Katastrofer kan påverka alla affärer.
Om du tycker att ditt företag är för litet för att vara i riskzonen, tänk igen. Om vi bara överväger cybersäkerhetsstörningar är en hel del 43 procent av cyberattackarna specifikt inriktade på småföretag. Och det påverkar inte alla andra typer av katastrofer som kan stoppa ditt företag i sina spår. Att veta att mer än 40 procent av företagen aldrig kommer att öppna efter en katastrof inträffar, det är svårt att argumentera med den position som du behöver planera för det otänkbara. Som företagsägare behöver du veta exakt vad du ska göra för att få ditt företag att fungera snabbt om något händer. Det här är en affärsplan för kontinuitet.
Vad är en företags kontinuitetsplan?
En plan för affärs kontinuitet beskriver proaktivt de steg som du kommer att ta i ditt företag för att återhämta sig från (och i vissa fall förhindra) katastrofer som kan uppstå. Målet är att analysera potentiella hot, identifiera väsentliga delar av verksamheten som måste fokuseras på först och tydligt redogöra för vad som ska hända för att undvika förlorade intäkter eller varaktiga affärsavbrott.
En effektiv kontinuitet planen bör innehålla följande information:
- En sammanfattning av de mest kritiska affärsprocesserna och funktionerna.
- En grundlig analys av potentiella hot som kan störa affärsverksamheten.
- En förteckning över både nödsituationer och offsite nödkontaktinformation.
- Interna och externa kommunikationsstrategier.
- Identifiering av återställningsgrupp och ansvar för varje person
- Tydliga anvisningar för åtkomst till och återställning av återställningsdata för webbplatsen.
- Identifiering av tillfälliga affärskontor eller platser.
- En ändringslog som sammanfattar uppdateringar som gjorts till planen och när de gjordes (för versionskontrolländamål).
Vem behöver en?
Varje företag, stort och litet, borde ta tid att skapa en kontinuitetskontrollplan. Komplexiteten i din plan beror på företagets storlek, typ och plats, men om du driver ett företag måste du ha en plan som beskriver vad du ska göra om något hotar din verksamhet.
En välutvecklad affärsplan för kontinuitet kan skydda alla aspekter av din affärsdata, fysisk affärsplats och utrustning, personal, inventering och intellektuellt kapital. Om ditt företag står inför en störning och du inte har en kontinuitetsplan för att mildra skadan, kan du förlora intäkter, viktig personal, konkurrenskraft i branschen och till och med ditt positiva offentliga rykte. Slutsatsen är att kontinuitetsplanen är lika viktig som andra typer av affärsplaner , så du borde ha en för att skydda ditt företag om du behöver det.
7 tips för att skapa och använda din företags kontinuitetsplan
Nu när vi har täckt vikten av en kontinuitetsplan, är det dags att komma igång med att skapa en.
De tips som anges nedan effektiviserar processen och hjälper dig att skapa den mest effektiva affärsplanen möjligt:
- Använd en mall : Alla affärsplaner har liknande information, så du kan spara mycket tid genom att ladda ner en företags kontinuitetsmall och sedan anpassa den till ditt företag. Ge dig själv ett försprång genom att hämta och uppdatera den här mallen från FEMA, eller den här på TechTarget.
- Gör det enkelt att genomföra: Om din företags kontinuitetsplan är oorganiserad och förvirrande, kommer användbarheten och förmågan att genomföra i rätt tid att vara begränsad. Gör det lätt att förstå och genomföra genom att ta med klara steg-för-steg-instruktioner eller checklistor som beskriver exakt vad som behöver göras. Du kan också göra det enkelt att genomföra visuella hjälpmedel som flödesschema, diagram och diagram för att visa vilka åtgärder som behövs.
- Pappa den beräknade återhämtningstiden: En plan för kontinuitet innebär att man gör antaganden och uppskattningar om vad som kan hända, vad som måste göras och hur lång tid det tar att återhämta sig. Ett sätt att säkerställa att du har tillräckligt med tid att få verksamheten tillbaka på rätt spår är att lägga till i extra återhämtningstid för att komma igång igen. Detta kan ge ditt företag lite andningsrum under återhämtningsfasen.
- Testa det noggrant: Undvik att skapa din kontinuitet plan och bara hoppas på det bästa. Du bör testa det och planera flera genombrott för att se till att alla de mest kritiska affärsområdena är införlivade och planerade för att de ska fungera.
- Uppdatera informationen regelbundet : Låt inte din plan sitta och samla damm. Om du investerar tid för att skapa en kontinuitetsplan, bör du också spendera den tid som krävs för att säkerställa att den är korrekt. Planera regelbundna incheckningar (minst var sjätte månad) för att granska och uppdatera all information som ingår i dokumentet, inklusive personal, kontaktuppgifter, platser och strategier.
- Dela den med nyckelpersoner: Alla som har ansvar i kontinuitetsplanen bör vara medvetna om dem och ha en klar förståelse för de roller de ska spela när de genomför planen. Det är i många fall också meningsfullt att hålla annan personal på en bredare nivå uppdaterad så att de kan hoppa in och hjälpa om det behövs.
- Ge utbildning för att stödja planen: En korrekt genomförande av en kontinuitetsplan kan kräva att en del av din personal går utöver sitt dagliga ansvar för att slutföra ytterligare uppgifter. Se till att du tar dig tid att träna var och en av dessa anställda om vad de behöver göra, så det finns ingen kunskapsklyfta om planen måste tas i bruk.
När din affärsplan för kontinuitet har skapats bör du också utveckla en plan för katastrofåterställning som du kan utföra för att få din verksamhet att fungera om en katastrof inträffar.