgivning. Det är endast meningen att vara en utgångspunkt för att skapa en policy som är skräddarsydd för ditt företags specifika behov. Zipline International är ett fiktivt företag (enligt min bästa kunskap) och namnet användes endast som ett exempel på att skriva denna policy.