Se inte över det här ovärderliga verktyget för händelseframgång
Oavsett om du precis börjat i händelse av planeringsverksamhet eller är en erfaren händelseplanerare, är chansen att du är bekant med en tävlingsplan för händelseplanering eller åtminstone hört den hänvisas under en evenemangsplaneringskurs eller branschsammanställning. Det finns en anledning till det. En händelseplaneringschecklista är en planerares bästa vän, ett ovärderligt verktyg för att hantera dina händelser framgångsrikt.
Obs! En checklista för händelseplanering är också känd som ett återkommande schema eller en kritisk sökväg.
Händelseplanering handlar om planeringen. Även den mest kreativa händelseidean kommer att floppa om den inte är väl planerad och utförd. Här är en händelsekontrolllista som kommer in. Det är din guide för att hålla dig organiserad och på - eller framåt - i tidtabell när du jonglera den otaliga ansvarsområden och olika detaljer när du planerar en lyckad händelse. Och det är särskilt användbart när du hanterar flera händelser. Att glömma en liten uppgift eller gå bakom i en deadline kan resultera i en dominoeffekt: andra till synes orelaterade aspekter av din händelse kan börja sönderfalla, en efter en.
Så lita inte på ditt minne, klistermärkear eller skribbar på din kudde för att hålla din evenemangsplaneringsaffär löpande. Lär dig att sätta ihop en effektiv händelseplaneringschecklista och det blir snart din nya bästa vän.
Innan du börjar
För att komma igång, ta bort tid från ditt schema för att fokusera på det evenemang du planerar.
Därefter rensa ditt sinne. Allvarligt. Ingen blinkar i telefon eller svarar på ett e-postmeddelande. Du måste tänka på den här händelsen från början till slut utan avbrott eller distraktion så att du effektivt kan planera alla de uppgifter som måste fyllas i.
Gör dig redo
Tänk på händelsen du planerar och skriv ner alla detaljer som bekräftas: Klientnamn och kontaktinformation, datum för evenemanget, platsen, antalet deltagare etc.
Ta ut en kalender och markera händelsedatumet i den här kalendern med fetstil. Samla alla andra relevanta material - bilder av platsen, lista över cateringfirma att kontakta - som ingår i detta evenemang.
Gå bakåt
Sättet att börja skriva en händelseplaneringschecklista är att arbeta bakåt.
Gäster upplever en händelse som en dag eller flera dagar sammankomst med allt som händer på en gång. Gilla ett live-spel som visas på scenen och exekveras vackert. Evenemangsplanerare ser händelser som en serie mindre händelser som passar ihop som bitar av ett pussel för att kulminera i den sista händelsen. Så, som planerare, börjar vi i början. Vilket är flera veckor eller månader innan en händelse äger rum.
Börja vid början
När du bestämmer var du ska börja skriva din händelseplanerings checklista, tänk på att lägga en solid grund för din händelse. Innan du väljer färgscheman och beställer blommor måste du ta itu med grunderna. Från att teckna kontrakt för att förhandla om ett block av rum måste allting skrivas på din checklista, oavsett hur stor eller liten. Nyckeln är att först ta hand om alla uppgifter som kan slutföras i förväg för att tillåta mer tid i ditt schema för de aktiviteter som ska ske närmare händelsedatumet.
Några exempel på saker att inkludera i din händelseplanerare checklista:
- Teckna kontrakt (med kund, plats, leverantörer, etc.).
- Bekräfta datum och tid med platsen
- Hyra underhållning (band, högtalare, etc.)
- Säkert hotellblock
- Mail inbjudningar
- Välj meny
- Hyra vänta personal
- Bekräfta antalet gäster
- Gå igenom webbplatsen
- Bekräfta rumsinställningen
Tillåt extra tid
Med varje objekt på din händelsekontrolllista, lägg till extra tid. Om datumet för att faktiskt posta inbjudningarna är den 15 mars lägger du ett objekt på listan så att inbjudningarna är klara för att skickas den 8 mars, en vecka före. Det ger dig lite extra tid om något går fel med inbjudningarna eller om du är bakom schemat för en annan anledning.
Inkludera påminnelser på din checklista
Det räcker inte att skriva "skriva kontrakt med caterer" på din checklista och kolla sedan av rutan när du är klar.
Du måste se till att cateringfirman har fått en kopia av kontraktet och har returnerat en undertecknad kopia till dig också. Så för varje stort objekt du lägger till i din checklista, inkludera en påminnelse. Till exempel, "Följ upp med cateringfirma re: kontrakt." Lägg till en annan, senare påminnelse som läser "Mottaget tecknat kontrakt från caterer". Det är inte ovanligt att ta itu med en uppgift och överväga det när det verkligen bara var färdigt på din sida.