Händelse- och mötesplanerare förväntas bidra till eller skriva formella inbjudningsbrev och material för möten, incitamentsturer och andra program som de organiserar. Det behöver inte verka som en överväldigande uppgift, men det är viktigt att följa vissa steg för att följa korrekt inbjudningsetikett och undvika att missa viktiga detaljer för dina gäster.
Här är hur:
Skapa ett evenemangstema. Innan du skriver formella inbjudningsbreve och material måste planerare se till att de har ett lockande tema för programmet. Följande frågor hjälper till att starta brainstorming: Är det en pedagogisk konferens, seminarium eller incitament resa? Var hålls den? Vad är unikt med den destinationen eller platsen? Vad är det grova schemat för evenemanget? Vilka är några av målen bakom programmet? Varför skulle en deltagare vilja delta? Dessa frågor hjälper till att skapa ett bra evenemangstema.
Skapa en elektronisk inbjudan. Många formella inbjudningsbreve och material för större evenemang har nu flyttats till onlineregistreringssystem på grund av volymen av viktiga händelselogistik som måste fångas under RSVP-processen: stavning av namn, kontaktinformation, kostbehov, funktionshinder, transportbehov, program detaljer, aktiviteter information och mer. Obs! Mindre komplicerade händelser kan använda en enda webbsida eller grafisk designbild som skickas via e-post för att överföra händelsesdetaljer och RSVP-kontakter.
Skapa en tryckt inbjudan. Beroende på programmets eller evenemangets karaktär kan inbjudningsetiketten föreslå att du ska skriva formella inbjudningsbreve och anteckningar för att låta dina gäster veta att du verkligen uppskattar deras närvaro. Det här är annorlunda än evenemangsmaterialet. i stället, överväga ett enkelt inbjudningskort som ger värdefull information till din gäst, inklusive värd och hans / hennes titel, temat för evenemanget, datum och / eller tid (er) och en RSVP-kontakt.
Skriva formella händelseinbjudningar. Som en del av den elektroniska inbjudan bör du redogöra för information på hög nivå om programmet och evenemanget. Om det till exempel är en incitament eller flera dagars konferens, vill du inkludera följande: destinationen, hotell- / konferenslokal, huvudämne, högtalare (inklusive bios), schema, aktiviteter, logistik och detaljer om registrering. Inbjudningsbokstäver och material ska ge gästerna en anledning att delta, och alltid inkludera ett samtal till handling.
Inbjudningsetiketten börjar med destination / plats översikt. När du skriver formella inbjudningsbokstäver och material är det alltid säkert att anta att ingen har varit på platsen där du är värd för programmet. Det innebär att du ska skriva en kort översikt över destinationen och / eller hotell / anläggningen / platsen där programmet hålls. Om du planerar en flerdagars händelse, behåll denna information så hög nivå som möjligt, men se till att det finns tillräckligt med information för att ge gästen unika insikter om platsen och varför de borde investera sin tid där med dig.
Inbjudningsetikett kräver evenemangsplanen. Om du planerar en flerdagars händelse, som ett incitamentsprogram, bör inbjudningsmaterial inkludera så mycket detaljer som möjligt så att gästerna på lämpligt sätt kan planera sin tid med dig. Det innebär att din inbjudan ska identifiera ankomstmetoder och tider när de förväntas delta, tider för affärsmöten och aktiviteter (och val av aktiviteter), information om måltider och avgångsinformation.
Inbjudningsetikett kräver aktivitetsbeskrivningar. När du skriver formella inbjudningsbreve och material ger du en överblick över de olika aktiviteterna för att hjälpa gästerna att bättre avgöra vad som matchar deras intressen. Är ditt golfprogram en 1/2 dag eller hel dag händelse? Vad är "floden" av flodströmmarna flytande? Vad är höjden där du är värd för evenemanget, och hur högt tar det mountainbike-programmet dig? Vad är längden på en målningsklass och vad lär de sig?
