Vid det här laget har du sannolikt funderat på om du verkligen behöver hyra och betala en annan anställd som hjälper till med ditt arbete. Innan du skriver en arbetsbeskrivning och börjar intervjua, ta dig tid att överväga om du kan uppnå några eller de flesta funktioner som en administrativ assistent eller verkställande sekreterare kan använda med hjälp av teknik.
Vad som skiljer det här kontorsjobbet från de andra mer kontors- och rutinkontorjobb är ansvarsnivå och konfidentialitet i samband med denna position. Förutom de grundläggande kontorsfunktionerna är också administrativ assistent eller verkställande sekreterare ansvarig för att skriva / förbereda rapporter, organisera / planera möten, granska inkommande korrespondens för att bestämma dess betydelse, förbereda dagordningar för viktiga möten, göra researrangemang och fylla i luckorna att göra vad som är nödvändigt, såsom arkivering för att hålla dig organiserad och därför fokuserad på dina arbetsuppgifter.
Titeln och betala för den här personen bestämmer hur senior deras roll kommer att vara:
- Administrativ assistent
- Administrativ assistent
- Senior administrativ assistent
- Verkställande sekreterare
- Generaldirektör
- Kontors chef
- Senior Office Manager
När storleken på ett företag ökar, ökar behovet av en person som är mycket organiserad och kan utföra ett brett utbud av uppgifter.
Detta är särskilt nödvändigt för de företagsledare som driver företaget för att upprätthålla en hög grad av sekretess och integritet för verksamheten som bedrivs. Därför är detta en kritisk position i företaget och en som borde kräva en genomtänkt arbetsbeskrivning och anställningsprocess.
Den första uppgiften är att förbereda en arbetsbeskrivning för den nya hyra baserad på de arbetsområden som du, den anställande chefen tror, bäst kan hanteras av någon annan för att du ska fortsätta med tillväxten och förvaltningen av företaget . Det finns olika versioner av arbetsbeskrivningar som den här men i slutändan vet du bara vad du behöver och därför behövs en viss anpassning för att skapa en arbetsbeskrivning som du är bekväm med och som adresserar dina personliga preferenser.
Efter att ha skapat en arbetsbeskrivning, hitta en plats för att annonsera jobbet, t.ex. på Indeed.com eller Monster. Det har varit min erfarenhet att kandidater omedelbart kommer att ansöka om positionen om du har formulerat det på lämpligt sätt och har beskrivit vilken typ av arbetsmiljö där de kommer att arbeta. Så var noga med att jobbeskrivningen som skapas inte gör jobbet ointressant.
Det måste vara välskrivet och tilltalande för att locka rätt kandidater.
När du har dina bästa kandidater är nästa steg att intervjua dem, och helst är det här en ansikte mot ansikte intervju eftersom den här kandidaten, om den är anställd, kommer att ha en hög ansikts tid med dig och det är bäst att veta om det finns en passform så snart som möjligt. Använd dessa intervjufrågor för att styra processen.
Att hitta rätt administrativ assistent eller verkställande sekreterare kan göra skillnaden i din arbetsdag och i stor utsträckning hur framgångsrik du kommer att vara när du har tid att fokusera på och hantera ditt företag.
Andra arbetsbeskrivningar:
Receptionist:
Medicinsk sekreterare eller verkställande assistent:
Kassör :