Hur som helst, när det händer måste du ändra på din ursprungliga transaktion efter det att den har spelats in, och du kan enkelt göra det i QuickBooks bokföringsprogramvara genom att göra en journalpost.
Du kan göra journalposter i QuickBooks för att justera eller korrigera transaktioner och posta poster som inte kan utföras på andra sätt, till exempel justeringar av vinst eller förlust.
Inmatningsprocessen är ganska enkel, men du kan bara göra en journalpost för en kund eller leverantör åt gången. Om du vill korrigera flera kund- eller leverantörsbalanser på det här sättet måste du lägga in separata poster. Vid den här tidpunkten har QuickBooks inte släppt ett inmatningsalternativ, även om QuickBooks 2017 introducerar några tidsbesparande datainmatningsalternativ.
Vad är en journalinmatning?
En allmän journalpost är en bokföringstransaktion som skrivs in eller publiceras direkt till huvudboken . Ett företags huvudbok fungerar som huvudkonto av konton som används för redovisning av balansräkningar och resultaträkningstransaktioner.
Du kan till exempel ha anmält det månatliga 100-dollaranställningen till ditt företags försäkringsutgiftskonto av misstag. Du kan lägga in en justeringstidning för att minska eller kreditera försäkringsutgiftskonto med $ 100 och öka eller debitera utility expense-kontot med $ 100 för att rätta till ditt misstag.
Alla dina konton skulle då vara i rätt ordning, och du skulle inte behöva ändra det belopp som din leverantör skylder på grund av att den delen av transaktionen spelades in korrekt.
Tidskriftsansökningar för årsskiftet
Din certifierade revisor eller bokförare kanske vill göra journalposter för att slutföra verksamheten i slutet av året, till exempel att skatta skattejusteringar till dina böcker, registrera avskrivningar eller omklassificera intäkter och kostnader.
Din redovisningspersonal kan ge dig viss information om du vill lägga in journalposter själv vid årsskiftet, tillsammans med förklaringar till varför uppgifterna var nödvändiga för din speciella situation.
Så här gör du vanliga journalposter i QuickBooks
Du kan göra allmänna journalposter i QuickBooks genom att följa dessa steg-för-steg-instruktioner:
- Gå till Företag > Gör allmänna journalinlägg från menyn längst upp på skärmen.
- Ändra datumfältet , om det behövs, i fönstret Skapa regelbundna inmatningar. QuickBooks kommer som standard till det aktuella datumet, så om du vill posta en post för en föregående månad eller ett år, var noga med att ändra den så att din post blir inspelad under rätt finansiell tidsperiod.
- Ange ett nummer för din journalpost i fältet Postnummer. QuickBooks kommer automatiskt att numrera efterföljande journalposter.
- Ange huvudbokens kontonummer i kolumnen Konto. Du kan också välja det första kontot från en rullgardinsmeny i kolumnen Konto.
- Ange debit- eller kreditbeloppet för det konto du har valt i Debet eller Credit-kolumnerna. Debiteringarna och krediterna måste vara lika med att posten balanseras och tillåter QuickBooks att posta posten.
- Ange ett beskrivande memo i memo-kolumnen. Den kommer att visas på rapporter som innehåller denna journalpost. Det här steget är valfritt, men det rekommenderas så att du kommer ihåg senare varför inlägget gjordes.
- Upprepa steg 4 till 6 tills posterna kompenserar varandra fullständigt och transaktionen når nollbalans. Din summa i Debit-kolumnen ska motsvara summan i kolumnen Kredit och journalposten kommer då att balanseras korrekt.
- Klicka på Spara och Stäng för att spara journalposten och stäng fönstret eller klicka på Spara och Nytt för att spara journalposten och öppna ett nytt fönster.
Du kan göra de flesta allmänna journalposter i QuickBooks med hjälp av dessa steg, men om du vill göra journalposter som påverkar en viss kunds kundfordring eller en leverantörs konto, måste du sätta kunden eller försäljaren på första raden av inträde.