Inbjudningsetikett kräver information om att möta logistik. Återigen, förutsatt att du är värd för ett mångdagsprogram, måste gästerna få detaljer om varje av följande punkter:
- Flygbokningar
- Evenemangsregistrering
- Rumsreservationer
- Flygplatstransfer
- Klädkod
- Väder
- Incheckningsförfaranden
- Icke-återbetalningsbara poster
- Värdpersonalkontakter
Utveckla den sista evenemangsagendan. Detta kommer att se annorlunda ut än de inledande inbjudningsmaterialen, men bör ges till inbjudna gäster vid ankomsten eller strax före deltagande. Det bör innehålla en timme för timme (det är bra att kombinera timmar) översikt över vad som är planerat när och var. Om du har flera pedagogiska spår planerade samtidigt är det bra att beskriva spåren i grupper så att deltagare vet vilka ämnen som planeras när och var.
Skapa händelsens välkomstbrev. Många planerare kämpar med vilken information de borde eller borde inte inkludera i välkomstbrev. Det bästa rådet är att hålla välkomstmeddelandet enkelt och låta gästerna veta att de välkomnas och uppskattas. Inbjudanetiketten föreslår att brevet ska undertecknas av den officiella värden för evenemanget.
En av de mest förbisedda händelseinbjudningsobjekten är avresan. Som en del av välkomstbrevet och eventuella ankomstgåvor är det viktigt att bifoga detaljer om hur gästerna ska avgå.
Skapa menykort. Oavsett om du planerar att äta frukost, lunch eller middag, uppskattar gästerna alltid menykort som beskriver menyalternativen för varje måltid. Det ger dem något att prata om när de samlas med andra vid bordet och gör det möjligt för vänta personalen att snabbt få menyalternativ från gästerna, vilket hjälper till att hålla planen på rätt spår. Obs! Om du planerar en speciell överraskning under måltiden, till exempel en tematillverkning till någon unik underhållning, är det till hjälp att hålla de här objekten bort från menykortet för att förbättra den speciella effekten.
Skapa uppskattning presentkort. Oavsett om det är en ankomstgåva eller en kuddegåva, ska varje uppskattningsgåva ha sitt presentkort. Det är en möjlighet att förstärka "tack" meddelanden och få dina gäster att känna sig extra speciella. Det är användbart att införliva formuleringar och meddelanden som speglar temat för händelsen själv.
Skapa individuella avgångsbeskrivningar.
På dagen före avresan, leverera meddelanden till rum som påminner dem när de kommer att avgå, inklusive flygnummer och avgångstid. Det ger möjlighet att åtgärda eventuella fel på sista minuten som kan ha blivit förbisedda under schemaläggning av logistik.
tips:
- Se till att du har en bra grafisk formgivare och en online registreringsprocess. Utmaningen fortfarande idag är att det finns många olika system för registrering av onlinehändelser , men de kräver antingen mycket anpassning eller användningen av tredje parts system anses fortfarande vara dyr på en inbjudningsbasis. Därför förlitar sig många planerare fortfarande på sina hemmagjorda verktyg och resurser.
- Hitta dig själv en bra brevaffär. Även om organisationer flyttar mer och mer till användningen av elektroniska kommunikationsformer, ersätter det fortfarande inte de effekter som tryckta inbjudningar och evenemangsmaterial levererar. Leta efter brevpapper som komplimangerar ditt evenemangstema och varierar formatet på papper och storlekar för att skapa mer intresse och drama. Dina gäster kommer att märka ansträngningen.
- Skapa en mall och kopiera därifrån. Planerare bör skapa en mallinbjudningsbrev och material och uppdatera helt enkelt nya händelser från mallarna i tidigare program och händelser. Naturligtvis bör nytt brevpapper, grafik, text etc. väljas och användas, så det krävs en viss anpassning varje gång.