Det finns inget viktigare för företagets framgång än ditt system för hantering av kundfordringar, fakturering och samlingar. Ibland kallas detta system för "Collection Management System;" vad det än kallas, måste du ställa upp det och arbeta det flitigt.
Här är varför: Om du har många kunder, men ingen inkomst från dessa kunder, kommer du att gå ur drift. Här är en lista över åtgärder som du måste vidta för att implementera ett samlingshanteringssystem för ditt företag:
Upprätta betalningsmetoder
Hur ska folk betala dig? Det beror främst på vilken typ av verksamhet och om dina kunder är individer eller företag eller båda. Det finns några etablerade sätt att ta in pengar från kunder av alla slag: Ju fler olika typer av betalningar du accepterar desto mer bra blir det för kunderna. Men du måste betala en premie för hantering av vissa typer av betalningar, som kredit- och betalkort.
- Kontantbetalningar, främst från privatpersoner i detaljhandeln
- Kontroller, från personer i detaljhandel och företagskunder
- Kredit- och betalkortbetalningar från privatpersoner och företag
- Online betalningsmetoder som PayPal, från individer och företag.
- Kredit- eller betalningsplaner, från både privatpersoner och företagskunder.
- Övriga externa betalningskällor, såsom försäkringsbolag, i vissa typer av företag.
Ställa in betalningsbehandling "Regler för tummen"
När du har bestämt vilka typer av betalningar du ska ta måste du ange några regler för dina anställda angående godkännande och hantering av dessa betalningstyper.
Till exempel, vilka regler gäller för att acceptera kontroller? Gör du kreditkontroller på nya kunder? När tillåter du kunder att betala över tiden? När tar du en kund till små fordringar domstol?
Skicka ut räkningar
Skicka ut räkningar till kunder som är skyldiga dig pengar. Skicka en faktura minst en gång i månaden, eller oftare om du är riktigt seriös om att samla pengar.
Kör en åldersrapport för kundfordringar
Beroende på vilken typ av verksamhet du har kan du ha kunder som inte betalar när de köper, eller som betalar över tiden. Att köra en åldringsrapport för kundfordringar kommer att visa dig när du ska skicka ut räkningar och när du ska initiera starkare insamlingsmetoder.
Inleda samlingsförfaranden för icke betalare
För kunder som inte betalar inom en rimlig tid (som bestäms av din "tumregler") inleder samlingsförfaranden. Du kanske vill skicka ett konto till en samlingsbyrå eller till smådomstolar. Bestäm vilken som är bäst för varje typ av konto.
Att ställa in och arbeta med ett samlingshanteringssystem kan hjälpa dig att samla in pengarna som du förfaller och behålla kassaflödet genom ditt företag.