Så här skapar du en retur- och återbetalningsblankett för din detaljhandel.
När man kör en detaljhandel är det viktigt att ha tydliga policyer på plats så att alla, inklusive personal och kunder, vet vad de kan förvänta sig. Med så mycket tonvikt på kundupplevelse i en butik, är ett område där du behöver vara kristallklar retur. Det kan tyckas enkelt nog: När någon ger tillbaka något, betalar du bara pengarna, eller hur? Inte om du vill stanna i affärer.
Återförsäljare måste vidta åtgärder för att skydda sig mot returbedrägeri, vilket kostar företag mellan 9 miljarder dollar och 15,9 miljarder dollar per år, enligt en studie från National Retail Federation.
Skydda mot återvändandebedrägeri
Först, se till att du behöver ett kvitto för kontantavkastning, period, inga undantag. Det är bäst att erbjuda återbetalningar i samma valuta som kunden betalat, så om de använde sitt Visa-kort går återbetalningen tillbaka på det kortet.
Med inköp gjorda av personliga kontroller (för de återförsäljare som fortfarande tar dem) är det vanliga protokollet att lägga en väntetid på avkastning för att säkerställa att checken har betalats av banken.
Om du planerar att erbjuda butikskrediter istället för kontantbidrag, var det mycket tydligt för kunderna vid köpet att detta är din policy. Till exempel kommer vissa moderskapskläder endast att utfärda merchandise credits för eventuella avkastningar, eftersom det finns en tydlig tidsbegränsning för hur användbar kläderna är för kunden.
Bestäm om du planerar att begränsa tidsfönstret för avkastning. Vissa återförsäljare tillåter bara dem inom 30 dagar, till exempel. Har också en tydlig plan för hur man ska hantera avkastning där en kund köpte inköpet online men söker återbetalning vid murstensbutiken.
Var noga med att lägga in din policy i vanlig vy, helst nära kassan, tryckt på kundens kvitto eller på din webbplatss kundvagnssida.
Många stater kräver det enligt lag, och det är bara en bra affärspraxis att göra det. I mina skoaffärer hade vi till och med kul med returpolitiska skylten. Min returpolicy sa: "Vi accepterar gärna avkastning med kvitto inom 60 dagar efter inköpet. Saker utan kvitto kan returneras för en butikskredit genom att fylla i en tribunalceremoni där du måste stirra oss i ögat i 19 sekunder utan blinkning." Det var vårt sätt att säga, vi uppskattar kundens upplevelse över prutning.
Framför allt strävar efter att vara konsekvent i hur du verkställer din butiks återvändandepolitik. Men kom ihåg att dina bästa kunder förtjänar en viss speciell behandling ibland. Det är hatt som håller dem lojala och från att handla på nätet kontra i din butik. I mina butiker var det första som en anställd gjorde ser kunden uppe i systemet (även innan de väntade på dem) att leta efter anteckningar och inköpshistoria. Våra kunder visste att vi alltid tittat på deras profil och de uppskattade det. De visste att syftet var att inte få dem att berätta historien om varför vissa saker inte passar rätt eller varför de hatade vissa varumärken. Medarbetaren kunde helt enkelt läsa vilka märken som de hatade och sedan undvika dem. Men hela tiden under en återkomst tittade vi först på deras inköpshistoria.
Om de var en lojal kund som hade köpt mycket med oss, skulle vi vara mer generösa med vår policy.
Skriva din returpolicy
Efter att ha skrivit en returpolitik är nästa steg att skapa ett dokument som gör det möjligt för butikspersonal att snabbt och effektivt slutföra transaktionen. Du kan ladda ner dessa mallar för återförsäljarformulär för att använda i din butik eller utveckla din egen blankett.
Den information som erhållits från kunden bör innehålla viss grundläggande kundinformation, t.ex. namn, adress och kontaktuppgifter. Vissa bevis på identifiering bör krävas, och det bör vara klart om det finns en anledning till avkastningen, såsom defekta varor. Du vill inte sätta dåliga produkter tillbaka på dina hyllor.
Blanketten bör notera vilken typ av retur som utfärdas. kreditkort, kontanter eller butikskredit.
Var medveten om att reglerna för avkastning och andra konsumenttransaktioner varierar från stat till stat. Det är upp till dig som återförsäljaren att veta vilka uppgifter ditt företag kan eller inte kan samla från shopparen och hur den informationen ska lagras.
Hur man använder data
Den information som samlats in under returprocessen kan användas på olika sätt.
Butikshantering kan ge kunden ett uppföljningsanrop. Detta kan avslöja eventuella problem med kundservice eller produktbekymmer som inte nämns under returprocessen.
Återförsäljare kommer att behöva registrera återbetalningstransaktioner för bokföringsändamål.
Kom ihåg att bottenlinjen aldrig låter din returpolitik ha företräde eller prioritet i förhållande till erfarenheten i din butik. Det sparar pengar idag, men kostar dig mer pengar imorgon.