Utöver de grundläggande kontorsfunktionerna är också administrativ assistent och verkställande sekreterare ansvarig för att skriva eller förbereda rapporter, organisera och planera möten, granska inkommande meddelanden för att bestämma deras betydelse, förbereda dagordningar för styrelsemöten, göra researrangemang, sammanställa mötesminuter, leda forskning, förberedelse av korrespondens och övervakning och utbildning av junior nivå kontorspersonal.
Dessa roller kan kräva olika nivåer av erfarenhet och ha någon av dessa liknande jobbtitel:
- Administrativ assistent på grundnivå
- Administrativ assistent
- Senior administrativ assistent
- Verkställande sekreterare
- Generaldirektör
- Kontors chef
- Senior Office Manager
Obs! De juridiska och medicinska assistentpositionerna är helt olika och kräver särskild utbildning som krävs i det yrke där de arbetar.
Skillnader mellan administrativa assistenter och verkställande sekreterare
Verkställande sekreterares och administrativa assistents roller har betydande överlappningar och skillnaderna i rollerna kan variera beroende på organisation. I vissa fall fokuserar den verkställande sekreteraren på mer administrativa uppgifter för en chef eller chefer, till exempel mötesplanering, reseplanering, hantering av skriftlig kommunikation och till och med bokföring. En administrativ assistent kan fokusera på mer affärsverksamhetsuppgifter och ta på sig en ledande roll i vissa kapaciteter, skapa dagordningar för möten eller konferenser, hantera budgetar och hantera leverantörsfakturering.
Administrativa assistenter kan behöva ha en mer specialiserad utbildning i vissa fall där hantering av affärsverksamheten är kritisk.
Kärnkompetens
Både verkställande sekreterare och administrativa assistenter har en grundläggande uppsättning yrkeskunskaper som är nödvändiga i båda rollerna. Dessa inkluderar exceptionella organisatoriska färdigheter, utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga, samt en stark uppmärksamhet på detaljer och professionalism.
De måste ha teknisk kompetens med kontorsautomatiseringsverktyg, inklusive programvara som Microsoft Word, Excel och PowerPoint, samt bokföringsverktyg som QuickBooks .
Administrativ assistent eller verkställande sekreterare i en liten kontor
I ett litet kontor utförs ansvaret för en administrativ assistent eller verkställande sekreterare vanligtvis av en mängd kontorspersonal. Vissa arbeten kan faktiskt utföras av företagets chefer, och den administrativa assistenten eller verkställande sekreterarens roller kan innefatta ett större antal ansvarsområden som behövs i den mindre organisationen.
Administrativ assistent eller verkställande sekreterare i ett medelkontor
När storleken på ett företag ökar, ökar behovet av en person som är mycket organiserad och kan utföra ett brett utbud av uppgifter. Detta gäller särskilt för chefer som driver företag som kräver hög grad av sekretess och integritet för verksamheten som genomförs.
Administrativ assistent eller verkställande sekreterare i ett stort kontor
Det är vanligt att ett stort kontor har flera administrativa assistenter och / eller verkställande sekreterare. Vid denna företagsstorlek är det vanligtvis nödvändigt att ha en kontorschef som samordnar den personal som tjänar företagets chefer.
I vissa fall kommer en administrativ assistent att följa verkställande direktören på långa affärsresor för att hjälpa till med mötesarrangemang, schemaläggning och andra viktiga organisatoriska uppgifter.