Saker att inkludera när du skriver en faktura för din e-handelsförsäljning
Ett av de vanligaste bokföringsdokumenten är fakturan. I de flesta fall, särskilt när köparen vill hävda någon form av avdrag, kommer kunder på din e-handelswebbplats att kräva en faktura. Det i kombination med det faktum att beskattningen alltid är områdesspecifik, gör det viktigt att fakturan för din e-handelsförsäljning innehåller en viss miniminivå av information.
När du utformar en faktura för din e-handelsaffär , här är några bitar av information som du bör överväga, inklusive:
01 - Ordet "Faktura"
- Leveransnotering
- Debitnot
- Kurirdetaljer
02 - Unikt faktura serienummer
Eftersom det här är ett officiellt skattedokument bör du följa en logik för att ange ett serienummer på varje faktura. I enklaste form är serienumret bara ett nummer som är större än det föregående serienumret. I ett något mer komplext system kan du initiera serienummeret varje budgetår. I ännu mer komplexa system kanske du vill ha en alfanumerisk serienummerering. I det här systemet kan brevet ange specifik kund eller produktkategori.
03 - Ditt officiella företagsnamn och eventuella efternamn
Din faktura måste innehålla ditt officiella företagsnamn. Om det finns andra associerade namn, måste de också nämnas. Ett exempel kan vara "Quality Merchants" som företagsnamn, och "en franchise av XYZ Online Markets" som en sekundär indikator.
04 - Kontaktinformation
I absoluta minimum bör din stad och land nämnas. I avsaknad av denna information skulle beskattningsplatsen inte vara tydlig. Självklart, om jag fick en faktura som bara nämner staden och landet, skulle jag vara orolig för e-handelsföretagets äkthet. Det är en bra idé att inkludera din fullständiga gatuadress, telefonnummer och e-postadress.
Ytterligare kontaktuppgifter kan också vara avgörande i kommande fall. Några sådana ytterligare uppgifter kan vara:
- Branch Office Address
- Separat lista över e-postadresser till en annan avdelning, såsom kundservice, fakturering, försäljningsstöd ...
05 - Skatte- och andra företagsregistreringskoder
Om du lägger till skatt i form av serviceavgift, moms, GST eller något annat slag där kunden kan utnyttja en uppsättning, är det nödvändigt att du inkluderar dina registreringskoder för den specifika typen av skatt. Beroende på din plats kan det vara nödvändigt att lista ditt företagsregistrerings-ID på fakturan.
06 - Klientuppgifter
En faktura är inte ett bärarinstrument. Det betyder att en faktura inte är den person som äger den. Istället måste fakturan adresseras till en viss enhet. Så måste du lista köparen. Vanligtvis är det officiella fullständiga namnet tillräckligt. Emellertid föredrar de flesta e-handelshandlare att även inkludera gatuadressen och e-postadressen.
07 - Artikelbeskrivning
Namnet, storleken (om tillämpligt), typ (om tillämpligt), kvantitet, enhetspris och totalpris måste nämnas för varje föremål som kunden köper.
08 - Tillägg och avdrag för kostnader
Tillägg kan innefatta porto, frakthantering, beskattning, tidigare utestående avgifter. Subtraheringar kan innehålla rabatter, krediter, kuponger och liknande.
09 - Detaljer och sätt att betala
Det bör nämnas de olika metoder som kunden kan betala. Det kan innehålla detaljer om namnet i vilket kontrollen ska dras, eller PayPal-IDet till vilket beloppet ska överföras eller bankuppgifter. I de flesta B2C-e-handel genereras fakturan faktiskt efter att betalningen har mottagits. I det fallet bör detaljerna om betalad betalning nämnas.
10 - Villkor
Villkoren i samband med försäljningen bör nämnas. När företag använder förtryckta fakturaformulär tenderar dessa villkor att vara förtryckta på pappersvaran själv. Vanliga villkor inkluderar detaljer om återbetalningar, avkastning , reparationer, garantier och garantier. Eftersom vi pratar om e-handel kan det också vara bra att inkludera din integritetspolicy här.