Planering av katastrofåterställning är processen att skapa ett dokument som beskriver hur ditt företag kommer att återhämta sig från en katastrofal händelse. Alla företag behöver en katastrofåterställningsplan, men få företag tar sig tid att skriva en detaljerad och allomfattande plan.
Det finns många olika typer och typer av katastrofala händelser. Vi kommer att fokusera på att skapa en katastrofåterställningsplan som du kan använda om du förlorar ditt kontor, men inte produktionskapaciteten i ditt företag. En brand förstör exempelvis kontoren men inte fabriken.
01 - Förteckning över jobb
Det första steget i att skapa en katastrofåterställningsplan är att göra en lista över alla kontorjobb som skulle flyttas till en alternativ plats så att verksamheten kan fortsätta att köra. Markera varje jobb med en stjärna (eller asterisk) som du anser vara kritisk om du befann dig i ett katastrofåterställningsläge. Med andra ord, vilka jobb behöver du upp och fungera så snart som möjligt. Till exempel bör kundservicerepresentanter och bokföringspersonal markeras som kritiska, medan telemarketingpersoner som gör utgående försäljningsanrop inte borde.
02 - Inventering Nödvändig kontorsutrustning
För varje anställd, lista bara den viktiga kontorsutrustning och möbler som de behöver för att utföra sina jobb. Kom ihåg att i händelse av en katastrof kommer utrymme, tid och pengar att vara till en premie. Koncentrera sig på de verkligen nödvändiga föremålen och inte alla objekt som de för närvarande använder. Listan om katastrofåterställning kan innehålla följande:
Skrivbord och stol
Dator
Datormjukvara
Telefon
Kalkylator
Kassaregister
03 - Katalog över stödutrustning
Ta en titt på den viktiga kontorsutrustning som används bakom kulisserna. Telefonen på servicerepresentantens skrivbord behöver ansluta sig till någonting. Datorerna på kontoret måste anslutas till någon sorts server eller applikation som möjliggör beställning, material som skickas, tjänster utförda, fakturor som skickas och löneuppgifter uppfyllda. Gå runt ditt kontor och du kommer att se de saker som knyter samman ditt företag.
Din katastrofåterställningslista kan innehålla följande saker:
servrar
Serverprogramvara
Data backup
Business telefonsystem
Kontorsäker
Daglig starta pengar kontantlåda pengar
04 - Alternativt kontorsutrymme
Nu när du har en lista över människor, möbler och utrustning behöver du en fysisk plats för att sätta dem. Det betyder inte att du måste hyra kontorsutrymme och låt det sitta tomt. Vad det betyder är att du borde ha forskat flera alternativa platser för att flytta ditt kontor i händelse av en katastrof.
Detta kan innehålla något av eller alla följande:
Lokal fastighetsmäklare med en lista över ledigt kontorsutrymme tillgängligt
Överenskommelse med närliggande företag att dela kontorslokaler om en katastrof träffar
Flyttning inom ditt företag (dvs. till en tom del av lageret)
Låt anställda telecommute att arbeta tills kontoret är återställt
05 - Försäkring och budget
Försäkring och budget. Peter Dazeley Budget
När du bestämmer dig för var du ska sätta folk måste du börja köpa dem de saker de behöver för att göra sina jobb. Från listan "Nödvändig kontorsutrustning" som du skapade tidigare börjar du uppskatta hur mycket varje bit kostar att köpa eller hyra. Den tid som spenderas framåt på den här uppgiften kommer att skrapa dagarna av återställningsförfarandet eftersom du kommer att kunna ge en lista till din försäkringsagent om exakt vad du behöver. Du kommer att få checken snabbare och då kan du börja köpa möbler och utrustning omedelbart.
06 - Dela den och lagra den Offsite
Den bästa katastrofåterställningsplanen kommer inte göra dig bra om det blir bränt upp i elden eller ingen kan hitta den. Den bästa strategin är att dela den med minst en annan person i ditt företag och se till att minst en kopia lagras offsite. När du är säker på att alla dina anställda är säkra, bör detta vara det första du når efter en katastrof slår din verksamhet. Oddsen är staplade mot dig och tiden är inte på din sida. En katastrofåterställningsplan kan göra skillnaden mellan konkurs och överlevnad av ditt företag.