Vad är en nollbaserad budget?
Från en "nollbas" (dvs. utan överförda saldon eller utgifter) budgeteras varje period i företagets kalender helt i förhållande till behoven och kostnaderna för den perioden. Oavsett om det är en månad, kvart eller år, kan en period vara vilken tidsmätning som helst som fungerar bäst för ditt företag.
I början av en ny period är de finansiella kraven och rättfärdiga kostnader de viktigaste insatserna för företagets budget, oavsett om budgeten var högre eller lägre under föregående period. När nästa period börjar, återgår du till nollbasen och upprepar processen.
Hur fungerar det?
Traditionell budgetering, eller kostnadsbaserad budgetering, innefattar att hantera ett företags verksamhet baserat på budgeten från tidigare perioder. Till exempel, om ett företag förutser en 5 procents ökning av produktionen tack vare landning av en ny kund, lägger de helt enkelt 5 procent till budgeten från perioden innan.
Kostnadsbaserad budgetering förutsätter att alla tidigare kostnader för produktion och drift är nödvändiga och går vidare med att hålla budgeten för dessa funktioner utan ytterligare analys.
I nollbaserad budgetering måste varje kostnad motiveras varje period, så återkommande kostnader ses över, godkänns, justeras eller avvecklas baserat på nödvändighet.
Och nya kostnader analyseras med samma uppmärksamhet som i traditionell budgetering, men alltid med förståelse för att kostnaderna ska optimeras för effektivitet och värde.
Om du till exempel är en solopreneur som driver ett kreativt pappersvaruföretag ur ditt hem, kan du bestämma dig för att genomföra en nollbaserad budget för att förbättra effektiviteten när du bestämde dig för att ta ditt företag internationellt och skepp utomlands. Ett område som detta kan påverka är dina tryckkostnader. Efter en omfattande granskning insåg du att du kunde kompensera de ökade fraktkostnaderna och förkorta omloppstiden genom att köpa två nya skrivare och dra nytta av inköp av inköp av bläckpatron tack vare ett nytt partnerskap med en lokal leverantör. Varje period skulle du granska alla eller dina utgifter för att avgöra om kostnaden är berättigad i din budget med en värdefull avkastning på din investering .
Hur kommer du igång?
Stegen för att initiera en nollbaserad budgeteringsmetod är enkel:
- Identifiera ditt mål. Hoppas du öka omsättningen med 10 procent? Vill du sänka kostnaderna med 2 procent? Ditt mål måste vara mätbart och uppnåligt inom den tidsram du har valt.
- Tänk på hur du kan uppnå detta mål. Vad har du i din arsenal som kan användas för att anpassa kostnader, effektivitet eller resurser för att nå ditt mål?
- Granska dina alternativ från steg 2. Skulle du genomföra en uppgift kan du nå ditt mål? Eller behöver du genomföra flera handlingsalternativ? Och om så, rullar du dem ut individuellt över tiden eller allt på en gång?
- Prioritera din nya uppgift (er) och dokumentera nödvändiga kostnader för genomförandet.
- Utvärdera alla kostnader och kostnader som är nödvändiga för den kommande perioden i alla aspekter av ditt företag (eller avdelningen du planerar att anpassa för att möta ditt mål). Inkludera nödvändiga kostnader för den nya uppgift som du dokumenterade i steg 4.
- Om utvärderingen uppfyller ditt godkännande och alla kostnader är berättigade, delta i genomförandet och följ din budget.
- I slutet av perioden, undersök dina mätningar och bestämma om du har uppfyllt ditt mål. Genomfördes genomförandet smidigt? Om fel gjordes vill du justera och gå vidare med processen under nästa period? Eller avsluta uppgiften (erna) helt och hållet?
- Börja över i steg 1 i början av en ny period.
Varför kan det vara rätt för dig?
På grund av sin detaljerade struktur tillåter nollbaserad budgetering företagare att införliva nya strategier över en tidsperiod utan rädsla för att förlora hållbarhet. Processen erbjuder ofta företagsägare möjlighet att dyka djupt i sina genomförandeplaner och undvika korta budgethöjningar som kanske inte visar en avkastning på investeringar under långa perioder.
Ett annat plus till denna affärsmetod är att det effektivt kan sänka kostnaderna för den dagliga verksamheten. Resurser fördelas endast när de behövs, vilket minskar avfall och redundans samtidigt som kommunikationen mellan avdelningar som kräver bättre samordning hålls på budgeten.
Varför kan det inte vara rätt för dig?
Det är sant att metoden kan leda till lägre driftskostnader för stora företag, men det betyder ofta att icke-inkomster som producerar avdelningar kan bli kortvariga eller underfinansierade. Om vissa delar av din budget, såsom produktion eller försäljning, lätt kommer att motivera sina utgifter, kan andra nödvändiga funktioner som kundservice eller forskning och utveckling ha en svårare tid som motiverar sina kostnader utöver det minsta möjliga läget.
En annan nackdel med nollbaserad budgetering är att det kan bli tidskrävande jämfört med kostnadsbaserad budgetering eller aktivitetsbaserad budgetering. Detta gäller speciellt för större företag, men det ringer också sant för småföretagare. Att gå igenom varje radspets varje period som motiverar dess nödvändighet kan vara arbetsintensiv och ineffektiv användning av din tid.
Var kan det ta dig?
Oavsett företagets storlek kräver nollbaserad budgetering dig att titta närmare på vad som driver värde i din process. Även om det är tidskrävande, är det en metod, när den används korrekt, som kan leda till ökad hållbarhet och balanserad tillväxt.
I slutändan kommer varje entreprenör som väljer att använda nollbaserad budgettering för sina verksamheter säkert att lära sig vikten av att investera tid och resurser för att styra företagets effektivitet och värde.