Att bli organiserade involverar mycket mer än bara slätstaplar av papper och dammar bort den röran du har på ditt skrivbord. Organisationen innebär att skapa system och förfaranden för alla olika delar av ditt företag; Detta har potential att hjälpa dig att bli mer produktiv och lönsam. Idéerna nedan innehåller några av de bästa sätten att bli mer organiserade i ditt lilla företag. Prova bara en för långsam och bestående förbättring eller planera att införliva en ny organisationsprocess varje månad i din verksamhet i år.
01 - Ta kontroll över papper och dokument
Nu när du har en bättre uppfattning om vilken typ av dokument du arbetar med, är det dags att skapa - eller förbättra - ditt kontorsarkivsystem. Susan Ward sammanställer en användbar guide för att skapa ett dokumenthanteringssystem som kan hjälpa dig att skapa eller finjustera din pappersprocess och få den organiserad.
Om du bestämmer att det är dags att börja flytta till ett papperslöst kontor ( läs dessa fördelar och nackdelar först ), så kan du börja med att skanna in och digitalisera dina kvitton, med hjälp av online fakturering och betalningstjänster som FreshBooks, flyttar till ett digitalt signaturprogram som DocuSign , och använder Cloud för säkerhetskopiering och arkivering av data. Om du hämtar visitkort vid evenemang under året kan det också vara en bra idé att investera i en visitkortskanner så att du kan digitalisera kontaktinformation omedelbart och döda papperkorten.
02 - Använd rätt verktyg för produktivitet
- Kontakthantering. Från att hålla reda på dina kunder för att komma ihåg människor som du möter när du arbetar med nätverk, behöver alla småföretagare ett system för hantering av kontaktinformation. Du kan välja ett omfattande CRM-system som Salesforce, eller för mindre skalahantering kan du ställa in din befintliga Kontakter-app för att fungera för ditt företag.
- Möten och kommunikation. Oavsett om du genomför möten ansikte mot ansikte, via telefon eller via videochatttjänster, finns det ett sätt att göra processen mer organiserad. Du kan använda en tjänst som Do för att få dina möten mer organiserad - före, under och efter.
- Redovisning och bokföring. Organisera och effektivisera sättet att fakturera, ta ut betalningar och hantera kassaflöde med verktyg som Quickbooks Online, Xero och Wave.
- Rese- och kostnadsspårning. Du kan använda appar som Expedia och TripAdvisor för att göra reseplaner enklare. Sedan, en gång på vägen, hjälper appar som Expensify dig att spåra kostnader och göra rapportering när du kommer hem mycket mer organiserad.
- Social media management. Vi vet alla hur mycket tid som kan förloras på sociala medier om du inte närmar dig det på ett systematiskt och organiserat sätt. Det är därför verktyg som Hootsuite och Buffer kan vara ovärderliga för småföretagare.
- E-posthantering. Om du använder Gmail i ditt lilla företag har du tillgång till en hel del Google-tillägg som snabbt kan få din inkorg organiserad. Om du använder en annan e-postapp kan du prova SaneBox för automatisk filtrering, påminnelser och mer.
- Projektledning. En bra projekthanteringsapp hjälper dig att spåra uppgifter, dela filer och samarbeta med lagkamrater på ett och samma sätt och det kan vara ett av de bästa verktygen du kan använda för att få ditt arbete organiserade. Prova Basecamp eller Asana för en allt-i-ett projektledningslösning.
Produktivitet är en mycket personlig process och de appar som du behöver kommer att vara specifika för dig det arbete du gör och hur du tenderar att arbeta. Ta dig tid att utforska vad dina behov är innan du inför ett nytt verktyg i din process. Du kanske inte behöver så många som du tror. För mer produktivitetsverktygsin inspiration, läs den här artikeln med 101 småföretagers produktivitetsapp och utforska dessa 27 tidsbesparande appar .
03 - Få din dator organiserade
Här är en lista över saker du kan göra just nu för att få din dator organiserad och tillbaka till fungerande form:
- Rengör skrivbordet. Det finns ett par sätt att gå här, och allt beror på din arbetsstil och hur du använder din dator. Du kan bli av med allt från skrivbordet med undantag för papperskorgen (kom ihåg att appikonen på skrivbordet bara är genvägar - alla dina faktiska appar lever vanligtvis i mappen Program). Eller du kan lägga till några genvägar till dina mest använda appar och filer. Jag brukar vara fel på det första alternativet, så strömlinjeformat som möjligt, men använder ofta skrivbordet för enkel åtkomst till filer jag jobbar för närvarande. Sedan flyttar jag dem till deras fasta hem när jag är klar.
- Ställ in ett digitalt arkiveringssystem. Tala om att ge dina dokument ett permanent hem, det är här du skapar ett arkivsystem som ger dig fullständig mening så att du kan hitta de dokument du behöver när du behöver dem. Denna guide till fil- och mapporganisation ger ett antal bra tips som hjälper dig att komma igång.
- Uppdatera mjukvara. Om din dator är inställd att automatiskt installera program- och operativsystemuppdateringarna, är det bra. Om det är en manuell process för dig, bör du söka efter uppdateringar åtminstone två gånger eftersom många inkluderar säkerhetsuppdateringar. Då, en gång om året, granska de nuvarande versionerna av programvara du använder och fatta beslut om det är dags att uppgradera.
- Skanna efter virus och prestanda. Oavsett vilken typ av dator du har kan alla få virus eller skadlig kod (ja, till och med Macs!). Om du har en Windows-baserad dator, hjälper dessa PC-underhållstips från PCWorld dig att hålla datorn frisk och löpa smidigt.
- Verifiera integriteten för din datasäkerhetskopiering. Du säkerhetskopierar dina uppgifter, eller hur? Om inte, hoppa över allt annat för tillfället och gör det här först. Du kan antingen använda en Cloud-baserad säkerhetskopieringstjänst som Carbonite, Backblaze eller CrashPlan eller du kan använda en extern hårddisk som du ansluter till din dator (jag gör båda). Med antingen alternativet konfigurerar du tjänsten eller enheten för att utföra kontinuerliga automatiska säkerhetskopior så att du inte behöver göra någonting manuellt. Sedan, en eller två gånger per år, gå in i din säkerhetskopieringstjänst eller kör och peka runt för att försäkra dig om att allt finns och tillgängligt om du behöver dra kopior till din lokala dator.
- Skrota din inkorg. Många småföretagare har ett kärleksrelaterat förhållande med sin e-postbrevlåda. De älskar det eftersom det är ett mycket produktivt och effektivt kommunikationsverktyg. men de hatar det eftersom det snabbt kan gå ur kontroll och orsaka onödig stress . Det finns saker du kan göra för att hålla din inkorg i linje, till exempel genom att använda automatisering, effektivisera det du mottar dagligen och begränsa hur ofta du kontrollerar e-post under dagen. Läs den här artikeln för tips om e-posthantering som gör din inkorg till ett kraftfullt produktivitetsverktyg och inte en viktig tid suger.
Tipsen ovan hjälper dig att få ditt småföretag mer organiserat omedelbart, men kom ihåg hur snabba saker som kan komma i fråga. Koppla ihop dessa aktiviteter med en resolution för att snabbt och enkelt granska dina papper, produktivitetsverktyg och datorns status ett par gånger i månaden så att du kan hålla dig organiserad och förhindra att saker når överväldigande nivåer av disorganisation.