Se till att du förmedlar respekt för kunder och andra uppringare
Röstbrevlådan har blivit en vanlig del av varje telefonsystem i Business Class . Inte bara kommer att veta hur man lämnar ett professionellt röstmeddelande telefon meddelande speglar positivt på ditt företag, det är också viktigt för din professionella bild .
Varje anställd som använder telefonen som en del av sitt jobb borde veta hur man lämnar ett professionellt telefonsamtal. Här är några tips för nya eller oerfarna anställda att lämna de typer av professionella, artiga telefonmeddelanden som kommer att få tillbaka.
01 - Tänk först
02 - presentera dig själv
Börja varje röstmeddelande genom att introducera dig själv, så mottagaren vet vem som ringer direkt. Det ska innehålla ditt fullständiga namn och företagsnamn. Exempel: "Detta är Jane Doe som ringer från Company X för Suzy Jones om ditt konto." Se till att du vet hur man uttalar namnet på personen du ringer, du vill inte förolämpa dem innan du ens har talat med dem.
03 - Tala långsamt
Tala långsamt nog så att den person som får meddelandet kan höra varje ord. Det är väldigt frustrerande när du går till att bara hämta ett meddelande för att finna att den andra personen talar för snabbt för att bli förstådd. Se till att om du lämnar ett återuppringningsnummer, upprepar du det två gånger så att personen kan sticka ner den.
04 - Tala klart
Tal direkt i munstycket på din telefon i en tydlig och tillräckligt modulerad tonröst. Håll inte telefonen mellan din kind och axel så att munstycket placeras i nacken; Det är bra när du ringer eller medan telefonen ringer i andra änden, men inte en gång du är ansluten.
05 - Håll det kort
Du behöver inte lämna varje detalj i ditt röstmeddelande . De flesta företags telefonsystem har en till en tidsgräns på två minuter för meddelanden innan samtalet avslutas. Lämna en kort sammanfattning av orsaken till ditt samtal och stäng med en begäran om återuppringning.
06 - Avsluta det professionellt
Precis som ett professionellt företagsbrev, avsluta med att ge din kontaktinformation. Om du personen inte är bekant med dig eller kanske har problem med att placera dig, upprepa ditt namn och företag tillsammans med det bästa sättet att nå dig. Om du redan har ett starkt arbetsförhållande kan du kanske hoppa över att upprepa ditt namn, men ändå vara säker på att ge dem det bästa numret att ringa tillbaka till, och vilka gånger kommer du att vara tillgänglig.
07 - Fallade samtal?
Om du tror att ditt röstmeddelande har tappats av röstbrevlåssystemet innan du var färdig, försök samtalet igen och fortsätt genom att berätta för personen som du tror att ditt tidigare meddelande kan ha blivit tappat. Försök att hålla det kortfattat; du vill inte komma över som ett skadedjur. Ange bara ditt namn igen och lämna ditt nummer, med en hälsning som "Jag ville bara vara säker på att du fick mitt meddelande, det lät som om vi kopplades bort. Tack!"
08 - Öva och testa dig själv
Om du är osäker eller känner dig nervös för att lämna företagsmeddelanden, e, träna med en vän eller kollega. Lämna dem ett samtals röstmeddelande och fråga dem om kritik: Talar du för snabbt, eller är det annars svårt att förstå? Det kan till och med vara värt att lämna dig en röstbrevlåda för att lyssna på hur du låter.